Faire un devis sur Excel : modèle, calculs, PDF et limites 📊

Peut-on faire un devis sur Excel ?

Oui. Un devis fait sur Excel est parfaitement valable, tant qu'il contient les mentions obligatoires et qu'il est envoyé dans un format figé, comme le PDF.

La loi ne vous impose aucun logiciel. Ce qui compte, c’est le contenu du devis, pas l’outil qui l’a fabriqué. Un devis sur Excel, sur Word ou même écrit à la main a la même valeur, dès lors que les bonnes informations y figurent.

Excel a même un vrai avantage : il calcule pour vous. Vous saisissez une quantité et un prix, et le total se met à jour tout seul. Pour un plombier qui chiffre un remplacement de ballon, ou un peintre qui calcule ses mètres carrés, c’est un gain de temps réel.

Pour qui Excel est une bonne idée

• Le micro-entrepreneur qui démarre : quelques devis par mois, pas envie de payer un abonnement.
• L’artisan qui a déjà Excel sur son ordinateur et qui sait faire une addition dans une cellule.
• Le commerçant qui fait des devis ponctuels : un fleuriste pour un mariage, un traiteur pour un repas d’entreprise.

Le point de vigilance

Un fichier Excel se modifie facilement. Si vous l’envoyez tel quel, votre client peut changer un chiffre, volontairement ou non. C’est pour cela qu’on l’envoie toujours en PDF.

Autre piège : le devis signé devient un engagement. Une erreur de formule qui oublie une ligne, et vous travaillez à perte. Il faut donc un modèle propre, vérifié une fois pour toutes.

Si vous voulez d’abord revoir les bases (quoi chiffrer, comment présenter, comment relancer), la méthode complète pour faire un devis quand on est artisan pose tout à plat. Ici, on se concentre sur Excel : le modèle, les calculs, l’export PDF et les limites à connaître.

Comment faire un devis sur Excel, étape par étape ?

Créez un en-tête avec vos coordonnées, un bloc client, un tableau de lignes chiffrées, des totaux calculés par formules, les conditions, puis enregistrez le tout comme modèle réutilisable.

Utiliser Excel pour faire un devis, c’est surtout bien construire le fichier la première fois. Ensuite, vous le réutilisez à chaque nouveau client. La marche à suivre.

Les étapes

1. Ouvrez un classeur vierge. Un modèle tout fait peut aider, mais vous devrez souvent le corriger. Partir de zéro vous fait comprendre chaque cellule.
2. Rédigez l’en-tête. Nom de l’entreprise, adresse, téléphone, e-mail, numéro SIREN, et votre logo si vous en avez un.
3. Ajoutez le bloc client. Nom, adresse, et adresse du chantier ou de la prestation si elle est différente.
4. Indiquez le numéro et la date du devis, ainsi que sa durée de validité.
5. Construisez le tableau des prestations : désignation, quantité, unité, prix unitaire HT, total HT.
6. Placez les formules de calcul : total par ligne, total HT, TVA, total TTC.
7. Écrivez les conditions : acompte, délai, modalités de paiement, mention « bon pour accord » avec date et signature.
8. Réglez la mise en page pour que tout tienne proprement sur une page A4.
9. Enregistrez le fichier comme modèle (format .xltx). Chaque nouveau devis part ainsi d’une copie vierge.

Un exemple concret

Une coiffeuse à domicile prépare un devis pour un mariage. Elle crée une ligne « coiffure mariée », une ligne « essai », une ligne « coiffure invitée » avec une quantité de quatre. Le total s’affiche seul. Le mois suivant, elle rouvre son modèle, change le nom de la cliente et les quantités, et c’est prêt en quelques minutes.

Le conseil qui évite les ennuis

Testez votre modèle avec un faux devis dont vous connaissez le résultat. Si la calculatrice et Excel ne tombent pas d’accord, une formule est fausse. Mieux vaut le découvrir avant un vrai client.

Comment faire un tableau de devis sur Excel ?

Un tableau de devis tient en cinq colonnes : désignation, quantité, unité, prix unitaire HT et total HT, suivies d'un bloc de totaux avec HT, TVA et TTC.

Le tableau est le cœur du devis. C’est là que le client lit ce qu’il paie. Il doit être clair, aligné et sans case ambiguë.

Les colonnes à prévoir

Colonne	Ce qu’on y met	Exemple
Réf.	Un code interne, facultatif	PEI-01
Désignation	La prestation ou le produit, en clair	Peinture murs, 2 couches, blanc mat
Quantité	Le nombre d’unités	35
Unité	m², ml, heure, pièce, forfait	m²
Prix unitaire HT	Le prix d’une unité	18,00 €
Total HT	Quantité × prix unitaire	630,00 €

Si vous avez des taux de TVA différents sur un même devis, ajoutez une colonne « Taux TVA ». C’est fréquent chez un électricien qui vend du matériel et de la pose.

Les réglages qui changent tout

• Format monétaire sur les colonnes de prix : clic droit, Format de cellule, Monétaire, deux décimales.
• Mettre sous forme de tableau (onglet Accueil) : les formules s’étendent seules quand vous ajoutez une ligne.
• Bordures discrètes et une ligne d’en-tête en gras. Pas besoin de couleurs criardes.
• Retour à la ligne automatique dans la colonne désignation, pour les descriptions longues.

Le bloc des totaux

Sous le tableau, à droite, trois lignes suffisent : total HT, montant de TVA, total TTC. Si vous accordez une remise, ajoutez-la avant le total HT, en montant ou en pourcentage, et affichez-la clairement.

L’erreur classique

Des descriptions trop vagues. « Travaux salle de bain » ne veut rien dire pour le client. « Dépose ancienne baignoire et évacuation des gravats » se comprend tout de suite et évite les discussions à la fin du chantier.

Comment calculer un devis sur Excel ?

Multipliez la quantité par le prix unitaire sur chaque ligne, additionnez avec SOMME pour le total HT, calculez la TVA sur ce total, puis ajoutez-la pour obtenir le TTC.

Les calculs d’un devis tiennent en quatre formules. Le tout est de les placer une fois, correctement, puis de ne plus y toucher.

Les formules de base

Imaginons un tableau où la quantité est en colonne C, le prix unitaire en D et le total en E, de la ligne 10 à la ligne 30.

• Total d’une ligne : en E10, tapez =C10*D10, puis tirez la formule vers le bas.
• Total HT : =SOMME(E10:E30).
• TVA : =E32*20% si votre total HT est en E32 et votre taux à 20 %.
• Total TTC : =E32+E33.

Arrondir proprement

Une TVA peut donner des centimes à rallonge. Excel affiche 125,40 € mais garde 125,4036 en mémoire. Sur plusieurs lignes, les écarts s’additionnent. Utilisez =ARRONDI(C10*D10;2) pour arrondir au centime réel.

Gérer plusieurs taux de TVA

Dans le bâtiment, un même devis peut mélanger des taux. Les règles dépendent du type de travaux et du logement : vérifiez-les sur la page officielle des taux de TVA applicables en France. Dans Excel, ajoutez une colonne taux et utilisez SOMME.SI pour additionner les montants par taux.

Exemple : =SOMME.SI(F10:F30;20%;E10:E30) donne le total HT soumis à 20 %.

Le cas du micro-entrepreneur

Si vous êtes en franchise de TVA, pas de ligne TVA. Le total HT est le total à payer. Ajoutez la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Remise et acompte

• Remise en pourcentage : =E32*10%, puis soustrayez-la du total HT.
• Acompte : =E34*30% pour un acompte de 30 % du TTC, affiché sous le total.

Un boulanger qui chiffre un buffet, un menuisier qui chiffre une cuisine : les formules sont les mêmes. Seuls les intitulés changent.

Comment faire un devis automatisé sur Excel ?

Créez un onglet avec vos prestations et leurs prix, puis utilisez des listes déroulantes et la fonction RECHERCHEX pour que la désignation choisie remplisse seule le prix.

Un devis automatisé sur Excel, c’est un devis où vous tapez le moins possible. Vous choisissez une prestation dans une liste, et le prix se remplit tout seul.

Étape 1 : la bibliothèque de prix

Créez un deuxième onglet, nommé par exemple « Tarifs ». Trois colonnes : code, désignation, prix unitaire HT. Un plombier y mettra « remplacement mitigeur », « débouchage canalisation », « déplacement ». Quand vos prix changent, vous modifiez cet onglet, et tous vos futurs devis suivent.

Étape 2 : les listes déroulantes

Dans la colonne désignation de votre devis, sélectionnez les cellules. Puis : onglet Données, Validation des données, Autoriser « Liste », et pointez vers la colonne des désignations de l’onglet Tarifs. Plus de faute de frappe, plus d’oubli.

Étape 3 : le prix qui se remplit seul

Dans la colonne prix unitaire, utilisez RECHERCHEX (ou RECHERCHEV sur les anciennes versions) :

=RECHERCHEX(B10;Tarifs!B:B;Tarifs!C:C;"")

Excel cherche la désignation choisie et renvoie le prix correspondant. Le dernier argument laisse la case vide si la ligne n’est pas remplie.

Étape 4 : protéger le modèle

Onglet Révision, Protéger la feuille. Laissez modifiables uniquement les cellules de saisie. Ainsi, impossible d’effacer une formule par erreur un soir de fatigue.

Ce qu’Excel ne fait pas bien

• La numérotation automatique : il faut la gérer à la main ou avec une macro, fragile.
• L’envoi et la relance du client.
• La transformation du devis signé en facture.

Pour aller plus loin, des outils savent générer le devis, l’envoyer, relancer le client et préparer la facture sans ressaisie. C’est exactement ce que fait notre service pour automatiser vos devis et factures, branché sur vos outils actuels.

Comment faire un devis quantitatif sur Excel ?

Un devis quantitatif détaille chaque poste avec sa quantité mesurée et son unité. Sur Excel, on crée un onglet de métré dont les résultats alimentent automatiquement le devis.

Un devis quantitatif, aussi appelé détail quantitatif estimatif, chiffre chaque poste à partir de mesures réelles. On ne dit pas « carrelage cuisine : forfait ». On dit « carrelage sol : 14,5 m² à tel prix ».

C’est le format attendu sur beaucoup de chantiers, et il rassure le client : il voit d’où vient chaque montant.

Les unités courantes

Unité	Usage	Exemple
m²	Surfaces	Peinture, carrelage, isolation
ml (mètre linéaire)	Longueurs	Plinthes, gouttières, câblage
m³	Volumes	Béton, terrassement
u (unité)	Pièces	Prises, radiateurs, fenêtres
h	Temps	Main-d’œuvre au temps passé
forfait (ft)	Ensemble non détaillable	Nettoyage de fin de chantier

Construire l’onglet métré

Créez un onglet « Métré ». Pour chaque pièce, notez les dimensions : longueur, largeur, hauteur. Une formule calcule la surface.

Exemple pour les murs d’une chambre : =(longueur+largeur)*2*hauteur, moins les ouvertures. Une porte de 0,83 × 2,04 m, une fenêtre de 1,20 × 1,35 m : on les soustrait.

Relier le métré au devis

Dans la colonne quantité du devis, ne tapez pas le chiffre. Pointez vers la cellule du métré : =Métré!F12. Si une mesure change, le devis se corrige seul.

Les bonnes pratiques

• Arrondissez les quantités à la décimale qui a du sens : une surface au dixième de m², pas au millième.
• Prévoyez la perte : un carreleur ajoute souvent une marge de coupe, affichée ou intégrée au prix.
• Gardez le métré pour vous : le client reçoit le devis, pas forcément vos calculs intermédiaires.

Ce format convient aussi hors bâtiment. Un paysagiste chiffre ses m² de gazon et ses ml de bordure exactement de la même façon.

Comment faire un devis bâtiment sur Excel ?

Organisez le devis par lots (démolition, plomberie, électricité…), chiffrez chaque poste avec quantités et prix, ajoutez TVA, acompte et assurance décennale, puis exportez en PDF.

Le devis bâtiment est le plus exigeant. Plus de lignes, plus de mentions, plus de risques en cas d’oubli. Excel tient la route, à condition d’être rigoureux.

Organiser par lots

Regroupez les postes par corps de métier ou par étape. Pour une rénovation de salle de bain :

• Lot 1 : dépose (ancienne baignoire, faïence, évacuation des gravats) ;
• Lot 2 : plomberie (alimentation, évacuation, receveur, robinetterie) ;
• Lot 3 : électricité (prises, éclairage, ventilation) ;
• Lot 4 : revêtements (carrelage sol, faïence murale, joints).

Chaque lot a son sous-total, puis vient le total général. Une ligne de titre en gras par lot, et une formule SOMME par sous-total.

Calculer son prix de vente

Beaucoup d’artisans partent du déboursé sec : matériaux plus temps de main-d’œuvre au coût réel. Ils appliquent ensuite un coefficient pour couvrir les frais généraux et la marge. Dans Excel, une colonne cachée « déboursé » et une cellule « coefficient » suffisent. Le prix de vente se calcule seul.

Les éléments propres au bâtiment

• Les taux de TVA réduits, selon la nature des travaux et l’âge du logement, avec l’attestation du client si elle est requise.
• L’assurance décennale : nom de l’assureur et zone géographique couverte, pour les travaux concernés.
• Les dates de début et la durée estimée des travaux.
• L’acompte et l’échéancier de paiement.
• Les frais de déplacement, s’ils sont facturés.

L’erreur qui coûte cher

Oublier un poste. L’évacuation des gravats, la protection des sols, le nettoyage. Gardez une liste de contrôle dans un onglet du modèle, et passez-la en revue avant chaque envoi.

Pour le détail du chiffrage et toutes les mentions propres aux chantiers, consultez notre page sur le devis de travaux dans le bâtiment.

Comment faire un devis sur Excel en PDF ?

Réglez la zone d'impression, vérifiez l'aperçu, puis passez par Fichier, Exporter ou Enregistrer sous, et choisissez le format PDF. Le devis devient lisible partout et non modifiable.

Envoyer un devis en fichier Excel, c’est l’exposer aux modifications et aux problèmes d’affichage. Le PDF règle les deux : il s’ouvre sur tous les téléphones et garde votre mise en page.

Préparer la mise en page

1. Sélectionnez la zone du devis, de l’en-tête aux conditions.
2. Onglet Mise en page, Zone d’impression, Définir.
3. Dans Mise en page, choisissez Ajuster à 1 page en largeur. La hauteur peut aller sur plusieurs pages si le devis est long.
4. Réglez les marges et centrez horizontalement.
5. Pour un devis long, répétez la ligne d’en-tête du tableau sur chaque page (Imprimer les titres).
6. Ajoutez un pied de page avec « Page 1 sur 2 ».

Exporter en PDF

Sur Windows : Fichier, Exporter, Créer un document PDF/XPS. Ou Enregistrer sous, puis choisissez PDF dans la liste des formats. Microsoft détaille les options dans sa page d’aide pour enregistrer un fichier Office au format PDF.

Sur Mac : Fichier, Exporter, format PDF, ou Imprimer puis « Enregistrer au format PDF ».

Nommer et ranger le fichier

Adoptez une règle fixe : Devis-2025-042-Durand-SDB.pdf. Numéro, nom du client, objet. Vous retrouvez n’importe quel devis en quelques secondes.

Gardez à côté le fichier Excel source, dans un dossier par année. Le PDF part chez le client, l’Excel reste chez vous.

Envoyer et suivre

Un e-mail court, avec le PDF en pièce jointe, une phrase de rappel de la prestation et la date de validité. Pensez à noter quand relancer. Si vous voulez rester présent auprès de vos clients au-delà du devis, notre guide pour démarrer l’emailing quand on est artisan montre comment garder le contact sans être insistant.

Quelles mentions doit contenir un devis fait sur Excel ?

Un devis doit indiquer la date, vos coordonnées et celles du client, le détail des prestations avec quantités et prix, les totaux HT et TTC, la TVA et la durée de validité.

Excel ne vérifie pas vos mentions. C’est à vous de les intégrer une fois pour toutes dans le modèle. La fiche de la DGCCRF sur le devis détaille les règles officielles.

Les mentions à prévoir

• La date du devis et sa durée de validité.
• Votre identité : nom ou raison sociale, adresse, numéro SIREN, et votre immatriculation selon votre statut.
• L’identité du client : nom et adresse.
• Le détail de chaque prestation : désignation, quantité, prix unitaire.
• Les frais de déplacement, le cas échéant.
• Le total HT, le ou les taux de TVA, le montant de TVA et le total TTC.
• La date de début et la durée estimée des travaux ou de la prestation.
• Le caractère gratuit ou payant du devis.
• Les conditions de paiement : acompte, échéances, pénalités de retard pour les clients professionnels.

Selon votre activité

• Micro-entrepreneur en franchise : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
• Artisan du bâtiment : les coordonnées de l’assurance professionnelle obligatoire, comme la décennale.
• Profession réglementée : un avocat ou un architecte ajoute les références propres à sa profession.

La zone de signature

En bas du devis, prévoyez un cadre : « Bon pour accord », date, nom et signature du client. Une fois signé, le devis engage les deux parties.

Astuce Excel

Regroupez toutes les mentions fixes dans une zone verrouillée du modèle. Vous ne remplissez que les cases variables. Une mention ne peut plus disparaître parce que vous avez supprimé une ligne par mégarde.

Peut-on faire un devis sur Word ?

Oui, un devis sur Word est valable s'il contient les mentions obligatoires. Mais les calculs y sont manuels, ce qui augmente le risque d'erreur dès qu'il y a plusieurs lignes.

Word est souvent le premier réflexe : on sait s’en servir, la mise en page est jolie. Pour un devis court, ça fonctionne. Pour un devis chiffré ligne par ligne, c’est plus risqué.

Word ou Excel : la comparaison

Critère	Word	Excel
Mise en page	Très souple	Plus rigide, à régler
Calculs	Manuels ou très limités	Automatiques
Texte long (conditions)	Confortable	Moins pratique
Risque d’erreur de calcul	Élevé	Faible si le modèle est juste
Ajout d’une ligne	Il faut tout recalculer	Les totaux suivent seuls

Quand Word suffit

• Un devis à une ou deux lignes : un avocat qui propose un forfait d’honoraires, un photographe qui chiffre une séance.
• Une proposition commerciale très rédigée, où le prix tient en une ligne à la fin.

Quand Excel s’impose

• Plusieurs lignes, quantités et prix unitaires : un électricien, un carreleur, un traiteur.
• Plusieurs taux de TVA sur un même document.
• Des devis fréquents à partir d’une base de prix.

La solution mixte

Certains font les calculs dans Excel et la présentation dans Word. C’est possible, mais vous recopiez les chiffres, et une recopie est une source d’erreur. Mieux vaut soigner la mise en page directement dans Excel : fusion de cellules pour l’en-tête, logo inséré, police sobre.

Word propose bien des formules dans ses tableaux, mais elles ne se mettent pas à jour seules. Si vous changez une quantité, il faut penser à actualiser le champ. C’est précisément le genre d’oubli qui finit en devis faux.

Quelles sont les limites d’Excel pour faire ses devis ?

Excel calcule bien, mais ne numérote pas seul, ne suit pas les devis envoyés, ne relance pas le client et ne transforme pas un devis signé en facture.

Excel est un très bon outil de départ. Ses limites apparaissent quand l’activité grandit. Mieux vaut les connaître pour savoir quand changer.

Les limites au quotidien

• La numérotation : vous devez retenir le dernier numéro utilisé. Deux devis avec le même numéro, c’est vite arrivé.
• Les versions : « devis_Martin_v2_final_bis.xlsx ». Au bout de quelques mois, on ne sait plus lequel a été envoyé.
• Le suivi : quels devis sont en attente, acceptés, refusés ? Excel ne vous le dit pas, sauf à tenir un tableau à part.
• Les relances : rien ne vous prévient qu’un devis de trois semaines attend toujours une réponse.
• La facture : une fois le devis signé, vous ressaisissez tout dans un autre fichier.
• Les formules cassées : une cellule écrasée, une ligne ajoutée hors du tableau, et le total est faux sans que rien ne s’affiche.

Les limites à venir

La réforme de la facturation électronique se déploie progressivement entre entreprises à partir de 2026, selon leur taille. Elle concerne les factures, pas les devis. Mais une facture faite sous Excel puis exportée en PDF ne répondra plus aux exigences. Si votre devis et votre facture vivent dans le même outil, mieux vaut anticiper.

Les alternatives gratuites

Avant de payer un logiciel, il existe des solutions intermédiaires. Google Sheets fonctionne comme Excel, gratuitement et en ligne. Des outils de devis en ligne guident aussi la saisie des mentions. Nous les avons passés en revue dans notre comparatif pour faire un devis en ligne gratuitement.

Le vrai coût caché

Le temps. Un devis Excel prend souvent plus longtemps qu’on ne le croit : retrouver le bon modèle, vérifier, exporter, envoyer, noter la relance. Multipliez par le nombre de devis du mois, et vous saurez si Excel vous coûte vraiment moins cher.

Quand passer d’Excel à un logiciel ou à une automatisation ?

Passez à un logiciel ou à une automatisation quand vous faites plusieurs devis par semaine, que vous oubliez des relances ou que vous ressaisissez vos devis en factures.

Il n’y a pas de règle unique. Mais certains signes ne trompent pas. Si vous en reconnaissez deux ou trois, Excel vous freine.

Les signaux d’alerte

• Vous passez plus d’une heure par semaine sur vos devis.
• Vous avez déjà envoyé un devis avec une erreur de total ou une ligne oubliée.
• Vous ne savez plus quels devis attendent une réponse.
• Vous ressaisissez chaque devis accepté pour faire la facture.
• Vous voulez faire signer en ligne sans imprimer ni scanner.
• Un associé ou un salarié doit faire des devis avec vous.

Les trois options

Option	Pour qui	Ce qu’elle apporte
Garder Excel, bien rangé	Quelques devis par mois	Coût nul, contrôle total
Logiciel de devis et factures	Rythme régulier	Numérotation, suivi, devis transformé en facture
Automatisation	Volume important ou process spécifique	Envoi, relances et suivi sans intervention

Pour choisir un logiciel adapté aux chantiers, lisez notre sélection de logiciels de devis et factures pour artisan du bâtiment. Si vous êtes commerçant ou TPE hors bâtiment, notre page pour bien choisir son logiciel de facturation vous aidera à trier les critères.

Remettre de l’ordre, sans tout casser

Changer d’outil fait peur. On craint de perdre ses habitudes ou ses données. En pratique, on reprend votre base de prix, vos mentions et votre mise en page, puis on les installe dans le nouvel outil.

C’est la même logique que pour un site internet : on garde ce qui marche, on range le reste. Nous l’avons fait par exemple pour l’Armurerie NéA, boutique en ligne dont le site a été remis au propre, avec un catalogue photo, Google Shopping et un blog réorganisé.

Si vous hésitez, commencez simple : un modèle Excel propre aujourd’hui, et un point dans six mois sur le temps passé.