Copilot Microsoft 365 : à quoi il sert et combien il coûte vraiment 💡

Qu’est-ce que Copilot Microsoft 365 ?

Copilot Microsoft 365 est l'assistant d'intelligence artificielle de Microsoft, intégré à Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Il rédige, résume et analyse à partir de vos propres documents.

Copilot, c’est le nom que Microsoft donne à son intelligence artificielle. Elle discute avec vous comme un collègue, en français, à l’écrit.

La version « Microsoft 365 Copilot » va plus loin qu’un simple chat. Elle s’installe dans les logiciels que vous utilisez déjà :

• Word : rédiger un devis, reformuler un courrier, résumer un long contrat ;
• Excel : expliquer un tableau, créer une formule, repérer une tendance ;
• PowerPoint : transformer un document Word en présentation ;
• Outlook : résumer un fil de mails, préparer une réponse ;
• Teams : faire le compte rendu d’une réunion, lister les décisions prises.

La vraie différence avec un chat classique

Un outil comme ChatGPT ne connaît que ce que vous lui donnez. Copilot Microsoft 365, lui, peut aller chercher dans vos mails, votre agenda, vos fichiers OneDrive et SharePoint (les espaces de stockage de Microsoft). Il ne voit que ce que vous avez le droit de voir.

Exemple concret : un plombier demande « Qu’a dit M. Martin sur son devis de salle de bain ? ». Copilot retrouve les mails concernés et lui fait un résumé en quelques lignes.

Plusieurs Copilot, un même nom

C’est la source principale de confusion. Microsoft utilise le mot Copilot pour plusieurs produits :

• un Copilot gratuit pour le grand public ;
• Copilot Chat, inclus dans les comptes professionnels ;
• Microsoft 365 Copilot, l’option payante pour les entreprises ;
• Copilot Studio, pour fabriquer des assistants sur mesure.

La page officielle de présentation de Microsoft 365 Copilot sur Microsoft Learn détaille ce périmètre. Retenez l’essentiel : quand on parle de Copilot « en entreprise », on parle surtout de la version payante, branchée sur vos données.

Comment fonctionne Copilot Microsoft ?

Copilot reçoit votre demande, cherche les informations utiles dans vos fichiers et mails autorisés, puis un modèle d'intelligence artificielle rédige une réponse que vous relisez et corrigez.

Pas besoin d’être technicien pour comprendre le principe. Il tient en trois étapes.

1. Vous posez une question

Vous écrivez en français normal, comme à un assistant : « Résume les mails de cette semaine sur le chantier Dupont ». Cette consigne s’appelle un prompt, c’est-à-dire la demande que vous tapez.

2. Copilot va chercher le contexte

Avant de répondre, Copilot consulte ce qui se trouve dans votre compte Microsoft 365 : mails, agenda, documents, conversations Teams. Il respecte les droits d’accès. Un salarié ne verra pas les fichiers de la comptabilité s’il n’y a pas accès.

3. L’IA rédige une réponse

Un modèle de langage (un programme entraîné sur d’énormes quantités de textes) produit la réponse. Microsoft s’appuie notamment sur la technologie d’OpenAI, l’entreprise qui fait ChatGPT.

Ce qu’il faut garder en tête

• Copilot peut se tromper. Il peut inventer un chiffre ou mal résumer un mail. On relit toujours.
• Il dépend de vos fichiers. Si vos documents sont mal rangés, ses réponses seront approximatives.
• Il ne décide pas à votre place. Il prépare, vous validez.

Et vos données ?

C’est la question que posent tous les patrons, à juste titre. Pour les comptes professionnels, Microsoft indique que vos données ne servent pas à entraîner ses modèles et restent dans le cadre de votre abonnement. Le détail est expliqué dans la page données, confidentialité et sécurité de Microsoft 365 Copilot.

Cela ne vous dispense pas du bon sens. Un avocat, un cabinet médical ou un comptable doit vérifier ce qu’il confie à l’outil, et ranger proprement les dossiers sensibles avant de l’activer.

À quoi sert Copilot Microsoft 365 dans une petite entreprise ?

Dans une TPE, Copilot sert surtout à gagner du temps sur l'écrit : mails, devis, comptes rendus, résumés de documents, tableaux Excel et présentations commerciales.

Copilot ne remplace pas un salarié. Il retire des petites corvées d’écriture et de recherche. Prenons des métiers réels.

Exemples par métier

Métier	Tâche confiée à Copilot
Plombier, électricien	Rédiger un devis clair à partir de notes rapides, répondre à une réclamation calmement
Coiffeur, esthéticienne	Écrire les messages de rappel, préparer une affiche de promotion
Boulanger	Mettre en forme une fiche de prix, résumer un contrat fournisseur
Avocat, comptable	Résumer un long document, préparer une première trame de courrier
Gîte, chambres d’hôtes	Répondre aux demandes de réservation, rédiger un livret d’accueil
Boutique en ligne	Écrire des fiches produits, analyser un export de ventes dans Excel

Les usages qui font vraiment gagner du temps

• Rattraper ses mails après une semaine de chantier : un résumé des messages importants.
• Préparer une réponse à un client mécontent, en gardant un ton posé.
• Faire le compte rendu d’une réunion Teams sans prendre de notes.
• Comprendre un tableau Excel reçu d’un fournisseur ou du comptable.
• Transformer un document en présentation pour un client ou une banque.

Ce qu’il fait moins bien

• Les calculs complexes sans vérification.
• Les textes très personnels, qui gardent un ton un peu « standard ».
• Les tâches hors Microsoft : votre logiciel de caisse ou de devis, par exemple, n’est pas forcément relié.

Si vos devis sont faits dans un outil spécialisé, Copilot ne les verra pas. Pour ce sujet, le guide logiciel de facturation et devis pour une petite entreprise aide à choisir le bon outil. Copilot vient ensuite en complément, pour les mails et les documents autour.

Combien coûte Copilot Microsoft 365 ?

Une version de base, Copilot Chat, est incluse dans les comptes professionnels. La version complète est une option payante, de l'ordre de quelques dizaines d'euros par utilisateur et par mois.

Le prix de Copilot Microsoft 365 dépend de la formule. Et Microsoft modifie régulièrement ses offres. Les montants ci-dessous sont donc des ordres de grandeur, à vérifier sur le site de Microsoft avant d’acheter.

Les quatre niveaux de prix

Formule	Ordre de prix
Copilot gratuit grand public	Gratuit
Copilot Chat dans un compte pro	Inclus dans l’abonnement Microsoft 365
Abonnement personnel avec Copilot	Quelques euros à une vingtaine d’euros par mois
Microsoft 365 Copilot entreprise	Quelques dizaines d’euros par utilisateur et par mois, en option

Le piège : c’est une option, pas un abonnement complet

Pour la version entreprise, Copilot s’ajoute à votre abonnement Microsoft 365 professionnel. Vous payez donc deux choses :

1. votre abonnement Microsoft 365 (Business Basic, Standard ou Premium, par exemple) ;
2. la licence Copilot, par personne.

Le total par salarié peut ainsi doubler, voire plus, selon votre formule de départ.

Mensuel ou annuel ?

Microsoft propose en général un engagement annuel, parfois payable chaque mois. Un paiement sans engagement, quand il existe, coûte souvent un peu plus cher. Lisez bien les conditions avant de valider.

Et le prix en anglais, le « pricing » ?

Beaucoup de tarifs circulent en dollars, car Microsoft communique d’abord aux États-Unis. Les prix en euros, hors taxes, sont souvent un peu différents. Fiez-vous uniquement à la page française de Microsoft ou à votre revendeur.

Le bon réflexe

N’achetez pas une licence pour tout le monde d’un coup. Commencez par une ou deux personnes, celles qui écrivent le plus. Vous jugerez sur pièces au bout d’un ou deux mois.

Copilot entreprise : quelle différence avec la version gratuite ?

La version gratuite discute avec vous sans connaître vos fichiers. Copilot entreprise travaille dans Word, Excel et Outlook avec vos mails, documents et réunions, dans un cadre sécurisé.

Le nom est le même, l’outil n’est pas le même. Ce qui change concrètement entre les versions.

Copilot gratuit et Copilot Chat

La version gratuite ressemble à ChatGPT. Vous posez une question, il répond en s’appuyant sur Internet. C’est utile pour :

• reformuler un texte que vous collez ;
• trouver une idée de publication ;
• expliquer un terme que vous ne connaissez pas.

Avec un compte professionnel, Copilot Chat offre la même chose, mais avec la protection des données de l’entreprise. C’est le bon point de départ pour tester sans rien payer de plus.

Copilot entreprise (la licence payante)

La licence complète ajoute ce que la version gratuite ne sait pas faire :

• lire vos mails et vos fichiers pour répondre ;
• travailler dans les applications : le bouton Copilot apparaît dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook ;
• résumer vos réunions Teams ;
• utiliser des agents connectés à vos documents.

Tableau rapide

Fonction	Gratuit / Chat	Licence entreprise
Discuter, reformuler	Oui	Oui
Données pro protégées	Oui avec compte pro	Oui
Accès à vos mails et fichiers	Non	Oui
Bouton Copilot dans Word, Excel…	Limité ou non	Oui
Résumé des réunions Teams	Non	Oui

Et les indépendants ?

Un artisan seul, avec un abonnement Microsoft 365 personnel ou familial, peut avoir accès à Copilot dans Word ou Excel, avec des limites d’usage. Pour une vraie équipe, avec des dossiers partagés, c’est la version entreprise qui a du sens.

Quel budget prévoir pour Copilot entreprise dans une équipe de 2 à 10 personnes ?

Le budget dépend du nombre de licences : on multiplie le prix par utilisateur par le nombre de personnes équipées. Mieux vaut équiper d'abord ceux qui écrivent le plus.

Le prix de Copilot entreprise se calcule par personne. C’est simple, mais la facture monte vite si l’on équipe tout le monde.

Le calcul de base

Budget mensuel = prix de la licence Copilot × nombre de personnes équipées

À ajouter : l’abonnement Microsoft 365 de chaque personne, si vous ne l’avez pas déjà.

Trois situations types

Un cabinet d’avocat à 3 personnes. Tout le monde rédige beaucoup. Équiper les trois peut se justifier. Le budget reste de quelques dizaines d’euros par personne et par mois, soit une somme à mettre en face du temps gagné.

Une entreprise de plomberie à 8 personnes. Six sont sur les chantiers et lisent leurs mails sur téléphone. Seuls le gérant et la secrétaire passent leurs journées dans Word et Outlook. Deux licences suffisent.

Une boutique en ligne à 4 personnes. La personne qui écrit les fiches produits et celle qui suit les chiffres dans Excel en profiteront. Les autres peuvent se contenter de Copilot Chat, inclus.

Comment savoir si c’est rentable ?

Posez-vous une question simple : combien d’heures par mois cette personne passe-t-elle à écrire, relire, chercher des informations ?

• Si c’est beaucoup, une licence peut vite se rembourser.
• Si c’est peu, la version gratuite suffit.

Les erreurs à éviter

• Acheter pour tout le monde dès le premier jour.
• Ne former personne : l’outil reste alors inutilisé.
• Oublier de faire le point après deux mois pour retirer les licences qui ne servent pas.

Vous pouvez retirer une licence à une personne et la donner à une autre, selon les conditions de votre contrat.

Où trouver et où utiliser Copilot Microsoft ?

Copilot se trouve sur le web, dans Windows, dans l'application Microsoft 365, sur téléphone, et sous forme d'un bouton dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.

Copilot est partout chez Microsoft, ce qui le rend parfois difficile à repérer. Où le chercher.

Sur ordinateur

• Dans Windows : une application Copilot, souvent épinglée dans la barre des tâches, parfois accessible par une touche dédiée sur les ordinateurs récents.
• Sur le web : depuis le site de Copilot ou depuis le portail Microsoft 365, en vous connectant avec votre compte.
• Dans l’application Microsoft 365 (anciennement Office), qui regroupe vos documents et l’assistant.

Dans vos logiciels

Avec une licence adaptée, une icône Copilot apparaît :

• dans le ruban de Word, Excel et PowerPoint, en haut ;
• dans Outlook, au moment d’écrire ou de lire un mail ;
• dans Teams, pendant et après une réunion.

Sur téléphone

L’application Copilot et l’application Microsoft 365 existent sur iPhone et Android. Pratique pour un artisan entre deux chantiers : il dicte sa demande, Copilot prépare la réponse au client.

Vous ne voyez pas Copilot ?

Plusieurs raisons possibles :

1. Vous n’avez pas la bonne licence. La version gratuite n’affiche pas toujours le bouton dans les applications.
2. Vos logiciels ne sont pas à jour. Lancez les mises à jour d’Office.
3. Vous n’êtes pas connecté au bon compte. Beaucoup de patrons ont un compte personnel et un compte pro.
4. L’administrateur l’a désactivé. C’est fréquent quand un prestataire gère votre informatique.

Un bon test : ouvrez Word, connectez-vous avec votre compte pro, et cherchez l’icône Copilot dans l’onglet Accueil.

Comment utiliser Copilot Microsoft 365 au quotidien ?

Ouvrez Word, Excel ou Outlook, cliquez sur l'icône Copilot, décrivez précisément ce que vous voulez, puis relisez et corrigez le résultat avant de l'envoyer ou l'enregistrer.

Se servir de Copilot ne demande aucune compétence technique. Ce qui compte, c’est la façon de demander.

La méthode en quatre temps

1. Donnez le contexte : qui vous êtes, à qui vous écrivez.
2. Dites ce que vous voulez : un mail, un résumé, un tableau.
3. Précisez le ton et la longueur : « poli, court, cinq lignes maximum ».
4. Relisez et ajustez : « plus simple », « enlève le dernier paragraphe ».

Exemples de demandes qui marchent

• Dans Outlook : « Résume les échanges avec la mairie sur le chantier de l’école et liste ce qu’on attend de moi. »
• Dans Word : « À partir de ces notes, rédige un devis clair pour la rénovation d’une salle de bain, en séparant fournitures et main-d’œuvre. »
• Dans Excel : « Quels sont les trois produits qui se vendent le mieux ce trimestre ? »
• Dans PowerPoint : « Fais une présentation de cinq diapositives à partir du document Présentation_entreprise. »
• Dans Teams : « Quelles décisions ont été prises pendant la réunion de ce matin ? »

Les bonnes habitudes

• Citez le document que Copilot doit utiliser, par son nom.
• Rangez vos fichiers dans OneDrive ou SharePoint : Copilot ne voit pas un fichier resté sur une clé USB.
• Ne copiez jamais sans relire. Un chiffre faux dans un devis peut coûter cher.

Ces réflexes sont les mêmes qu’avec les autres assistants. Si vous débutez, le guide comment utiliser ChatGPT au travail pour un patron de TPE détaille la manière de formuler une demande. Tout s’applique aussi à Copilot.

Former l’équipe

Le principal frein n’est pas le prix, c’est l’usage. Un salarié à qui on donne une licence sans explication l’utilise rarement. Une heure de prise en main sur ses vraies tâches change tout. C’est exactement l’objet de notre formation à l’IA pour les petites entreprises.

Comment créer un agent IA avec Copilot ?

Dans Copilot, choisissez « Créer un agent », décrivez son rôle en français, ajoutez vos documents de référence, testez-le, puis partagez-le avec votre équipe. Aucune programmation n'est nécessaire.

Un agent, c’est un assistant spécialisé. Au lieu de tout réexpliquer à chaque fois, vous le configurez une fois pour une tâche précise.

Des exemples d’agents utiles

• Un agent « réponses clients » pour un gîte, qui connaît les horaires, les tarifs et le règlement intérieur.
• Un agent « procédures » pour une entreprise d’électricité, qui répond aux questions des nouveaux salariés à partir du livret interne.
• Un agent « fiches produits » pour une boutique en ligne, qui rédige toujours dans le même style.

Les étapes

1. Ouvrez Copilot avec votre compte professionnel.
2. Cherchez l’option « Créer un agent » (son emplacement peut varier selon les mises à jour).
3. Décrivez son rôle en français : « Tu aides l’accueil du salon de coiffure à répondre aux questions sur les prestations et les prix. »
4. Donnez-lui des consignes : ton, longueur des réponses, ce qu’il ne doit jamais dire.
5. Ajoutez des sources : un document de tarifs, un dossier SharePoint, une page de votre site.
6. Testez-le avec de vraies questions, et corrigez les consignes.
7. Partagez-le avec les collègues concernés.

Et pour aller plus loin ?

Pour des agents plus poussés, connectés à d’autres logiciels, Microsoft propose Copilot Studio. C’est un outil plus complet, souvent facturé à part. La documentation qu’est-ce que Microsoft Copilot Studio en présente les possibilités.

Agent ou chatbot ?

Les deux se ressemblent. Un agent Copilot reste en général interne à l’entreprise. Un chatbot répond souvent aux clients, sur un site ou une messagerie. Pour bien faire la différence, le guide chatbot : définition, fonctionnement et usages vous aidera.

Les erreurs fréquentes

• Donner des documents périmés : l’agent répétera de vieilles informations.
• Des consignes trop vagues : « aide les clients » ne suffit pas.
• Oublier de le tester sur des cas difficiles.

Que vaut Microsoft Copilot face à ChatGPT et Claude ?

Copilot est intéressant si toute votre entreprise vit dans Microsoft 365, car il connaît vos fichiers. Pour écrire ou réfléchir librement, ChatGPT ou Claude restent souvent plus souples.

Il n’y a pas de « meilleur » outil dans l’absolu. Il y a celui qui colle à votre façon de travailler.

Les points forts de Copilot

• Intégré à Word, Excel, Outlook et Teams : pas de copier-coller entre deux fenêtres.
• Il connaît vos données : mails, agenda, documents partagés.
• Cadre professionnel : gestion des droits et protection des données de l’entreprise.
• Un seul fournisseur si vous êtes déjà chez Microsoft.

Ses points faibles

• Le prix en version complète, qui s’ajoute à l’abonnement.
• Une qualité très dépendante du rangement de vos fichiers.
• Des réponses parfois plus prudentes ou plus génériques que les assistants autonomes.
• Moins utile si vous travaillez surtout dans Google, ou dans des logiciels métiers.

Le comparatif rapide

Critère	Copilot Microsoft 365	ChatGPT	Claude
Intégré à Office	Oui	Non, ou par connecteurs	Non, ou par connecteurs
Accès à vos mails et fichiers	Oui, en version entreprise	Selon les connecteurs	Selon les connecteurs
Rédaction libre	Bonne	Très bonne	Très bonne
Formule équipe	Oui	Oui	Oui

Comment choisir

• Vous vivez dans Outlook et Excel ? Copilot a du sens.
• Vous voulez un assistant polyvalent pour écrire et réfléchir ? ChatGPT ou Claude.

Pour comparer ces deux derniers, lisez Claude ou ChatGPT : lequel choisir pour travailler. Si vous envisagez une offre ChatGPT pour plusieurs salariés, le guide ChatGPT Team : prix et fonctionnement pour une équipe fait le tour de la question. Pour un usage intensif individuel, il existe aussi ChatGPT Pro, ses prix et pour qui il est fait.

Beaucoup de TPE combinent : Copilot Chat inclus pour les tâches Office, et un autre assistant pour la rédaction.

Comment désactiver Copilot Microsoft 365 ?

Dans Word, Excel ou PowerPoint, passez par Fichier, Options, Copilot, puis décochez l'activation. En entreprise, l'administrateur retire la licence. Dans Windows, l'application Copilot peut être désinstallée.

Copilot ne vous sert pas, ou vous préférez ne pas l’utiliser sur certains dossiers ? C’est votre droit. La méthode dépend de l’endroit où il apparaît.

Dans Word, Excel ou PowerPoint

Sur les abonnements personnels et familiaux, sous Windows :

1. Ouvrez l’application (Word par exemple).
2. Allez dans Fichier, puis Options.
3. Cherchez la rubrique Copilot.
4. Décochez « Activer Copilot ».
5. Redémarrez l’application.

Il faut répéter l’opération dans chaque application. Sur Mac, le réglage se trouve dans les préférences de l’application. Le chemin exact peut changer avec les mises à jour.

Dans Windows

L’application Copilot de Windows peut être retirée :

• ouvrez Paramètres, puis Applications ;
• trouvez Copilot dans la liste ;
• choisissez Désinstaller.

Vous pouvez aussi simplement la désépingler de la barre des tâches.

Dans une entreprise

Si vous avez des licences professionnelles, c’est l’administrateur du compte Microsoft 365 qui décide. Depuis le centre d’administration, il peut :

• retirer la licence Copilot d’un utilisateur ;
• limiter l’accès à Copilot Chat ;
• gérer les agents autorisés.

Retirer une licence inutilisée, c’est aussi une économie. Pensez à vérifier la date de renouvellement de votre engagement.

Pourquoi le désactiver ?

• Un cabinet qui traite des données très sensibles et veut d’abord faire le point.
• Un salarié que l’assistant dérange plus qu’il ne l’aide.
• Une licence payée mais jamais utilisée.

Sur la protection des données en général, la page de la CNIL consacrée à l’intelligence artificielle donne des repères utiles avant de déployer un tel outil.

Faut-il prendre Copilot Microsoft 365 pour votre entreprise ?

Prenez Copilot si votre équipe passe ses journées dans Outlook, Word et Excel avec des fichiers bien rangés. Sinon, commencez par la version incluse et un essai limité.

La bonne décision dépend moins de l’outil que de votre façon de travailler. Faites le test en cinq questions.

Les cinq questions à se poser

1. Utilisez-vous déjà Microsoft 365 professionnel ? Sans cela, Copilot entreprise n’est pas accessible.
2. Vos fichiers sont-ils rangés dans OneDrive ou SharePoint ? Sinon, Copilot aura peu de matière.
3. Combien de temps passez-vous à écrire chaque semaine ? Mails, devis, comptes rendus.
4. Faites-vous des réunions Teams ? Le résumé automatique est un gros gain.
5. Êtes-vous prêt à former l’équipe ? Une licence sans méthode est une licence perdue.

Le profil idéal

Un cabinet comptable, une agence immobilière, un bureau d’études, une PME du bâtiment avec une secrétaire et un gérant très pris par les mails. Ils écrivent beaucoup, travaillent déjà chez Microsoft et partagent leurs documents.

Le profil où ça se discute

Un boulanger, un coiffeur, un artisan seul : ils écrivent peu de documents. La version gratuite, ou un assistant comme ChatGPT, suffit souvent largement.

Le plan d’essai conseillé

• Mois 1 : testez Copilot Chat, inclus, sur vos tâches courantes.
• Mois 2 : prenez une ou deux licences complètes pour les personnes qui écrivent le plus.
• Mois 3 : faites le bilan. Gardez, étendez ou arrêtez.

L’essentiel

Copilot n’est ni gadget ni miracle. C’est un assistant efficace dans un environnement Microsoft bien organisé. Son prix se justifie quand il retire réellement des heures de travail répétitif. Sinon, gardez votre argent pour autre chose, comme un site qui rapporte des clients.