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Activer ou désactiver Copilot dans Microsoft 365 : le tuto simple

Mis à jour le Par Alain Houessou16 min de lecture

Vous voulez profiter de Copilot dans Word ou Outlook ? Ou, au contraire, le faire disparaître de vos écrans ? Tout se joue en quelques clics, à condition de savoir quel abonnement vous avez. Si vous préférez qu'on regarde ensemble, réservez un appel de 15 minutes.

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Table des matières
  1. Quel Copilot avez-vous dans Microsoft 365 ?
  2. Comment activer Copilot sur Microsoft 365 ?
  3. Comment activer Copilot sur Microsoft 365 Famille ou Personnel ?
  4. Comment activer Copilot dans Microsoft 365 pour une entreprise ?
  5. Comment activer Copilot dans Microsoft Outlook ?
  6. Comment utiliser Copilot dans Word, Excel et PowerPoint ?
  7. Comment désactiver Copilot dans Microsoft 365 ?
  8. Peut-on retirer Copilot à toute l’équipe ou revenir à un abonnement sans IA ?
  9. Comment créer un agent IA avec Copilot ?
  10. Combien coûte Copilot pour une petite entreprise ?
  11. Copilot, ChatGPT ou Claude : lequel choisir pour une TPE ?
  12. Quelles précautions prendre avec vos données en activant Copilot ?

🧠 Copilot : quelle aide vous faut-il ?

📊 Copilot selon votre abonnement Microsoft

OffrePour quiCopilotComment l'activerCoût indicatif
Office 2021 ou 2024 (achat unique)Ceux qui ont acheté Office une foisNon intégréImpossible sans changer d'offrePayé une fois
Microsoft 365 PersonnelUne personne, usage privéInclus, avec un quota mensuelMise à jour et connexion au bon compteQuelques dizaines d'euros par an, tarifs variables
Microsoft 365 FamilleJusqu'à six personnes, usage privéInclus pour le titulaire seulementConnexion avec le compte du titulaireAutour d'une centaine d'euros par an, tarifs variables
Microsoft 365 Business + Copilot ChatEntreprises avec comptes proGratuit, sans accès automatique à vos fichiersConnexion avec le compte proInclus dans l'abonnement pro
Microsoft 365 Business + licence CopilotÉquipes qui vivent dans Outlook, Word, TeamsComplet : e-mails, fichiers, réunionsAchat et attribution par l'administrateurPlusieurs dizaines d'euros par utilisateur et par mois, en plus

Quel Copilot avez-vous dans Microsoft 365 ?

Il existe plusieurs Copilot : celui inclus dans Microsoft 365 Personnel et Famille, Copilot Chat gratuit pour les comptes pro, et la licence payante Microsoft 365 Copilot pour les entreprises.

Avant de chercher le bouton, il faut savoir quel Copilot vous concerne. Microsoft utilise le même nom pour plusieurs produits. C’est la première source de confusion.

Les trois Copilot que vous pouvez croiser

  • Copilot dans Microsoft 365 Personnel ou Famille : inclus dans l’abonnement grand public depuis début 2025, avec un quota mensuel d’utilisations.
  • Microsoft 365 Copilot Chat : un assistant de discussion gratuit pour les comptes professionnels. Il répond à partir du web et des fichiers que vous lui donnez.
  • Microsoft 365 Copilot (licence payante) : l’option pour les entreprises. Il travaille directement dans vos e-mails, vos fichiers et vos réunions Teams.

Il existe aussi l’application Copilot de Windows, installée sur beaucoup d’ordinateurs récents. Elle ressemble à un assistant de discussion classique. Elle ne fait pas partie de votre abonnement Office.

Comment savoir ce que vous avez

Ouvrez Word, puis Fichier > Compte. Le nom de votre abonnement s’affiche sous « Informations sur le produit ».

  • Vous lisez « Microsoft 365 Famille » ou « Personnel » : vous êtes en offre grand public.
  • Vous lisez « Microsoft 365 Business Basic », « Standard » ou « Premium » : vous êtes en offre entreprise.
  • Vous lisez « Office 2021 » ou « Office 2024 » : c’est une licence achetée une fois. Copilot n’y est pas intégré.

Un plombier qui a acheté Office avec son ordinateur portable n’aura donc pas Copilot dans Word. Une coiffeuse abonnée à Microsoft 365 Famille, elle, l’a probablement déjà, sans le savoir.

Cette distinction change tout : la façon de l’activer, de le désactiver, et ce qu’il vous coûte. Notez le nom exact de votre offre avant de passer à la suite.

Comment activer Copilot sur Microsoft 365 ?

Il faut un abonnement qui l'inclut, des applications à jour et la bonne connexion à votre compte. Ensuite, l'icône Copilot apparaît dans le ruban de Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Activer Copilot, c’est souvent plus vérifier que configurer. Dans la plupart des cas, il est déjà là. Il manque juste une mise à jour ou la bonne connexion.

Les étapes dans l’ordre

  1. Vérifiez votre abonnement dans Fichier > Compte. Il doit inclure Copilot : Famille, Personnel, ou une licence Copilot en entreprise.
  2. Mettez à jour les applications : Fichier > Compte > Options de mise à jour > Mettre à jour maintenant.
  3. Connectez-vous avec le bon compte. En haut à droite de Word, vérifiez l’adresse e-mail affichée. C’est celle de l’abonnement qu’il faut.
  4. Fermez puis rouvrez Word, Excel ou PowerPoint.
  5. Cherchez l’icône Copilot dans l’onglet Accueil du ruban, à droite. Elle peut aussi apparaître dans la marge, à côté du texte.

Si l’icône n’apparaît toujours pas

  • Ouvrez Fichier > Options > Copilot et vérifiez que la case « Activer Copilot » est cochée.
  • Ouvrez Fichier > Compte > Confidentialité du compte > Gérer les paramètres. Les « expériences connectées » doivent être activées. Copilot a besoin d’Internet pour fonctionner.
  • Déconnectez-vous du compte, puis reconnectez-vous. Cela force la mise à jour de votre licence.
  • Patientez un peu après un changement d’abonnement : la licence met parfois quelques heures à se propager.

Sur téléphone et tablette

La logique est la même. Mettez à jour l’application Microsoft 365 Copilot, qui remplace l’ancienne application Office, depuis votre magasin d’applications. Connectez-vous avec le compte de l’abonnement.

Le piège des comptes multiples

Si plusieurs comptes Microsoft traînent sur l’ordinateur (perso, pro, celui du comptable), gardez uniquement celui qui a l’abonnement. Beaucoup de blocages viennent de là.

Un boulanger qui utilise le même ordinateur pour la boutique et pour la maison s’y retrouve souvent. Word est connecté au compte de son fils, sans abonnement. Copilot reste alors invisible.

Comment activer Copilot sur Microsoft 365 Famille ou Personnel ?

Copilot est inclus dans Microsoft 365 Famille et Personnel en France. Seul le titulaire de l'abonnement en profite : mettez à jour les applications et connectez-vous avec son compte.

Depuis début 2025, Microsoft a intégré Copilot dans ses abonnements grand public Personnel et Famille, en France aussi. Le prix de l’abonnement a augmenté au passage.

Qui en profite dans la famille

C’est le point qui surprend le plus. Avec Microsoft 365 Famille, vous partagez l’abonnement avec jusqu’à cinq autres personnes. Mais Copilot n’est accessible qu’au titulaire, celui qui gère et paie l’abonnement.

Concrètement, si l’abonnement est au nom de votre conjoint, c’est sur son compte que Copilot apparaîtra. Les autres membres gardent Word et Excel, sans l’IA.

Les étapes pour l’activer

  1. Connectez-vous sur votre espace compte Microsoft avec l’adresse du titulaire.
  2. Vérifiez dans la rubrique Abonnements que la formule active inclut Copilot.
  3. Sur l’ordinateur, ouvrez Word et vérifiez que c’est bien ce compte qui est connecté.
  4. Mettez à jour les applications, puis redémarrez-les.
  5. Ouvrez un document : l’icône Copilot apparaît dans le ruban.

Les limites à connaître

  • Un quota mensuel : l’usage repose sur des crédits IA renouvelés chaque mois. Pour un usage courant, c’est souvent suffisant. Pour un usage intensif, moins.
  • Pas de données d’équipe : le Copilot grand public ne fouille pas les fichiers partagés d’une entreprise ni les réunions Teams.
  • Un usage privé : les offres Famille et Personnel sont prévues pour un usage personnel. Pour une activité avec salariés, les offres Business sont plus adaptées.

Un exemple concret

Un gérant de gîte utilise son abonnement Famille pour rédiger ses annonces et son livret d’accueil. Il peut tester Copilot dans Word sans rien payer de plus que son abonnement.

S’il embauche une personne pour le ménage et les réservations, et partage des fichiers avec elle, mieux vaut passer à une offre entreprise. Chacun aura alors son compte, et les droits seront plus clairs.

Comment activer Copilot dans Microsoft 365 pour une entreprise ?

En entreprise, l'administrateur achète une licence Microsoft 365 Copilot, puis l'attribue à chaque salarié dans le centre d'administration. Copilot apparaît ensuite dans ses applications, parfois après quelques heures.

En entreprise, Copilot ne s’allume pas tout seul. Quelqu’un doit acheter la licence et la donner aux bonnes personnes. Dans une TPE, c’est souvent le patron lui-même.

Ce qu’il faut au départ

  • Un abonnement Microsoft 365 professionnel, par exemple Business Basic, Standard ou Premium.
  • Un compte administrateur, en général celui qui a créé l’abonnement.
  • Des fichiers rangés dans OneDrive ou SharePoint (l’espace de stockage en ligne de Microsoft). Copilot ne lit pas ce qui reste sur le disque dur.

Les étapes

  1. Connectez-vous au centre d’administration Microsoft 365 avec le compte administrateur.
  2. Allez dans Facturation > Acheter des services et choisissez Microsoft 365 Copilot.
  3. Indiquez le nombre de licences : une par personne qui l’utilisera.
  4. Allez dans Utilisateurs > Utilisateurs actifs, cliquez sur un salarié, puis sur Licences et applications.
  5. Cochez Microsoft 365 Copilot et enregistrez.

Microsoft détaille la marche à suivre dans sa page sur l’attribution de licences aux utilisateurs dans Microsoft 365. Comptez parfois quelques heures avant que Copilot apparaisse chez le salarié.

L’option gratuite à tester d’abord

Avant d’acheter, testez Microsoft 365 Copilot Chat. Il est accessible gratuitement avec un compte professionnel, sur le web et dans l’application Microsoft 365 Copilot.

Il ne lit pas vos e-mails ni vos fichiers de lui-même. Mais il rédige, résume et répond à partir des documents que vous lui envoyez.

Pour un cabinet d’avocat de trois personnes, c’est une bonne façon de voir si l’équipe s’en sert vraiment. Payer des licences pour un outil que personne n’ouvre, c’est de l’argent perdu.

Commencer petit

Ne donnez pas une licence à tout le monde d’un coup. Commencez par une ou deux personnes : celles qui écrivent le plus d’e-mails et de documents.

Au bout d’un mois, demandez-leur simplement ce qu’elles en font. Si la réponse est vague, il manque sans doute un peu de méthode avant d’élargir.

Comment activer Copilot dans Microsoft Outlook ?

Dans Outlook, Copilot s'active avec le même abonnement ou la même licence. Il apparaît dans le nouvel Outlook, Outlook sur le web et l'application mobile, pour rédiger ou résumer vos e-mails.

Copilot dans Outlook ne demande pas d’abonnement à part. Si vous l’avez dans Word, vous l’avez en principe dans Outlook aussi. Encore faut-il utiliser la bonne version d’Outlook.

Où le trouver

  • Nouvel Outlook pour Windows et Outlook sur le web : c’est là que Copilot est le plus complet.
  • Outlook classique pour Windows : Copilot y est aussi présent, surtout avec une licence entreprise.
  • Outlook sur téléphone : mettez l’application à jour, puis cherchez l’icône Copilot en rédigeant un message.

Sur l’Outlook classique, un bouton « Essayer le nouvel Outlook » apparaît souvent en haut à droite. Il permet de basculer, et de revenir en arrière si besoin.

Les étapes

  1. Mettez Outlook à jour et connectez-vous avec le compte qui a l’abonnement.
  2. Cliquez sur Nouveau message.
  3. Cherchez l’icône Copilot dans la barre d’outils du message.
  4. Choisissez « Rédiger avec Copilot » et décrivez ce que vous voulez écrire.
  5. Pour un long échange, ouvrez la conversation et cliquez sur « Résumer », en haut.

Des usages concrets

  • Un plombier répond à une demande de devis : « Réponds poliment, propose un passage mardi ou jeudi matin. »
  • Une boulangère répond à une réclamation : Copilot propose un ton calme et professionnel, elle ajuste.
  • Un artisan revient de chantier avec quarante e-mails : le résumé lui dit qui attend une réponse.

Le piège des boîtes Gmail

Vous lisez vos e-mails Gmail ou ceux de votre hébergeur dans Outlook ? Copilot ne fonctionne pas toujours sur ces boîtes. Il est prévu d’abord pour les comptes Microsoft : Outlook.com, Hotmail, ou adresses pro Microsoft 365.

Relisez toujours avant d’envoyer. Copilot écrit vite, mais il peut se tromper sur une date ou un prix.

Comment utiliser Copilot dans Word, Excel et PowerPoint ?

Cliquez sur l'icône Copilot dans le ruban et décrivez votre besoin en français, précisément. Il rédige dans Word, analyse des tableaux dans Excel et prépare des présentations dans PowerPoint.

Une fois Copilot activé, il faut lui parler comme à un assistant. Plus votre demande est précise, plus la réponse est utile.

Dans Word

  • Rédiger un premier jet : « Écris une lettre de relance pour une facture impayée depuis 30 jours, ton ferme mais cordial. »
  • Raccourcir un texte trop long.
  • Résumer un contrat ou des conditions générales avant de les lire en détail.

Pour une boutique en ligne, Word et Copilot aident à préparer des fiches produits. Un catalogue clair compte beaucoup, comme on l’a vu en remettant au propre le site et le catalogue photo de L’Armurerie NéA.

Dans Excel

Excel est le plus exigeant. Copilot fonctionne mieux quand :

  • le fichier est enregistré dans OneDrive, avec l’enregistrement automatique activé ;
  • les données sont mises sous forme de tableau (Accueil > Mettre sous forme de tableau) ;
  • les colonnes ont des titres clairs : Date, Client, Montant.

Vous pouvez alors demander : « Quel client m’a rapporté le plus ce trimestre ? » ou « Ajoute une colonne avec le montant TTC. »

Attention : un tableau Excel n’est pas un outil de facturation conforme. Pour vos devis et factures, mieux vaut un vrai logiciel. Le guide pour choisir un logiciel de facturation et de devis aide à faire le tri.

Dans PowerPoint

  • Créer une présentation à partir d’un document Word, pour présenter une offre à un client.
  • Proposer un plan pour une réunion d’équipe.
  • Reformuler des diapositives trop chargées.

Un coiffeur peut ainsi préparer rapidement une présentation de ses nouvelles prestations. Il reprend ensuite les photos et les textes à sa façon.

Bien formuler sa demande

  • Dites qui vous êtes : « Je suis électricien, je m’adresse à un particulier. »
  • Donnez le ton : simple, formel, chaleureux.
  • Précisez la longueur : cinq lignes, une page.

Copilot fait un premier jet. Le dernier mot reste le vôtre.

Comment désactiver Copilot dans Microsoft 365 ?

Dans Word, Excel ou PowerPoint sur Windows, ouvrez Fichier, Options, Copilot, puis décochez « Activer Copilot ». Répétez l'opération dans chaque application, puis redémarrez-la.

Copilot vous gêne, ou vous ne voulez pas que l’IA touche vos documents ? Vous pouvez l’éteindre sans résilier votre abonnement.

Dans Word, Excel et PowerPoint sur Windows

  1. Ouvrez l’application.
  2. Cliquez sur Fichier > Options.
  3. Choisissez Copilot dans la colonne de gauche.
  4. Décochez « Activer Copilot ».
  5. Validez, fermez l’application et rouvrez-la.

Il faut le faire dans chaque application, une par une. Et sur chaque ordinateur.

Sur Mac

Ouvrez le menu de l’application (Word, Excel ou PowerPoint), puis Préférences. Cherchez la rubrique Copilot, souvent dans les outils de création et de vérification. Décochez l’option d’activation.

Dans Outlook

Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, ouvrez les Paramètres, puis cherchez la rubrique Copilot. Selon la version, un interrupteur permet de le couper.

Si l’option n’existe pas chez vous

Les menus changent selon les versions. Si vous ne trouvez pas la case, une solution plus radicale existe : Fichier > Compte > Confidentialité du compte > Gérer les paramètres, puis désactivez les expériences connectées.

Attention, cette méthode coupe aussi d’autres fonctions en ligne : traduction, dictée, certaines suggestions. Gardez-la en dernier recours.

Et l’application Copilot de Windows ?

C’est un programme à part. Pour l’enlever, ouvrez Paramètres > Applications, cherchez Copilot et choisissez Désinstaller, si l’option est proposée. Cela ne change rien à Word ou Excel.

Ce qui ne change pas

  • Vos documents restent intacts : rien n’est supprimé.
  • Votre abonnement continue, au même prix.
  • Vous pouvez réactiver Copilot plus tard en recochant la même case.

Une secrétaire de cabinet médical qui trouve l’icône envahissante peut donc la masquer en deux minutes. Le jour où elle veut essayer, tout est encore là.

Peut-on retirer Copilot à toute l’équipe ou revenir à un abonnement sans IA ?

En entreprise, l'administrateur retire la licence Copilot dans le centre d'administration. En offre Famille ou Personnel, Microsoft a proposé des formules « Classique » sans Copilot, selon les périodes.

Décocher la case sur chaque poste, c’est pratique pour une personne. Pour une équipe, ou pour arrêter de payer l’IA, il y a d’autres leviers.

En entreprise : retirer la licence

Si vous avez acheté Microsoft 365 Copilot, l’administrateur peut retirer la licence dans Utilisateurs > Utilisateurs actifs > Licences et applications. Le salarié perd alors Copilot dans ses applications.

Pensez ensuite à réduire le nombre de licences dans la partie Facturation. Sinon, vous continuez de payer des licences inutilisées, parfois jusqu’à la fin de l’engagement.

Pour Copilot Chat gratuit, l’administrateur dispose aussi de réglages dans le centre d’administration, rubrique Copilot. Il peut notamment choisir de l’afficher ou non en bonne place dans les applications.

En offre Famille ou Personnel : changer de formule

Lors de l’intégration de Copilot, Microsoft a proposé aux abonnés existants des formules dites « Classique », sans Copilot, à l’ancien tarif. Elles se trouvent dans la gestion de l’abonnement, sur votre compte Microsoft, souvent au moment de changer de formule.

Ces offres peuvent évoluer ou disparaître. Vérifiez ce qui est proposé sur votre compte au moment où vous le faites.

Que choisir ?

Votre situation La solution la plus simple
Vous voulez juste masquer l’icône Décocher « Activer Copilot » dans chaque application
Un salarié n’en veut pas Retirer sa licence Copilot
Vous voulez payer moins en offre Famille Vérifier si une formule Classique est proposée
Vous ne voulez plus d’IA du tout Couper les expériences connectées, en connaissant les effets

Avant de tout couper

Essayez un mois avec un usage précis, comme les réponses aux e-mails ou les comptes rendus de réunion. Beaucoup de patrons rejettent Copilot parce qu’ils ne savent pas quoi lui demander.

Si après ce test personne ne s’en sert, coupez sans regret. Un outil inutilisé n’a aucune valeur, même s’il est à la mode.

Comment créer un agent IA avec Copilot ?

Dans Microsoft 365 Copilot Chat, cliquez sur « Créer un agent », décrivez son rôle, ajoutez vos documents ou un site web, testez-le, puis partagez-le. Copilot Studio permet d'aller plus loin.

Un agent, c’est un assistant Copilot spécialisé, que vous configurez une fois. Il connaît vos documents et suit vos consignes, sans que vous ayez à tout réexpliquer.

C’est proche d’un chatbot, ce petit robot de discussion qu’on trouve sur certains sites. Si la notion est floue, le guide chatbot : définition et usages pour une entreprise pose les bases.

Les étapes dans Copilot Chat

  1. Ouvrez Microsoft 365 Copilot Chat avec votre compte professionnel.
  2. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Créer un agent (ou Nouvel agent, selon la version).
  3. Décrivez en français ce que l’agent doit faire. Copilot propose un nom et des instructions.
  4. Dans l’onglet de configuration, ajoutez des sources : un site web, des fichiers SharePoint ou OneDrive.
  5. Ajoutez quelques questions de départ, pour guider vos collègues.
  6. Testez dans la fenêtre de droite, corrigez les instructions, puis cliquez sur Créer.
  7. Partagez l’agent avec les personnes concernées.

Des exemples par métier

  • Un gîte : un agent qui aide à répondre aux questions des vacanciers (horaires d’arrivée, équipements, règlement), à partir de votre livret d’accueil.
  • Un cabinet d’avocat : un agent qui retrouve les modèles de courriers internes et rappelle les procédures du cabinet.
  • Un artisan : un agent qui aide le secrétariat à préparer les devis à partir de votre grille de prestations.

Pour aller plus loin

Pour des agents plus avancés, connectés à d’autres logiciels ou publiés ailleurs, il faut passer par Copilot Studio. La documentation officielle de Microsoft Copilot Studio décrit ce que l’outil permet.

Attention au coût : certains agents qui utilisent les données de l’entreprise demandent une licence Copilot ou une facturation à l’usage. Vérifiez avant de déployer.

La règle d’or

Un agent n’est bon que si ses documents sont à jour. Une grille tarifaire de l’an dernier donnera des réponses fausses, avec beaucoup d’assurance.

Combien coûte Copilot pour une petite entreprise ?

Copilot est inclus dans Microsoft 365 Famille et Personnel, et Copilot Chat est gratuit en entreprise. La licence complète coûte plusieurs dizaines d'euros par utilisateur et par mois, tarifs variables.

Le prix dépend surtout de votre type d’abonnement. Les tarifs Microsoft changent régulièrement : prenez les fourchettes suivantes comme des ordres de grandeur.

Formule Copilot Ordre de prix
Office 2021 ou 2024 (achat unique) Non intégré Payé une fois
Microsoft 365 Personnel ou Famille Inclus, avec un quota mensuel Quelques dizaines à un peu plus de cent euros par an
Microsoft 365 Business + Copilot Chat Gratuit, sans accès automatique à vos fichiers Inclus avec l’abonnement pro
Microsoft 365 Business + licence Copilot Complet : e-mails, fichiers, Teams Plusieurs dizaines d’euros par utilisateur et par mois, en plus

Faire le calcul pour une TPE

Prenons une entreprise de cinq personnes. Donner la licence complète à tout le monde représente vite plusieurs centaines d’euros par mois.

La bonne question n’est pas « combien ça coûte », mais « combien de temps ça fait gagner ». Si la personne à l’accueil gagne du temps chaque jour sur les e-mails, la licence peut se justifier. Si personne ne l’ouvre, non.

Les frais cachés à anticiper

  • L’engagement : certaines licences sont prises pour un an. Réduire en cours de route n’est pas toujours possible.
  • Le rangement : Copilot exige des fichiers dans OneDrive ou SharePoint. Migrer un vieux serveur prend du temps.
  • La prise en main : sans un minimum d’apprentissage, l’outil reste sous-utilisé.

Tester avant d’acheter

Faites d’abord un essai avec Copilot Chat gratuit, ou avec une seule licence. Mesurez simplement : combien d’e-mails, de documents ou de résumés par semaine passent par Copilot ?

Un commerçant seul, déjà abonné à Microsoft 365 Personnel, n’a souvent rien à ajouter. Une équipe de dix qui vit dans Teams et Outlook, elle, a intérêt à faire le calcul sérieusement.

Copilot, ChatGPT ou Claude : lequel choisir pour une TPE ?

Copilot est le plus pratique si vous travaillez déjà dans Outlook, Word et Teams. ChatGPT et Claude sont plus souples ailleurs. Beaucoup de TPE en combinent deux, sans doubler les usages.

Copilot n’est pas le seul assistant IA. ChatGPT et Claude sont très utilisés par les petites entreprises. Chacun a son terrain.

Copilot : l’intégration

Son atout, c’est qu’il vit dans vos outils Microsoft. Avec la licence entreprise, il voit vos e-mails Outlook, vos fichiers Word, vos réunions Teams. Pas de copier-coller.

Si toute votre entreprise tourne déjà sur Microsoft 365, c’est le choix le plus naturel.

ChatGPT : la polyvalence

ChatGPT est souple pour réfléchir, trouver des idées et rédiger des textes variés. Il ne vit pas dans Word, mais il s’utilise partout. Pour bien démarrer, le guide utiliser ChatGPT au travail quand on dirige une TPE donne des exemples concrets.

Les formules payantes sont comparées dans la page sur les prix de l’abonnement ChatGPT.

Claude : les longs documents

Claude est apprécié pour l’analyse de longs textes et un style d’écriture soigné. Vous pouvez commencer par la version gratuite de Claude AI. Si l’usage devient quotidien, comparez ensuite les formules d’abonnement Claude AI.

Comment trancher

Votre situation Piste la plus logique
Toute l’équipe travaille dans Outlook, Word, Teams Copilot
Vous travaillez surtout sur Gmail ou Google Docs ChatGPT ou Claude
Vous voulez tester sans payer Copilot Chat, ou les versions gratuites de ChatGPT et Claude
Vous analysez de longs contrats ou rapports Claude ou Copilot, selon vos outils

Un exemple d’organisation

Un agent immobilier peut garder Copilot pour trier et rédiger ses e-mails dans Outlook. Il utilise un autre assistant pour préparer ses annonces et réfléchir à sa communication.

Rien n’empêche d’en utiliser deux. L’important : ne pas payer trois abonnements pour le même usage.

Quelles précautions prendre avec vos données en activant Copilot ?

Vérifiez qui a accès à quels dossiers avant d'activer Copilot, car il voit tout ce que l'utilisateur peut ouvrir. Relisez ses réponses et évitez d'y coller des données sensibles de clients.

Copilot travaille avec vos e-mails et vos documents. Il faut donc savoir ce qu’il voit, et ce que vous lui confiez.

Ce que Copilot voit en entreprise

Avec la licence entreprise, Copilot accède à ce que l’utilisateur peut déjà ouvrir. Si un salarié a accès au dossier « Salaires » par erreur, Copilot pourra le lui résumer.

Avant d’activer, faites donc un tour des droits de partage :

  • qui a accès aux dossiers RH, comptabilité et clients ;
  • quels fichiers sont partagés avec « tout le monde » ;
  • quels anciens salariés ont encore un compte actif.

Les données personnelles de vos clients

Un devis, un dossier client ou un e-mail contiennent des données personnelles. Le RGPD s’applique, même pour un artisan seul. La CNIL présente les règles du RGPD et vos obligations de façon claire.

Quelques réflexes simples :

  • ne collez pas de données de santé ou bancaires dans un assistant IA grand public ;
  • préférez un compte professionnel pour les usages professionnels ;
  • relisez tout ce que l’IA produit avant de l’envoyer à un client.

Former l’équipe

Le risque n’est pas l’outil, c’est l’usage. Un salarié qui envoie un e-mail rédigé par Copilot sans le relire peut promettre un délai impossible.

Quelques règles écrites suffisent souvent :

  • ce qu’on peut demander à Copilot ;
  • ce qu’on relit systématiquement ;
  • ce qu’on ne partage jamais.

Si vous voulez que votre équipe gagne du temps sans faire d’erreur, une formation IA pour les petites entreprises permet de partir sur de bonnes bases, avec vos propres exemples.

Copilot est un bon assistant quand le cadre est clair. Sans cadre, il devient vite un gadget, ou une source d’erreurs.

❓ Questions fréquentes

Pourquoi l'icône Copilot n'apparaît-elle pas dans Word ?

Le plus souvent, Word est connecté au mauvais compte, ou les applications ne sont pas à jour. Vérifiez l'adresse affichée en haut à droite, lancez la mise à jour depuis Fichier > Compte, puis redémarrez. Contrôlez aussi que la case « Activer Copilot » est cochée dans Fichier > Options > Copilot. Après un achat de licence, il faut parfois patienter quelques heures.

Copilot fonctionne-t-il sans connexion Internet ?

Non. Copilot envoie vos demandes aux serveurs de Microsoft pour produire une réponse. Sans connexion, l'icône peut rester visible mais les fonctions IA ne répondent pas. Word, Excel et PowerPoint restent utilisables hors ligne pour le reste : saisie, mise en page, calculs. Pensez-y si vous travaillez souvent sur des chantiers mal couverts.

Copilot parle-t-il français ?

Oui, Copilot comprend et rédige en français. Vous pouvez lui écrire comme à un collègue, sans formule particulière. Il sait aussi traduire un e-mail reçu en anglais ou rédiger une réponse dans une autre langue. Relisez tout de même les tournures : le style peut sembler un peu formel, à ajuster selon votre clientèle.

Copilot lit-il tous mes e-mails ?

Copilot travaille sur ce que vous lui demandez : un message ouvert, une conversation à résumer, un document précis. En entreprise, avec la licence complète, il peut chercher dans les e-mails et fichiers auxquels vous avez déjà accès. Il ne voit pas ce qui vous est interdit. D'où l'intérêt de bien régler les droits de partage.

Que se passe-t-il quand les crédits IA sont épuisés ?

Dans les offres Personnel et Famille, l'usage de Copilot repose sur un quota de crédits renouvelé chaque mois. Une fois le quota atteint, les fonctions IA sont limitées jusqu'au renouvellement. Word, Excel et Outlook continuent de fonctionner normalement. Si vous atteignez souvent la limite, c'est le signe qu'une offre plus adaptée à un usage pro mérite réflexion.

Copilot est-il disponible sur Mac et sur téléphone ?

Oui. Sur Mac, Copilot apparaît dans Word, Excel, PowerPoint et Outlook à jour, avec le bon abonnement. Sur téléphone, il passe par l'application Microsoft 365 Copilot et par Outlook mobile. Les fonctions peuvent varier un peu d'un appareil à l'autre. Mettez toujours les applications à jour avant de conclure qu'il manque quelque chose.

Peut-on essayer Copilot avant de payer ?

En entreprise, Microsoft 365 Copilot Chat est accessible gratuitement avec un compte professionnel : c'est un bon test. En offre grand public, Copilot est déjà inclus dans Personnel et Famille. Microsoft propose aussi parfois des périodes d'essai, selon les offres du moment. Vérifiez les conditions sur votre compte, car elles évoluent régulièrement.

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Alain Houessou

Écrit par

Alain Houessou

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