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Prospection commerciale et CNIL : les règles RGPD à connaître ✅

Mis à jour le Par Alain Houessou17 min de lecture

Vous voulez trouver de nouveaux clients par e-mail, par téléphone ou par courrier, sans risquer d'ennuis avec la CNIL ? Vous ne savez pas très bien ce qui est permis, et vous n'avez pas le temps de lire des textes de loi. Réservez un appel de 15 minutes : on regarde ensemble votre façon de prospecter et ce qu'il faut ajuster.

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Table des matières
  1. Que dit la CNIL sur la prospection commerciale ?
  2. Quelles règles du RGPD s’appliquent à la prospection commerciale ?
  3. Peut-on envoyer un e-mail ou un SMS de prospection à un particulier sans son accord ?
  4. Quelles règles pour prospecter des professionnels par e-mail ?
  5. Comment prospecter par téléphone sans enfreindre la loi ?
  6. Le courrier postal de prospection est-il soumis aux mêmes règles ?
  7. Peut-on acheter ou louer un fichier de prospection ?
  8. Quelle durée de conservation des données de prospection ?
  9. Que doit contenir un message de prospection conforme ?
  10. Peut-on prospecter sur LinkedIn ou à partir des contacts de son site ?
  11. Que risque une TPE qui ne respecte pas les règles de la CNIL ?
  12. Existe-t-il des façons de trouver des clients qui demandent moins de précautions ?
  13. Comment mettre sa prospection en conformité, étape par étape ?

🧠 Votre prospection est-elle prête côté CNIL ?

📊 Les règles de prospection selon le canal et la cible

CanalVers un particulierVers un professionnelCe qu'il faut toujours prévoir
E-mailAccord préalable obligatoire (sauf client existant, produits proches)Pas d'accord préalable, message lié à son métierIdentité claire, lien de désinscription
SMS / messagerieAccord préalable obligatoire (même logique que l'e-mail)Pas d'accord préalable, message lié à son métierMoyen simple de refuser, par exemple « STOP »
TéléphoneListe vérifiée par Bloctel, horaires encadrés, règles qui se durcissentPossible, en respectant un refusSe présenter dès le début, noter les refus
Courrier postalPossible, la personne peut s'y opposerPossible, la personne peut s'y opposerMentionner comment ne plus recevoir de courrier
Fichier acheté ou louéSeulement si les personnes ont accepté d'être contactées par des partenairesVérifier l'origine et la fraîcheur des donnéesContrat avec le vendeur, origine indiquée au premier contact

Que dit la CNIL sur la prospection commerciale ?

La CNIL autorise la prospection commerciale, mais avec des règles : informer la personne, respecter son refus, et obtenir son accord préalable pour les e-mails et SMS aux particuliers.

La CNIL, c’est le gendarme des données personnelles en France. Elle ne vous interdit pas de chercher des clients. Elle vous demande de le faire proprement.

Sa position tient en trois idées simples :

  • La personne doit savoir qui la contacte, pourquoi, et d’où viennent ses coordonnées.
  • La personne peut dire non à tout moment, gratuitement et facilement.
  • Pour certains canaux, il faut son accord avant même le premier message.

Tout dépend du canal et de la cible

Les règles ne sont pas les mêmes selon que vous écrivez à un particulier ou à une entreprise. Elles changent aussi selon le moyen utilisé : e-mail, SMS, téléphone ou courrier.

Canal Particulier Professionnel
E-mail, SMS Accord préalable Information et droit de refuser
Téléphone Bloctel et horaires encadrés Droit de refuser
Courrier Droit de refuser Droit de refuser

Un exemple concret. Un menuisier qui envoie un e-mail à un architecte pour proposer ses agencements sur mesure est dans les clous, s’il se présente et propose de se désinscrire. Le même menuisier qui envoie un e-mail à des particuliers trouvés sur un annuaire ne l’est pas.

La CNIL détaille ces règles sur sa page consacrée à la prospection commerciale par courrier électronique. Elle reste la référence à consulter en cas de doute.

Ces règles ne sont pas là pour vous bloquer. Elles évitent surtout de froisser des gens qui pourraient devenir vos clients. Pour la méthode d’ensemble, de la cible au premier rendez-vous, lisez notre guide sur la prospection commerciale quand on est une TPE.

Quelles règles du RGPD s’appliquent à la prospection commerciale ?

Le RGPD impose de collecter seulement les données utiles, d'informer les personnes, de respecter leurs droits, de sécuriser le fichier et de tenir un registre simple de vos traitements.

Le RGPD, c’est le règlement européen sur la protection des données, appliqué depuis 2018. Il s’applique dès que vous gardez des informations sur une personne identifiable : nom, e-mail, téléphone, adresse.

Une raison valable de traiter les données

Le RGPD demande une « base légale », c’est-à-dire une justification. En prospection, il y en a deux principales :

  • L’intérêt légitime : vous avez une raison commerciale normale de contacter cette personne, et elle peut s’y attendre. C’est souvent le cas entre professionnels.
  • Le consentement : la personne a dit oui, clairement. C’est la règle pour les e-mails et SMS aux particuliers.

Les grands principes à respecter

  • Ne garder que l’utile. Un plombier n’a pas besoin de la date de naissance d’un syndic pour lui proposer un contrat d’entretien.
  • Informer. Dire qui vous êtes, ce que vous faites des données, combien de temps vous les gardez.
  • Respecter les droits. Chaque personne peut demander à voir ses données, les corriger, les faire effacer ou refuser la prospection.
  • Sécuriser. Un fichier clients sur une clé USB qui traîne, c’est un risque.
  • Limiter la durée. On ne garde pas un prospect indéfiniment.

Le registre des traitements

C’est un document qui liste ce que vous faites avec les données. Pour une TPE, un tableau d’une page suffit souvent : quel fichier, pour quoi faire, quelles données, combien de temps, qui y a accès.

Prenons un coiffeur qui garde les numéros de ses clientes pour leur rappeler leurs rendez-vous. Il traite des données personnelles. S’il veut aussi leur envoyer des promotions, c’est un second usage, à noter et à encadrer.

Vous n’avez pas besoin d’un juriste pour démarrer. Il vous faut surtout de l’ordre et du bon sens.

Peut-on envoyer un e-mail ou un SMS de prospection à un particulier sans son accord ?

Non, en règle générale. Un particulier doit avoir accepté clairement avant de recevoir vos e-mails ou SMS commerciaux, sauf s'il est déjà client et que l'offre est proche de ses achats.

Pour les particuliers, la règle s’appelle l’« opt-in » : la personne doit dire oui avant. Sans cet accord, l’envoi est interdit, même s’il s’agit d’une seule promotion.

Ce qui compte comme un vrai accord

  • Une case à cocher non pré-cochée, du type « J’accepte de recevoir les offres de la boutique ».
  • Une case séparée des conditions de vente. Accepter les conditions ne veut pas dire accepter la publicité.
  • Un accord dont vous pouvez garder la trace : date, formulaire, texte affiché.

Ce qui ne compte pas : une carte de visite laissée sur le comptoir, un e-mail trouvé sur un site, une case déjà cochée, un silence.

L’exception du client existant

Vous pouvez écrire à un client sans nouvel accord, à trois conditions :

  1. il vous a donné son adresse lors d’un achat ou d’une prestation ;
  2. vous lui proposez des produits ou services proches de ceux qu’il a déjà achetés ;
  3. il a été informé dès le départ et a pu refuser facilement.

Exemple : une cliente achète des soins capillaires chez son coiffeur. Le salon peut lui envoyer ses offres sur les soins, si elle a été prévenue et a pu refuser. Le salon ne peut pas transmettre son adresse à l’institut de beauté voisin.

Et WhatsApp ou Messenger ?

Ces messageries suivent la même logique que l’e-mail et le SMS. Un message commercial non sollicité à un particulier reste un message non sollicité.

Un gîte qui envoie chaque hiver ses dates d’ouverture à ses anciens vacanciers, prévenus lors de leur réservation, reste dans le cadre. Pour voir à quoi ressemblent des campagnes bien construites, parcourez nos exemples de campagnes de prospection commerciale.

Quelles règles pour prospecter des professionnels par e-mail ?

Entre professionnels, l'accord préalable n'est pas exigé. Il faut informer la personne, lui permettre de refuser facilement, et proposer une offre liée à son métier.

En B2B (d’entreprise à entreprise), la règle est plus souple. On parle d’« opt-out » : vous pouvez écrire sans accord préalable, mais la personne doit pouvoir dire stop.

Les trois conditions à respecter

  • Informer la personne, au moment où vous récupérez son adresse, qu’elle pourra recevoir vos offres.
  • Lui permettre de refuser, simplement et gratuitement, dans chaque message.
  • Parler de son métier. L’offre doit avoir un lien avec sa profession.

Le lien avec le métier, en pratique

Situation Conforme ?
Un éditeur de logiciel de caisse écrit à un boulanger Oui
Un expert-comptable propose ses services à un restaurateur Oui
Une agence de voyages vend des séjours au gérant, sur son adresse pro Non, l’offre est personnelle

Adresse générique ou adresse nominative

Une adresse du type contact@ ou accueil@ désigne l’entreprise, pas une personne. La CNIL considère qu’elle ne relève pas des mêmes règles qu’une adresse personnelle.

Une adresse prénom.nom@entreprise.fr, elle, est une donnée personnelle. Le RGPD s’applique pleinement : information, droit de refuser, durée de conservation.

Les erreurs fréquentes

  • Envoyer le même message à tout le monde, sans lien avec le métier visé.
  • Oublier le lien de désinscription parce que « c’est entre pros ».
  • Continuer d’écrire à quelqu’un qui a demandé d’arrêter.

Un avocat qui propose une permanence en droit du travail aux dirigeants de PME de sa ville fait une prospection B2B classique. Il reste conforme s’il cible bien et respecte les refus.

Si vous voulez une prospection B2B ciblée et propre sans y passer vos soirées, notre service de prospection B2B pour TPE s’en charge avec vous.

Comment prospecter par téléphone sans enfreindre la loi ?

Vers les particuliers, il faut faire vérifier sa liste par Bloctel, appeler aux horaires autorisés et suivre la loi, qui prévoit un accord préalable. Vers les professionnels, respectez simplement les refus.

Le téléphone est le canal le plus encadré pour les particuliers. Les règles ont changé ces dernières années et continuent d’évoluer.

Bloctel, la liste d’opposition

Bloctel est la liste officielle où les particuliers s’inscrivent pour ne plus être démarchés. Avant d’appeler des particuliers, vous devez faire passer votre fichier par Bloctel pour retirer les inscrits. Exception : les personnes avec qui vous avez un contrat en cours.

Le fonctionnement est expliqué sur la fiche officielle consacrée au démarchage téléphonique et à la liste Bloctel.

Des horaires et une fréquence limités

Pour les particuliers, les appels de prospection sont encadrés :

  • du lundi au vendredi, de 10 h à 13 h et de 14 h à 20 h ;
  • jamais le samedi, le dimanche ni les jours fériés ;
  • pas plus de quatre sollicitations sur trente jours pour une même personne.

Une règle qui se durcit

Une loi votée en 2025 prévoit que le démarchage téléphonique des particuliers passe à l’accord préalable, à partir d’août 2026. Concrètement, il faudra que la personne ait accepté d’être appelée. Vérifiez la date et les modalités exactes sur les sites officiels avant de lancer une campagne.

Vers les professionnels

Bloctel protège les consommateurs, pas les entreprises sur leur ligne pro. Vous pouvez appeler un gérant de garage ou une pharmacienne pour une offre liée à leur activité. En revanche, un « ne me rappelez plus » doit être noté et respecté.

Les bons réflexes au bout du fil

  • Présentez-vous et dites pourquoi vous appelez dès les premières secondes.
  • Ne masquez pas votre numéro.
  • Notez chaque refus dans votre fichier, tout de suite.

Pour la méthode d’appel elle-même, du script à la prise de rendez-vous, consultez notre guide de prospection téléphonique pour décrocher des rendez-vous.

Le courrier postal de prospection est-il soumis aux mêmes règles ?

Le courrier postal nominatif est permis sans accord préalable, pour les particuliers comme pour les professionnels. La personne doit être informée et pouvoir refuser facilement d'en recevoir d'autres.

Le courrier postal est le canal le plus souple. Il entre dans le régime du droit d’opposition : vous pouvez écrire, la personne peut dire stop.

Ce qui reste obligatoire

  • L’information. Indiquer qui vous êtes et d’où vient l’adresse, surtout si elle provient d’un fichier loué.
  • Le moyen de refuser. Une phrase simple suffit : « Pour ne plus recevoir nos courriers, écrivez-nous à… ou appelez le… ».
  • Le respect du refus. Une personne qui a dit non sort du fichier d’envoi, durablement.

Courrier adressé ou prospectus ?

Une lettre à votre nom, dans votre boîte, est un courrier nominatif : il repose sur des données personnelles, donc le RGPD s’applique.

Un prospectus glissé dans toutes les boîtes d’une rue ne vise personne en particulier. Il n’utilise pas de fichier, mais il doit respecter l’autocollant « Stop Pub » et les règles locales.

Des exemples par métier

  • Un paysagiste écrit aux syndics de copropriété de sa ville pour proposer un contrat d’entretien des espaces verts.
  • Un caviste envoie à ses clients fidèles l’invitation à sa dégustation de fin d’année.
  • Un cabinet d’architecte écrit aux agences immobilières pour proposer des visites conseil avant achat.

Dans les trois cas, le courrier est conforme s’il identifie l’expéditeur et propose une façon simple de ne plus rien recevoir.

Le courrier a une vraie place en TPE

Il est souvent mieux lu qu’un e-mail, et moins encadré. Il coûte plus cher à l’envoi, donc il pousse à mieux cibler. C’est plutôt une bonne chose.

Pour rédiger une lettre qui donne envie de vous répondre, partez de notre modèle de lettre de prospection commerciale, à adapter à votre métier.

Peut-on acheter ou louer un fichier de prospection ?

Oui, c'est permis, mais vous restez responsable. Vérifiez l'origine des données, l'accord des personnes pour être contactées par des partenaires, leur fraîcheur, et indiquez la source au premier contact.

Acheter ou louer un fichier n’est pas interdit. Mais si les données ont été mal collectées, c’est vous qui envoyez les messages, donc vous qui prenez le risque.

Les questions à poser au vendeur

  • D’où viennent les contacts ? Formulaire, jeu-concours, annuaire, site partenaire ?
  • Pour les particuliers, ont-ils accepté d’être contactés par des partenaires ? L’accord doit être clair, et la liste des partenaires accessible.
  • Quand les données ont-elles été collectées ? Un fichier de cinq ans est souvent périmé, et parfois non conforme.
  • Les téléphones ont-ils été vérifiés par Bloctel ? Si vous comptez appeler des particuliers.
  • Le contrat précise-t-il les responsabilités ? Un vendeur sérieux s’engage par écrit.

Le cas B2B

Pour un fichier d’entreprises, les exigences sont moins lourdes. Vérifiez quand même que les contacts correspondent à des fonctions réelles et que les adresses nominatives ont été collectées proprement. Un fichier de dirigeants de restaurants pour vendre une solution de réservation, c’est cohérent. Un fichier « toutes entreprises de France », beaucoup moins.

Au premier message

Indiquez d’où vient l’adresse : « Vos coordonnées nous ont été transmises par… ». Proposez tout de suite un moyen de refuser.

Les signaux d’alerte

  • Un prix très bas pour des milliers de contacts « qualifiés ».
  • Aucune réponse claire sur l’origine des données.
  • Des adresses manifestement récupérées sur des sites web, en masse.

Un fichier douteux vous expose aux plaintes et vous fait passer pour un spammeur. Mieux vaut cent bons contacts que dix mille inconnus.

Pour comparer les sources possibles, des annuaires publics aux fichiers payants, lisez notre guide pour trouver une base de données de prospection.

Quelle durée de conservation des données de prospection ?

La CNIL recommande de garder les données d'un prospect trois ans au plus, à compter de la collecte ou du dernier contact venant de lui. Ensuite, on supprime ou on redemande son accord.

Garder un prospect « au cas où » pendant dix ans n’est pas permis. Le RGPD demande une durée limitée, fixée à l’avance.

Les durées de référence

Situation Durée recommandée Point de départ
Prospect qui n’a jamais acheté 3 ans maximum Collecte ou dernier contact venant de lui
Client, pour la prospection Durée de la relation, puis 3 ans Fin de la relation commerciale
Personne qui a refusé la prospection 3 ans au moins sur la liste d’opposition Date du refus

Le « dernier contact venant de lui » compte vraiment : une réponse à un e-mail, une demande de devis, un clic sur un lien, une visite en boutique notée. Un e-mail que vous lui envoyez et qu’il ignore ne relance pas le compteur.

Ces repères sont rappelés sur la page de la CNIL dédiée aux durées de conservation des données.

La liste des refus, un cas à part

Quand quelqu’un vous dit stop, vous ne supprimez pas tout. Vous gardez au minimum son adresse ou son numéro dans une liste de refus. Sinon, il risque de revenir dans un futur fichier, et vous de le recontacter par erreur.

Avant de supprimer, une dernière question

À l’approche des trois ans, vous pouvez écrire une fois au prospect : « Voulez-vous continuer à recevoir nos nouvelles ? ». S’il répond oui, le compteur repart. Sans réponse, vous supprimez ou rendez les données anonymes.

En pratique, pour une TPE

  • Ajoutez une colonne « date du dernier contact » dans votre fichier.
  • Faites le tri une fois par trimestre, à date fixe.
  • Notez dans votre registre la durée choisie pour chaque fichier.

Un électricien qui garde ses devis non signés peut ainsi relancer ses prospects pendant trois ans, puis faire le ménage sans se poser de questions.

Que doit contenir un message de prospection conforme ?

Un message conforme indique clairement l'expéditeur, l'objet commercial, l'origine des coordonnées si besoin, et propose un moyen simple et gratuit de ne plus être contacté.

Un message conforme n’est pas un message plus froid. C’est un message honnête, qui inspire confiance.

Pour un e-mail

  • Un expéditeur identifiable : le nom de votre entreprise, pas une adresse anonyme.
  • Un objet qui ne trompe pas. « Votre colis est bloqué » pour vendre un service, c’est interdit et contre-productif.
  • Le caractère commercial clair du message.
  • Un lien de désinscription visible, qui marche en un clic, sans créer de compte.
  • Un lien vers votre politique de confidentialité, la page qui explique ce que vous faites des données.
  • L’origine des coordonnées, si elles viennent d’un fichier tiers.

Pour un SMS

Le SMS est court, mais les règles restent les mêmes. Indiquez votre nom commercial et un moyen de refuser, souvent la mention « STOP » suivie d’un numéro.

Pour un appel

Dans les premières secondes : votre prénom, votre entreprise, la raison de l’appel. Si la personne demande d’où vient son numéro, répondez franchement.

Pour un courrier

Vos coordonnées complètes et une phrase pour ne plus recevoir vos envois. Une adresse e-mail ou un numéro suffit.

Un exemple d’e-mail B2B propre

Bonjour Madame Martin, je suis Paul, de la Boulangerie des Halles. Nous livrons des viennoiseries aux hôtels du centre-ville chaque matin. Seriez-vous ouverte à un échantillon gratuit cette semaine ? Si ce sujet ne vous concerne pas, répondez « non merci » et je ne vous écrirai plus.

Court, clair, lié au métier, avec une sortie simple. C’est à la fois conforme et efficace.

La désinscription doit être traitée vite

Un refus reçu doit être pris en compte rapidement. Un outil d’envoi d’e-mails le fait automatiquement. Pour un fichier tenu à la main, notez le refus le jour même.

Peut-on prospecter sur LinkedIn ou à partir des contacts de son site ?

Oui, avec prudence. Un message personnalisé à un professionnel sur LinkedIn est acceptable. L'extraction de contacts en masse est risquée, et un formulaire de devis ne vaut pas accord publicitaire.

Les contacts ne viennent pas toujours d’un fichier. Ils arrivent aussi par les réseaux, les salons ou votre propre site. Chaque source a ses règles.

LinkedIn et les réseaux professionnels

Envoyer un message personnalisé à un dirigeant pour une offre liée à son activité suit la logique B2B. Respectez simplement ses refus.

Ce qui pose problème :

  • extraire des profils en masse avec des outils automatiques, souvent contraire aux conditions de la plateforme ;
  • copier les e-mails trouvés sur les profils pour les mettre dans une campagne d’e-mails ;
  • envoyer des dizaines de messages identiques sans lien avec le métier des destinataires.

Les formulaires de votre site

Une demande de devis n’est pas un accord pour recevoir votre newsletter. Pour un particulier, ajoutez une case séparée, non cochée, du type « Je souhaite recevoir vos conseils et offres ».

Pour un professionnel, une phrase d’information sous le formulaire suffit, avec la possibilité de refuser.

Les salons et les cartes de visite

Un exposant récupère les cartes de visite de professionnels venus sur son stand. Il peut les recontacter pour une offre liée à leur métier. Au premier message, il rappelle la rencontre et propose de se désinscrire.

Le fichier clients en caisse

Un fleuriste qui demande l’e-mail de ses clients au moment du paiement doit dire pourquoi. S’il veut envoyer ses offres de la Fête des mères, il le dit et laisse le client refuser. Pour un usage hors des produits achetés, il demande un vrai accord.

Les contacts de votre téléphone

Vos contacts personnels ne sont pas un fichier de prospection. Les inscrire d’office à votre newsletter est une mauvaise idée, même entre amis.

La règle d’or reste la même partout : la personne devait pouvoir s’attendre à votre message.

Que risque une TPE qui ne respecte pas les règles de la CNIL ?

Une TPE risque une mise en demeure, une amende de la CNIL ou de la DGCCRF pour le téléphone, mais aussi des plaintes, des messages classés en spam et une image abîmée.

Beaucoup de patrons pensent que la CNIL ne s’intéresse qu’aux grands groupes. C’est faux : des petites structures sont aussi contrôlées, souvent après une plainte.

Les sanctions possibles

  • Un rappel ou une mise en demeure : la CNIL vous demande de corriger dans un délai donné.
  • Une amende de la CNIL. Le RGPD prévoit des plafonds très élevés, jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial. Pour les petits dossiers, une procédure simplifiée existe, avec des amendes plafonnées à 20 000 €.
  • Une amende de la DGCCRF pour le démarchage téléphonique, notamment en cas d’appel à des inscrits Bloctel. Elle peut atteindre plusieurs dizaines de milliers d’euros pour une personne, davantage pour une société.

Comment les problèmes arrivent

Une personne agacée porte plainte sur le site de la CNIL. Un destinataire signale votre SMS au 33700, le service de signalement des SMS indésirables. Un client mécontent laisse un avis négatif en racontant qu’il est harcelé de messages.

Les risques qu’on oublie

  • Vos e-mails finissent en spam. Les messageries repèrent les envois non désirés et pénalisent l’expéditeur, y compris pour vos vrais clients.
  • Votre nom de domaine peut être mis sur liste noire, et vos devis n’arrivent plus.
  • Votre réputation locale souffre. Dans une petite ville, le démarcheur insistant se fait vite connaître.

Un exemple parlant

Un garage qui envoie des SMS de promotion à tous les numéros relevés sur ses factures, sans prévenir ni proposer de refuser, cumule les erreurs. Un seul signalement peut déclencher des questions.

Le même garage qui prévient ses clients à l’atelier, propose de refuser et ajoute « STOP » dans ses SMS n’a rien à craindre. Il garde en plus de bons rapports avec sa clientèle.

La conformité coûte surtout un peu d’organisation. Le manque de conformité coûte beaucoup plus cher.

Existe-t-il des façons de trouver des clients qui demandent moins de précautions ?

Oui : faire venir les clients à vous. Un site clair, une bonne présence sur Google et de la publicité ciblée attirent des personnes qui vous contactent d'elles-mêmes, sans démarchage.

La prospection va chercher le client. L’autre approche consiste à être trouvé au moment où il cherche. Elle pose beaucoup moins de questions côté CNIL, puisque c’est lui qui fait le premier pas.

Les leviers principaux

  • Un site internet clair, qui explique ce que vous faites, où, et comment vous joindre.
  • Une fiche d’établissement Google complète, pour apparaître quand on cherche votre métier près de chez soi.
  • Des contenus utiles, comme des conseils ou des réponses aux questions fréquentes de vos clients.
  • La publicité en ligne, sur Google ou les réseaux sociaux, pour toucher une cible précise.

Un cas concret

Pour L’Armurerie NéA, boutique en ligne, le travail a porté sur ces fondations : site remis au propre, catalogue photo, Google Shopping, blog réorganisé. Ce sont les clients qui trouvent la boutique, pas l’inverse.

Ce qui reste à surveiller

Attirer des visiteurs ne dispense pas de toute règle :

  • les cookies publicitaires et de mesure demandent l’accord du visiteur, via un bandeau clair ;
  • les formulaires de contact doivent informer sur l’usage des données ;
  • une inscription à votre newsletter doit être volontaire, avec une case non cochée.

Les deux approches se complètent

Un plombier peut être trouvé sur Google par les particuliers en urgence. En parallèle, il prospecte les syndics et les agences immobilières en B2B, avec des règles plus souples. Chaque canal joue son rôle.

Une boutique de prêt-à-porter peut faire venir des visiteurs sur son site par la publicité. Elle leur propose ensuite de s’inscrire, en toute transparence, pour recevoir ses nouveautés.

Pour comparer les formats et les budgets, lisez notre guide sur la publicité en ligne pour une TPE.

Comment mettre sa prospection en conformité, étape par étape ?

Faites l'inventaire de vos fichiers, vérifiez l'origine des contacts, ajoutez information et désinscription, fixez une durée de conservation, tenez un registre, puis faites le tri régulièrement.

Pas besoin de tout refaire en une semaine. Avancez dans l’ordre, une étape à la fois.

1. Faire l’inventaire

Listez tous vos fichiers : tableur de prospects, logiciel de facturation, outil d’e-mails, répertoire du téléphone pro, cartes de visite. Vous serez souvent surpris du nombre.

2. Séparer particuliers et professionnels

Ajoutez une colonne « particulier » ou « pro ». Les règles d’accord ne sont pas les mêmes, il faut pouvoir les distinguer.

3. Vérifier l’origine de chaque contact

Pour chaque groupe, notez d’où il vient : client, salon, formulaire, fichier acheté. Les particuliers sans accord prouvable ne doivent plus recevoir d’e-mails ni de SMS commerciaux.

4. Ajouter l’information partout

  • Une phrase claire sous vos formulaires.
  • Une page « politique de confidentialité » sur votre site.
  • Un mot sur vos devis ou en caisse, si vous collectez des e-mails.

5. Prévoir la désinscription

Un lien dans chaque e-mail, « STOP » dans chaque SMS, une phrase dans chaque courrier. Créez une liste des refus, et consultez-la avant chaque envoi.

6. Fixer les durées de conservation

Trois ans pour les prospects, durée de la relation plus trois ans pour les clients. Notez la date du dernier contact.

7. Tenir un registre simple

Un tableau d’une page : fichier, usage, données, durée, qui y a accès.

8. Sécuriser

Mots de passe solides, accès limité aux personnes qui en ont besoin, pas de fichier clients envoyé par e-mail à tout-va.

9. Faire le tri chaque trimestre

Bloquez une heure dans votre agenda. Supprimez les contacts trop anciens, vérifiez que les refus sont bien appliqués.

Un exemple de mise en route

Une gérante de salon de coiffure peut faire les étapes 1 à 5 en un après-midi. Les étapes suivantes se règlent ensuite, au fil des semaines. L’important est de commencer, puis de garder le rythme.

❓ Questions fréquentes

Faut-il déclarer son fichier de prospection à la CNIL ?

Non. Depuis l'entrée en application du RGPD en 2018, la plupart des déclarations ont disparu. En échange, vous devez pouvoir montrer que vous respectez les règles. Le registre des traitements sert à ça : un document simple qui liste vos fichiers, leur usage, les données concernées et leur durée de conservation. Pour une TPE, un tableau tenu à jour suffit généralement.

Une TPE doit-elle nommer un délégué à la protection des données ?

Dans la plupart des cas, non. Le délégué, souvent appelé DPO, est obligatoire pour les organismes publics et pour les structures qui traitent des données sensibles ou surveillent des personnes à grande échelle. Un artisan, un commerçant ou une petite boutique en ligne n'est généralement pas concerné. Il reste utile de désigner une personne qui suit le sujet en interne.

Un auto-entrepreneur est-il traité comme un particulier ou comme un professionnel ?

Quand vous le contactez pour son activité, à une adresse liée à son métier, il est généralement traité comme un professionnel. Votre message doit alors concerner cette activité. Mais beaucoup d'auto-entrepreneurs utilisent leur adresse personnelle. En cas de doute, la prudence consiste à appliquer les règles des particuliers, plus protectrices.

Que faire si un prospect demande à voir ou supprimer ses données ?

Vous devez lui répondre, en principe dans un délai d'un mois. S'il veut voir ses données, envoyez-lui ce que vous avez sur lui. S'il demande la suppression, effacez-le de vos fichiers, mais gardez son contact dans votre liste de refus pour ne plus le solliciter. Répondez poliment et gardez une trace de votre réponse.

Combien de relances peut-on envoyer à un prospect professionnel ?

Aucun nombre n'est fixé pour les e-mails entre professionnels. Le bon sens commande de rester raisonnable : deux ou trois relances espacées, utiles et personnalisées. Dès que la personne demande d'arrêter, vous arrêtez. Au-delà de la règle, des relances trop nombreuses font classer vos messages en indésirables et abîment votre image.

Peut-on utiliser un outil d'envoi d'e-mails comme Brevo ou Mailchimp ?

Oui, ces outils sont faits pour ça. Ils ajoutent le lien de désinscription et gèrent les refus automatiquement. Vérifiez seulement que vos contacts ont été collectés proprement, car l'outil ne le fait pas à votre place. Leurs tarifs vont de gratuit à quelques dizaines d'euros par mois selon le volume, et ils changent régulièrement.

Les règles changent-elles si mes clients sont dans un autre pays européen ?

Le RGPD s'applique dans toute l'Union européenne, donc les grands principes restent les mêmes. En revanche, les règles précises sur les e-mails, les SMS ou le téléphone peuvent varier d'un pays à l'autre. Si vous prospectez régulièrement hors de France, renseignez-vous sur les règles du pays visé avant de lancer une campagne.

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Alain Houessou

Écrit par

Alain Houessou

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