Logiciel de facturation électronique : obligatoire, agréé, certifié ?

Un logiciel de facturation est-il obligatoire ?

Pas encore pour toutes les factures. Mais d'ici 2027, toute entreprise qui facture d'autres entreprises en France devra passer par une plateforme agréée, donc par un outil adapté.

Aujourd’hui, la loi n’impose aucun logiciel précis pour faire vos factures. Un plombier peut encore envoyer un PDF fait sur un tableur. Ce qui compte, ce sont les informations présentes sur la facture et sa bonne conservation.

Ce confort a une date de fin. Avec la réforme de la facturation électronique, une facture entre deux entreprises françaises ne sera plus un simple PDF envoyé par mail. Elle devra circuler dans un format structuré, c’est-à-dire lisible par une machine, et passer par une plateforme agréée par l’administration.

Ce qui change concrètement

• Recevoir : toutes les entreprises devront savoir recevoir des factures électroniques, même les plus petites.
• Émettre : vos factures à des clients professionnels devront partir dans un format reconnu.
• Transmettre des données : pour les ventes aux particuliers ou à l’étranger, certaines informations devront être envoyées à l’administration. On appelle cela l’e-reporting.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Cela inclut les micro-entrepreneurs, même en franchise de TVA. Le menuisier qui facture un architecte, le paysagiste qui facture un syndic, la graphiste qui facture une agence : tous sont dans le périmètre.

Le boulanger qui vend surtout à des particuliers émet peu de factures entre entreprises. Il reste concerné par la réception des factures de ses fournisseurs, et par la transmission de certaines données de vente.

Autrement dit, l’obligation de logiciel de facturation n’est pas écrite noir sur blanc. Mais en pratique, sans outil compatible, vous ne pourrez plus facturer vos clients professionnels dans les règles.

Les règles de base ne bougent pas

Une facture doit toujours porter les bonnes informations : numéro, date, identité des parties, prix, TVA. La liste complète est détaillée dans notre page sur les mentions obligatoires d’une facture. La réforme en ajoute quelques-unes, comme le numéro SIREN de votre client ou la nature de l’opération (vente de biens, prestation de services, ou les deux).

Quel est le calendrier de la facturation électronique obligatoire ?

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L'obligation d'en émettre arrive en 2026 pour les grandes, en 2027 pour les TPE.

La réforme avance en deux temps. Il faut bien distinguer la réception et l’émission, car les dates ne sont pas les mêmes.

Date	Recevoir des factures électroniques	Émettre des factures électroniques
1er septembre 2026	Toutes les entreprises, sans exception de taille	Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire
1er septembre 2027	Déjà obligatoire	PME, TPE et micro-entreprises

Pourquoi 2026 vous concerne déjà

Beaucoup de petits patrons retiennent seulement 2027. C’est une erreur fréquente. Dès septembre 2026, vos fournisseurs les plus gros vont vous envoyer leurs factures sous forme électronique. Le grossiste en matériaux de l’électricien, la centrale d’achat du commerçant, le fournisseur d’énergie : ils passeront tous par une plateforme.

Pour les recevoir, vous devrez avoir choisi votre propre plateforme agréée. Donc, la décision se prend avant septembre 2026, pas un an plus tard.

Logiciel de facturation obligatoire en 2026 : ce qu’il faut avoir prêt

• Une plateforme agréée choisie, directement ou via votre logiciel.
• Un fichier clients à jour, avec les numéros SIREN.
• Une idée claire de vos flux : à qui vous facturez, qui vous facture.

Un calendrier qui a déjà bougé

La réforme devait démarrer plus tôt. Elle a été repoussée, puis le calendrier actuel a été fixé par la loi. Il peut encore évoluer à la marge. Pour suivre les annonces, la page officielle du ministère sur la facturation électronique entre entreprises est une bonne référence.

Pour une vue d’ensemble de la réforme, côté TPE et artisans, lisez aussi notre page voisine : facturation électronique, ce qui change pour les TPE et artisans.

Notre conseil : visez une solution en place au printemps 2026. Vous aurez le temps de tester, de corriger et de souffler avant l’échéance.

Facturation électronique obligatoire : quelle plateforme utiliser ?

Il faut passer par une plateforme agréée par l'administration fiscale. Le portail public ne servira pas à émettre vos factures : vous choisissez une plateforme privée immatriculée.

Au départ, l’État prévoyait un portail public gratuit pour émettre et recevoir les factures. Ce projet a changé. Le portail public garde un rôle d’annuaire et de collecte des données fiscales. Mais il ne sert pas à faire transiter vos factures au quotidien.

Vos factures passeront donc par une plateforme agréée. Ce sont des sociétés privées immatriculées par l’administration après examen. On les appelait avant PDP, pour plateformes de dématérialisation partenaires.

Comment ça marche, en clair

1. Vous créez votre facture dans votre logiciel.
2. Le logiciel l’envoie à votre plateforme agréée.
3. Votre plateforme la transmet à la plateforme de votre client.
4. Les données utiles partent vers l’administration fiscale.

Votre client ne reçoit plus un PDF dans sa boîte mail. Il reçoit la facture dans son propre outil, prête à être traitée.

Où trouver la liste officielle

L’administration publie la liste des plateformes immatriculées. Vous la trouverez sur la page des impôts consacrée au passage à la facturation électronique et aux plateformes agréées. Si un éditeur se dit plateforme agréée, son nom doit y figurer.

Logiciel ou plateforme : faut-il les deux ?

Pas forcément. Trois cas existent :

• Votre logiciel est lui-même une plateforme agréée. Tout se fait au même endroit.
• Votre logiciel est relié à une plateforme agréée. Vous continuez à travailler comme avant, la connexion se fait en coulisses.
• Votre logiciel ne prévoit rien. Il faudra en changer, ou ajouter une plateforme à côté.

Prenez l’exemple d’une coiffeuse qui facture quelques salons partenaires. Si son logiciel de gestion annonce une connexion à une plateforme agréée, elle n’a presque rien à changer. Sinon, elle doit anticiper.

Le bon réflexe : écrire à votre éditeur actuel et lui demander, noir sur blanc, quelle plateforme agréée il utilise et à partir de quand.

Un logiciel de facturation agréé par l’administration fiscale, ça existe ?

Ce sont les plateformes qui sont agréées, pas les logiciels de facturation. Votre logiciel peut être lui-même une plateforme agréée, ou simplement être relié à l'une d'elles.

Le vocabulaire sème le doute. Sur les sites des éditeurs, on lit « agréé », « certifié », « conforme », « compatible »… Ces mots ne veulent pas dire la même chose.

Terme	Ce que cela veut dire	Qui le délivre
Plateforme agréée	Société autorisée à faire transiter les factures électroniques	L’administration fiscale, après immatriculation
Logiciel compatible ou connecté	Logiciel relié à une plateforme agréée	L’éditeur l’annonce, à vérifier
Logiciel certifié (caisse)	Logiciel d’encaissement qui respecte les règles anti-fraude à la TVA	Un organisme accrédité
« Conforme à la réforme »	Formule commerciale, sans statut officiel	L’éditeur lui-même

Le piège des formules floues

Un logiciel de facturation agréé par l’administration fiscale, au sens strict, n’existe pas. L’agrément, ou plus exactement l’immatriculation, concerne la plateforme. Un logiciel « prêt pour 2026 » peut être très bien. Il peut aussi n’avoir rien prévu de concret.

Les bonnes questions à poser à un éditeur

• Êtes-vous vous-même plateforme agréée, ou partenaire d’une plateforme agréée ? Laquelle ?
• Votre nom ou celui de votre partenaire figure-t-il sur la liste officielle ?
• Quels formats gérez-vous : Factur-X, UBL, CII ?
• La réception des factures fournisseurs est-elle incluse ?
• L’e-reporting des ventes aux particuliers est-il prévu ?
• Que deviennent mes factures si je résilie ?

Un artisan du bâtiment qui pose ces six questions saura vite à qui il a affaire. Une réponse vague, ou un « on y travaille » sans date, doit vous alerter.

Gardez une trace écrite des réponses. En cas de souci au moment de la bascule, vous aurez de quoi faire valoir vos droits auprès de l’éditeur.

Logiciel de facturation certifié : quand la certification est-elle exigée ?

La certification vise surtout les logiciels de caisse. Si vous encaissez des particuliers et êtes soumis à la TVA, votre outil d'encaissement doit être certifié, par exemple NF525.

Il existe une autre obligation, plus ancienne, souvent confondue avec la facturation électronique. Depuis 2018, les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les paiements de clients particuliers dans un logiciel ou un système de caisse doivent utiliser un outil sécurisé.

Le but : empêcher la modification ou la suppression d’une vente après coup. Le logiciel doit garantir que les données sont inaltérables, sécurisées, conservées et archivées.

Qui est concerné ?

• Le commerçant avec une caisse en boutique.
• Le coiffeur qui encaisse ses clients au comptoir.
• Le restaurateur, le fleuriste, le caviste.
• L’artisan dont le logiciel de facturation enregistre aussi les règlements de particuliers.

Ce dernier point surprend souvent. Un logiciel de gestion qui note qu’un client particulier a payé sa facture peut entrer dans le champ de l’obligation.

Qui en est dispensé ?

Les entreprises en franchise en base de TVA, comme beaucoup de micro-entrepreneurs, sont en principe hors du champ. Même chose si vous ne vendez qu’à des professionnels. Vérifiez tout de même votre cas avec votre comptable.

Comment prouver la certification ?

La preuve prend la forme d’un certificat délivré par un organisme accrédité. NF525 est la plus connue. Depuis 2025, la simple attestation fournie par l’éditeur ne suffit plus en principe. Demandez ce certificat à votre fournisseur et gardez-le sous la main. En cas de contrôle, une amende est prévue si vous ne pouvez pas le présenter.

Deux obligations qui se cumulent

Un caviste peut être concerné par les deux règles :

• Caisse certifiée pour ses ventes au comptoir.
• Facturation électronique pour ses ventes aux restaurants et aux entreprises.

Certains outils gèrent les deux. D’autres non. Au moment de choisir, posez la question franchement à l’éditeur.

Quel logiciel de facturation électronique choisir ?

Choisissez un outil relié à une plateforme agréée, qui gère les formats Factur-X, UBL ou CII, archive vos factures et reste simple à utiliser au quotidien.

Le meilleur logiciel est celui que vous utiliserez vraiment. Une interface trop complexe finit abandonnée au profit du bon vieux tableur. Partez donc de votre façon de travailler, pas de la liste des fonctions.

Les critères indispensables

• Lien avec une plateforme agréée, vérifiable sur la liste officielle.
• Formats reconnus : Factur-X, UBL ou CII. Factur-X est un PDF lisible par vous, qui contient aussi des données lisibles par une machine. Sa documentation officielle sur le format Factur-X explique son fonctionnement.
• Réception des factures fournisseurs, pas seulement l’envoi.
• Archivage sur plusieurs années, inclus dans l’offre.
• Export vers votre comptable, sans ressaisie.

Les critères qui font gagner du temps

• Transformer un devis accepté en facture en un clic.
• Gérer les acomptes et les factures de situation.
• Relancer les impayés automatiquement.
• Suivre les paiements reçus sur le compte bancaire.
• Facturer depuis un téléphone.

Selon votre métier

Métier	Besoin prioritaire
Électricien, plombier	Devis sur chantier depuis le téléphone, acomptes
Maçon, couvreur	Factures de situation, retenue de garantie
Avocat, consultant	Suivi du temps passé, notes d’honoraires
Gîte, chambre d’hôtes	Acomptes de réservation, ventes aux particuliers
Commerçant	Lien avec la caisse certifiée

Testez avant de signer

La plupart des éditeurs proposent une période d’essai. Utilisez-la pour refaire trois vraies factures récentes. Vous verrez vite si l’outil colle à votre quotidien.

Pour aller plus loin sur la méthode de choix, au-delà de la seule réforme, consultez notre page principale : comment choisir un logiciel de facturation quand on est artisan ou TPE.

Un dernier conseil : demandez l’avis de votre expert-comptable. Il travaille peut-être déjà avec certains outils. Choisir le même lui simplifie la tâche, et donc souvent la vôtre.

Quel logiciel de facturation électronique pour un auto-entrepreneur ?

Un auto-entrepreneur a besoin d'un outil simple : devis, factures, suivi des paiements et lien avec une plateforme agréée. Pas besoin d'un logiciel lourd pensé pour une PME.

La réforme concerne aussi les auto-entrepreneurs. Même en franchise de TVA, vous devrez recevoir des factures électroniques dès septembre 2026. Et vous devrez émettre vos factures à des professionnels sous forme électronique au 1er septembre 2027.

Ce dont vous avez vraiment besoin

• Créer un devis puis une facture, avec vos mentions habituelles.
• Garder la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » si vous êtes en franchise.
• Tenir votre livre des recettes, souvent généré automatiquement.
• Suivre votre chiffre d’affaires par rapport aux plafonds du régime.
• Envoyer vos factures via une plateforme agréée.

Le reste est du bonus. Un photographe qui fait vingt factures par an n’a pas les mêmes besoins qu’un maçon qui en fait trente par mois.

Facturation électronique auto-entrepreneur : quelle plateforme ?

La même règle s’applique à tous : une plateforme agréée figurant sur la liste officielle. Pour un auto-entrepreneur, le plus simple est souvent un logiciel qui est lui-même plateforme agréée, ou qui y est relié de façon transparente. Vous n’avez alors qu’un seul outil à gérer.

Trois profils, trois réponses

• La coach qui facture surtout des particuliers : peu d’émission entre entreprises, mais la réception des factures de ses fournisseurs. Un outil gratuit ou très léger peut suffire.
• Le développeur qui facture des entreprises : il est en plein dans la réforme. Il lui faut un outil fiable et bien relié à une plateforme.
• Le petit artisan du bâtiment : devis, acomptes, relances. Un outil mobile lui fera gagner du temps sur les chantiers.

Attention au changement de régime

Si votre activité grossit, vous pouvez dépasser les seuils de franchise de TVA. Votre logiciel doit alors savoir gérer la TVA sans tout recommencer. Vérifiez ce point dès le départ.

Nous avons consacré une page entière à cette question : quel logiciel de facturation pour un auto-entrepreneur, avec les critères adaptés à chaque situation.

Quel logiciel gratuit pour la facturation électronique ?

Des offres gratuites existent, souvent limitées en nombre de factures ou en fonctions. Vérifiez qu'elles passent bien par une plateforme agréée et que l'archivage est inclus.

Bonne nouvelle : la facturation électronique n’oblige pas à payer un abonnement coûteux. Plusieurs types d’offres gratuites existent, avec chacune leurs limites.

Les formes de gratuité

• Les offres freemium : gratuites jusqu’à un certain nombre de factures ou de clients, puis payantes.
• Les outils inclus dans un compte bancaire professionnel : gratuits tant que vous restez client.
• Les offres de base de certaines plateformes agréées : réception et envoi simples, sans fonctions avancées.
• Les logiciels libres : gratuits, mais souvent plus techniques à installer et à relier à une plateforme.

Ce que le gratuit cache parfois

Un logiciel gratuit n’est pas un piège en soi. Mais lisez bien les conditions :

• Le nombre de factures est-il plafonné ?
• L’archivage est-il inclus, et pour combien d’années ?
• La réception des factures fournisseurs est-elle gratuite aussi ?
• Pouvez-vous exporter toutes vos données si vous partez ?
• L’offre gratuite restera-t-elle gratuite après la réforme ?

Ce dernier point compte. Certains éditeurs pourraient faire évoluer leurs offres une fois la réforme en place. Un outil gratuit aujourd’hui peut devenir payant demain.

Le tableur ne suffira plus

Beaucoup de petits indépendants font encore leurs factures sur un tableur ou un traitement de texte. Pour vos clients particuliers, cela reste possible, sous réserve des données à transmettre. Pour vos clients professionnels, ce ne sera plus suffisant à partir de 2027.

Pour qui le gratuit est un bon choix

• L’auto-entrepreneur qui démarre avec peu de factures.
• Le gîte qui facture surtout des particuliers et reçoit quelques factures fournisseurs.
• L’indépendant qui veut tester avant de s’engager.

Nous avons passé en revue les solutions sans frais dans une page dédiée : les logiciels de facturation gratuits qui tiennent la route. Vous y trouverez les questions à poser avant de vous lancer.

Quel est le prix d’un logiciel de facturation électronique ?

Comptez de zéro à quelques dizaines d'euros par mois pour une petite entreprise. Le prix dépend du nombre de factures, des utilisateurs et des options. Les tarifs changent souvent.

Il n’y a pas de prix unique. Les offres varient beaucoup, et les tarifs bougent avec la réforme. Retenez des ordres de grandeur, puis comparez les devis à jour.

Les fourchettes habituelles

Profil	Besoin	Budget indicatif
Auto-entrepreneur, petit volume	Factures simples, réception	Gratuit à quelques euros par mois
Artisan ou commerçant seul	Devis, factures, relances	Quelques euros à quelques dizaines d’euros par mois
TPE avec plusieurs utilisateurs	Accès multiples, suivi bancaire	Quelques dizaines d’euros par mois, parfois plus
Logiciel métier spécialisé	Fonctions propres au métier	Plusieurs dizaines d’euros par mois ou plus

Ces chiffres sont des repères prudents. Chaque éditeur fixe ses propres règles, et elles changent.

Ce qui fait monter la facture

• Le nombre d’utilisateurs : vous, votre conjoint, votre secrétaire.
• Le volume de factures : certaines offres facturent à l’unité au-delà d’un seuil.
• La réception des factures fournisseurs : parfois comptée à part.
• L’archivage longue durée : inclus ou en option.
• La connexion bancaire et le rapprochement des paiements.
• Le lien avec la caisse pour les commerçants.

Les coûts qu’on oublie

Le prix de l’abonnement n’est qu’une partie. Pensez aussi au temps passé à reprendre votre fichier clients, à paramétrer vos modèles et à vous former. Pour un artisan, une demi-journée perdue coûte plus cher qu’un mois d’abonnement.

Et si vous vous faites accompagner ?

Une agence ou un freelance peut installer l’outil, reprendre vos données et automatiser vos envois. Sur le marché, cela va de quelques centaines à quelques milliers d’euros selon l’ampleur du travail. Ce n’est utile que si vous gagnez ensuite du temps chaque semaine.

Le bon calcul : comparez le coût annuel total, pas le prix mensuel affiché. Une offre à petit prix avec des options partout peut revenir plus cher qu’une offre complète.

Comment passer à la facturation électronique sans stress ?

Faites le point sur vos clients et votre outil actuel, interrogez votre éditeur, choisissez une plateforme agréée, testez sur quelques factures, puis formez la personne qui facture.

La bascule se prépare en quelques étapes simples. Mieux vaut les étaler sur plusieurs semaines que tout faire la veille de l’échéance.

Étape 1 : faites l’inventaire

Listez vos clients professionnels, vos clients particuliers et vos fournisseurs. Un plombier verra vite qu’il facture surtout des particuliers, mais reçoit beaucoup de factures de ses grossistes.

Étape 2 : nettoyez votre fichier clients

Ajoutez le numéro SIREN de chaque client professionnel. Vérifiez les adresses et les raisons sociales. Une donnée fausse peut bloquer une facture sur la plateforme.

Étape 3 : interrogez votre éditeur actuel

Posez les questions sur la plateforme agréée, les formats et la réception. S’il ne répond pas clairement, préparez un changement.

Étape 4 : choisissez votre plateforme

Directement, ou via votre logiciel. Vérifiez sa présence sur la liste officielle.

Étape 5 : testez

Faites quelques factures tests avec un client de confiance. Vérifiez qu’il les reçoit bien. Vérifiez aussi que vous recevez celles de vos fournisseurs.

Étape 6 : formez la personne qui facture

Souvent, c’est le conjoint ou une secrétaire à temps partiel. Une heure de prise en main évite des semaines d’hésitation.

Remettre de l’ordre, une étape qui paie

Cette bascule est l’occasion de remettre à plat vos outils. Fichier clients, modèles de devis, catalogue de prestations : tout gagne à être propre. C’est le même principe que pour un site internet. Nous l’avons appliqué pour l’Armurerie NéA, une boutique en ligne dont le site a été remis au propre, avec catalogue photo, Google Shopping et blog réorganisé.

Le calendrier idéal

• Fin 2025 – début 2026 : inventaire et nettoyage des données.
• Printemps 2026 : choix de la plateforme et tests.
• Été 2026 : tout est prêt pour recevoir.
• Avant septembre 2027 : émission électronique rodée.

Quelles erreurs éviter avec un logiciel de facturation électronique ?

Les erreurs courantes : attendre la dernière minute, croire qu'un PDF par mail suffira, choisir sur le seul prix, oublier l'archivage et négliger la réception des factures fournisseurs.

La réforme est simple sur le papier. Les problèmes viennent surtout de quelques erreurs classiques, faciles à éviter si on les connaît.

Attendre 2027

C’est l’erreur la plus répandue. La réception devient obligatoire dès septembre 2026 pour tout le monde. Si vous n’avez pas de plateforme à cette date, vos fournisseurs ne pourront pas vous facturer correctement.

Croire que le PDF suffit

Un PDF envoyé par mail à une entreprise française ne sera plus une facture électronique valable une fois l’obligation en place pour vous. Il faut un format structuré, transmis par une plateforme agréée.

Choisir sur le seul prix

Une offre gratuite peut convenir. Mais si elle ne gère pas vos acomptes ou vos factures de situation, un maçon perdra des heures chaque mois à bricoler.

Oublier l’archivage

Vos factures doivent être conservées plusieurs années. Vérifiez que l’archivage est inclus, et que vous pouvez récupérer vos données si vous quittez l’outil.

Négliger les ventes aux particuliers

Le fleuriste ou le coiffeur pense parfois ne pas être concerné. Pourtant, des données sur les ventes aux particuliers devront être transmises. Vérifiez que votre outil le prévoit.

Multiplier les outils

Un logiciel pour les devis, un autre pour les factures, un troisième pour la caisse : chaque saisie en double est une source d’erreur. Cherchez des outils qui se parlent.

Ne pas impliquer son comptable

Votre expert-comptable a sans doute déjà un avis. Il peut vous orienter vers un outil compatible avec le sien et éviter une double saisie.

Se fier aux promesses vagues

« Conforme à la réforme » ne garantit rien. Demandez le nom de la plateforme agréée, et vérifiez-le sur la liste officielle.

Si vous évitez ces pièges, la bascule se passe en général sans drame. Le plus dur, c’est de s’y mettre.

Peut-on automatiser ses devis et ses factures ?

Oui. Un devis accepté peut devenir une facture automatiquement, les relances partir seules et les paiements se rapprocher des factures. Vous gagnez du temps chaque semaine.

La facturation électronique est une contrainte. Mais c’est aussi une occasion. Puisque vos factures deviennent des données structurées, elles peuvent s’enchaîner sans ressaisie.

Ce qu’on peut automatiser

• Le devis signé qui devient facture : plus besoin de recopier les lignes.
• Les acomptes : la facture d’acompte part dès la signature.
• Les relances d’impayés : un rappel poli part à J+7, puis un autre à J+15.
• Le rapprochement bancaire : le paiement reçu est associé à la bonne facture.
• L’envoi au comptable : les pièces partent chaque mois, sans y penser.
• Le traitement des factures fournisseurs : classées et enregistrées à leur arrivée.

Des exemples concrets

Un électricien envoie son devis depuis le chantier. Le client signe en ligne. La facture d’acompte part aussitôt, et la relance est programmée.

Un gérant de gîte reçoit une réservation. L’acompte est demandé, puis le solde est facturé automatiquement avant l’arrivée.

Un avocat clôture un dossier. La note d’honoraires se prépare à partir du temps saisi, il n’a plus qu’à la valider.

Garder la main

Automatiser ne veut pas dire tout laisser filer. Vous validez les montants. Vous gardez la décision sur les relances délicates, avec un client fidèle par exemple.

Un bénéfice pour la relation client

Un devis suivi à temps et une facture claire donnent une image sérieuse. Un message de suivi après une intervention peut même déclencher une nouvelle commande. Ce sujet est détaillé dans notre méthode de fidélisation client pour faire revenir vos clients.

Le faire faire

Si vous n’avez ni le temps ni l’envie de paramétrer tout cela, nous pouvons nous en charger. Notre service pour automatiser vos devis et factures relie vos outils entre eux, dans le respect de la réforme.