Fiche et rapport de prospection commerciale : modèles Word gratuits 📋

Qu’est-ce qu’une fiche de prospection commerciale ?

Une fiche de prospection commerciale est une page qui rassemble ce que vous savez d'un client potentiel : coordonnées, besoin, échanges passés et prochaine action à faire.

Une fiche de prospection, c’est la mémoire de votre démarche commerciale. Une fiche par prospect, c’est-à-dire par client que vous aimeriez gagner.

Sans fiche, tout repose sur votre tête et sur quelques post-it. Au bout de trois semaines, vous ne savez plus qui vous avez appelé, ni ce qu’il vous a répondu.

Un exemple concret

Un plombier chauffagiste veut travailler avec des syndics de copropriété. Il en contacte une quinzaine en un mois. Sur chaque fiche, il note :

• le nom du syndic et du gestionnaire ;
• la date de l’appel ;
• la réponse obtenue (« rappeler en septembre », « envoyer une plaquette ») ;
• la prochaine action et sa date.

En septembre, il ouvre ses fiches et sait exactement qui relancer. Il ne rappelle pas deux fois la même personne. Il n’oublie pas celui qui avait dit « oui, mais plus tard ».

Fiche ou rapport : quelle différence ?

La fiche parle d’un seul prospect. Le rapport fait le bilan de toutes vos actions sur une période : combien d’appels, combien de rendez-vous, combien de devis signés.

Les deux vont ensemble. Les fiches nourrissent le rapport. Le rapport vous dit si votre méthode marche.

Si vous partez de zéro, commencez par notre méthode complète de prospection commerciale pour une TPE. La fiche n’est qu’un outil : elle sert une démarche, elle ne la remplace pas.

Que doit contenir une fiche de prospection commerciale ?

Une bonne fiche contient l'identité du prospect, ses coordonnées, son besoin, l'origine du contact, l'historique des échanges, son niveau d'intérêt et la prochaine action datée.

Inutile de faire une fiche de trois pages. Elle doit se remplir en deux minutes, sinon vous ne la remplirez pas.

Les rubriques indispensables

• Identité : nom de l’entreprise, nom et fonction de la personne à joindre.
• Coordonnées : téléphone, e-mail, adresse, site internet.
• Origine du contact : salon, recommandation, appel à froid, formulaire du site, publicité.
• Besoin repéré : ce que le prospect cherche, en une ou deux phrases.
• Historique : chaque échange, avec sa date et son résultat.
• Niveau d’intérêt : froid, tiède ou chaud.
• Prochaine action : quoi faire, et quand.

Les rubriques utiles selon le métier

Un traiteur qui démarche des entreprises ajoutera le nombre de salariés et les dates d’événements habituels. Un paysagiste notera la surface du terrain. Un cabinet comptable notera la date de clôture des comptes du prospect.

Posez-vous une question simple : quelle information me ferait gagner du temps au prochain appel ? C’est elle qu’il faut noter.

La case la plus importante

C’est la prochaine action. Une fiche sans date de relance est une fiche morte. Elle dort dans un dossier, et le prospect part chez un autre.

Si vous prospectez surtout au téléphone, la fiche se remplit pendant l’appel. Notre méthode de prospection téléphonique pour décrocher des rendez-vous montre quoi demander pour remplir chaque case, sans donner l’impression de cocher un formulaire.

Ce qu’il ne faut pas noter

Pas de remarques personnelles ou blessantes. Pas d’informations sur la santé, la religion ou les opinions. Restez sur le professionnel : le prospect a le droit de savoir ce que vous avez noté sur lui.

Où trouver un modèle de fiche de prospection commerciale gratuit ?

Le plus simple est de créer votre propre modèle gratuit dans Word, Excel ou Google Docs, à partir des rubriques essentielles, puis de l'adapter à votre métier.

Des modèles gratuits circulent partout en ligne. Le souci : ils sont souvent pensés pour de grandes équipes commerciales, avec beaucoup trop de cases. Mieux vaut partir d’une base courte et la recopier.

Modèle de fiche à recopier

Rubrique	À remplir
Entreprise
Contact (nom, fonction)
Téléphone / e-mail
Adresse / ville
Origine du contact
Besoin repéré
Budget évoqué
Niveau d’intérêt (froid / tiède / chaud)
Date du premier contact
Historique des échanges
Prochaine action
Date de la prochaine action
Accord ou opposition au démarchage

Copiez ce tableau dans un document Word. Enregistrez-le comme modèle. Vous l’ouvrirez vierge à chaque nouveau prospect.

La version « une ligne par prospect »

Au-delà d’une vingtaine de prospects, une fiche par document devient lourde. Passez au tableur : une ligne par prospect, une colonne par rubrique. Excel, LibreOffice Calc ou Google Sheets font très bien l’affaire, et les deux derniers sont gratuits.

Adapter le modèle à votre activité

• Un électricien ajoute « type de bâtiment » et « date de la visite technique ».
• Une entreprise de nettoyage ajoute « surface des locaux » et « fréquence souhaitée ».
• Un imprimeur ajoute « volume habituel » et « fournisseur actuel ».

Trois ou quatre cases en plus, pas davantage. Le modèle doit rester lisible d’un coup d’œil.

Comment faire une fiche de prospection sur Word ou Excel ?

Dans Word, créez un tableau à deux colonnes puis enregistrez-le comme modèle. Dans Excel, mettez une rubrique par colonne, figez la première ligne et ajoutez des filtres.

Pas besoin d’être doué en informatique. Comptez une demi-heure pour un modèle propre.

Dans Word, étape par étape

1. Ouvrez un document vierge et tapez le titre « Fiche prospect ».
2. Insérez un tableau à deux colonnes et une douzaine de lignes.
3. Écrivez les rubriques dans la colonne de gauche.
4. Laissez une grande zone en bas pour l’historique des échanges.
5. Enregistrez au format « Modèle Word » (fichier en .dotx).

À chaque nouveau prospect, ouvrez le modèle et enregistrez-le sous le nom de l’entreprise. Rangez toutes les fiches dans un même dossier.

Dans Excel ou Google Sheets

1. Ligne 1 : une rubrique par colonne.
2. Figez cette ligne pour qu’elle reste visible quand vous descendez.
3. Activez les filtres : vous pourrez afficher seulement les prospects « chauds ».
4. Pour la colonne « niveau d’intérêt », créez une liste déroulante. Tout le monde écrira la même chose.
5. Mettez la colonne « date de relance » au format date, puis triez selon cette colonne.

Chaque lundi, triez par date de relance. Vous voyez tout de suite qui appeler dans la semaine.

Une astuce de coiffeuse

Une gérante de salon qui démarche des comités d’entreprise peut colorer ses lignes. Vert pour un rendez-vous obtenu, orange pour une relance, gris pour un refus. En trois secondes, elle voit où elle en est.

Word ou Excel ?

Word est agréable pour lire une fiche détaillée. Excel est meilleur pour suivre beaucoup de prospects et compter. Beaucoup de petites entreprises commencent par Word, puis passent au tableur quand la liste grossit.

À quoi sert un rapport de prospection commerciale ?

Un rapport de prospection fait le bilan de vos actions commerciales sur une période. Il montre ce qui rapporte des clients, ce qui ne marche pas et où mettre votre énergie.

On imagine souvent le rapport de prospection comme un document de grande entreprise, rendu au chef chaque vendredi. Pour une TPE, il a un autre rôle : vous parler à vous-même.

Trois raisons de faire un rapport

• Voir clair. Vous avez l’impression de beaucoup prospecter. Le rapport dit combien, vraiment.
• Comparer les canaux. Appels, e-mails, salons, bouche-à-oreille : lequel vous amène des clients ?
• Décider. Arrêter ce qui coûte du temps sans résultat, renforcer ce qui marche.

Un exemple chez un menuisier

Un menuisier agenceur démarche des architectes depuis trois mois. Son rapport mensuel lui montre deux choses. Les e-mails ne donnent presque rien. Les visites en agence, avec un échantillon sous le bras, donnent des rendez-vous.

Sans rapport, il aurait continué les e-mails par habitude. Avec le rapport, il bloque deux matinées par mois pour les visites.

Quand le rapport est demandé

Parfois, le rapport est attendu : par un associé, un banquier, un réseau de franchise ou un commercial que vous employez. Il doit alors être clair et chiffré. Une page suffit souvent.

Si vous employez un commercial ou un agent, le rapport sert aussi de base pour discuter. On parle de chiffres, pas d’impressions. Les échanges sont plus sereins des deux côtés.

Ce que le rapport n’est pas

Ce n’est pas la copie de toutes vos fiches. C’est une synthèse : quelques chiffres, les faits marquants et les décisions pour la période suivante.

Comment rédiger un rapport de prospection commerciale sur Word ?

Un rapport de prospection sur Word tient en une ou deux pages : période, actions menées, chiffres clés, prospects chauds, difficultés rencontrées et plan d'action pour la suite.

Word convient très bien au rapport : c’est un texte court, qu’on lit et qu’on imprime. Gardez la même structure d’un mois sur l’autre pour comparer facilement.

Modèle de rapport de prospection à recopier

1. En-tête

• Entreprise, auteur du rapport, période couverte (du … au …).

2. Objectifs de la période

• Par exemple : « Obtenir des rendez-vous avec des gérants de restaurants du secteur ».

3. Actions menées

• Nombre d’appels, d’e-mails, de visites, de salons.

4. Résultats chiffrés

• Contacts établis, rendez-vous obtenus, devis envoyés, devis signés, chiffre d’affaires signé.

5. Prospects chauds

• Trois à cinq noms, avec la prochaine action pour chacun.

6. Ce qui a marché, ce qui a bloqué

• Deux ou trois phrases honnêtes.

7. Plan pour la période suivante

• Objectifs et actions prévues.

Conseils de mise en forme

• Mettez les chiffres dans un petit tableau : on les lit plus vite qu’une phrase.
• Utilisez les styles de titre de Word. Le volet de navigation s’en sert automatiquement.
• Enregistrez le document comme modèle, puis dupliquez-le chaque mois.
• Nommez les fichiers toujours de la même façon, par exemple « Rapport prospection 2025-03 ».

Exemple de partie « ce qui a bloqué »

Un grossiste en boissons qui démarche des bars pourrait écrire : « Les gérants sont injoignables avant 11 h. Les appels de l’après-midi passent mieux. » C’est court, concret, et ça change déjà la méthode du mois suivant.

Évitez les phrases vagues comme « bonne dynamique ». Un rapport utile contient des faits que l’on peut vérifier.

Quels chiffres suivre dans un rapport de prospection ?

Suivez surtout le nombre de contacts, de rendez-vous, de devis et de signatures, ainsi que l'origine de chaque client. Ces quelques chiffres suffisent pour savoir ce qui fonctionne.

Inutile de suivre vingt indicateurs. Pour une petite entreprise, cinq ou six chiffres bien tenus valent mieux qu’un tableau de bord que personne ne lit.

Les chiffres de base

Chiffre	Ce qu’il vous dit
Prospects contactés	Votre effort réel
Échanges obtenus	Si votre message accroche
Rendez-vous	Si vous savez créer l’intérêt
Devis envoyés	Si les besoins sont réels
Devis signés	Si votre offre et votre prix conviennent
Origine des clients signés	Quel canal rapporte vraiment

Les taux, calculés simplement

Divisez un chiffre par celui du dessus. Par exemple, les rendez-vous divisés par les prospects contactés : c’est votre taux de rendez-vous. Suivez son évolution d’un mois à l’autre. Ne vous comparez pas à d’autres métiers : chaque secteur est différent.

L’origine du contact, le chiffre oublié

Beaucoup d’artisans ne notent pas d’où vient le client. C’est pourtant ce qui permet de décider où mettre son temps et son budget.

Certains contacts arrivent d’eux-mêmes : par votre site, votre fiche Google ou une annonce payante. Si vous testez la publicité en ligne pour une TPE, notez-le dans la case « origine ». Vous saurez si l’argent dépensé ramène des prospects sérieux.

Une boutique en ligne raisonne de la même façon. Chez L’Armurerie NéA, le site a été remis au propre, avec un catalogue photo, Google Shopping et un blog réorganisé. Autant de portes d’entrée différentes, qu’il vaut mieux distinguer quand on regarde d’où viennent les clients.

Le temps passé

Notez aussi, à la louche, les heures consacrées à chaque canal. Un canal qui donne un client par mois mais vous prend trois jours n’est peut-être pas le bon.

À quelle fréquence remplir ses fiches et son rapport de prospection ?

Remplissez la fiche juste après chaque échange avec le prospect. Faites le rapport chaque mois, ou chaque semaine si la prospection occupe une grande partie de votre temps.

La régularité compte plus que la perfection. Une fiche approximative remplie le jour même vaut mieux qu’une fiche parfaite écrite de mémoire dix jours plus tard.

La fiche : tout de suite

Après un appel, prenez deux minutes avant de passer au suivant. Notez la réponse, l’état d’esprit du prospect, la prochaine action. Le lendemain, vous aurez déjà oublié la moitié des détails.

Un conseil pour les artisans : gardez un carnet ou votre téléphone dans le camion. Entre deux chantiers, notez l’essentiel, puis recopiez le soir.

Le rapport : un rythme fixe

Votre situation	Rythme conseillé
Vous prospectez quelques heures par mois	Rapport mensuel
Vous y consacrez une journée par semaine	Rapport toutes les deux semaines
Vous avez un commercial à temps plein	Rapport hebdomadaire
Vous lancez une nouvelle offre	Point hebdomadaire le premier mois

Bloquer le créneau dans l’agenda

Le rapport se fait rarement « quand on a le temps ». Prenez rendez-vous avec vous-même, par exemple le premier lundi du mois à 8 h. Trente minutes suffisent si les fiches sont à jour.

La revue des relances

Entre deux rapports, faites une revue rapide chaque semaine. Triez vos fiches par date de prochaine action. Appelez ceux qui sont à relancer. Un client se gagne souvent à la deuxième ou troisième relance, quand d’autres ont abandonné.

Pensez aussi au calendrier de vos prospects. Un gîte qui démarche des comités d’entreprise pour des séminaires a intérêt à relancer au moment où les budgets de l’année suivante se préparent.

Quelles erreurs éviter avec ses fiches de prospection ?

Les erreurs classiques : fiches trop longues, pas de date de relance, doublons, informations jamais mises à jour et données gardées sans limite. Une fiche simple et tenue à jour suffit.

1. La fiche trop ambitieuse

Trente cases, c’est décourageant. Au bout d’une semaine, plus personne ne la remplit. Gardez l’essentiel. Ajoutez une case seulement quand le besoin se fait sentir.

2. Oublier la prochaine action

C’est l’erreur la plus coûteuse. Le prospect avait dit « rappelez-moi en mars ». Personne ne l’a noté. En mars, il signe avec un autre.

3. Les doublons

Deux fiches pour la même entreprise, remplies par deux personnes. Le prospect est appelé deux fois dans la semaine et vous perdez en crédibilité. Une seule fiche par entreprise, un seul fichier partagé.

4. Les fiches éparpillées

Une partie dans Word, une partie dans les e-mails, une partie sur un carnet. Choisissez un seul endroit de référence et tenez-vous-y.

5. Écrire en code secret

« RAP JD 15 OK ». Vous comprendrez peut-être dans une semaine. Pas dans six mois, et votre associé jamais. Écrivez des phrases courtes mais complètes.

6. Ne jamais faire le tri

Un prospect qui a dit non trois fois n’a pas sa place dans la liste des relances. Classez-le en « refus », avec la date. S’il ne veut plus être contacté, respectez-le et notez-le clairement.

7. Remplir pour remplir

La fiche n’est pas une fin en soi. Si vous passez plus de temps dans vos tableaux qu’avec vos clients, quelque chose cloche. Un avocat qui développe sa clientèle d’entreprises doit d’abord rencontrer des dirigeants, pas peaufiner un tableur.

8. Garder les données sans limite

Un fichier de prospects contient des données personnelles. Des règles s’appliquent, notamment sur ce que vous notez et sur la durée de conservation.

Fiche Word, tableur ou CRM : quel support choisir ?

Word suffit pour quelques prospects, un tableur pour quelques dizaines. Au-delà, ou si vous êtes plusieurs, un CRM, c'est-à-dire un logiciel de suivi client, devient plus pratique.

Il n’y a pas de mauvais support. Il y a un support adapté à votre volume et à votre façon de travailler.

Support	Pour qui	Points forts	Limites
Carnet papier	Artisan seul, peu de prospects	Toujours sous la main	Pas de tri, pas de sauvegarde
Word	Moins d’une vingtaine de prospects	Simple, fiche détaillée	Difficile à trier et à compter
Excel / Google Sheets	Quelques dizaines à quelques centaines	Tri, filtres, calculs	Pas de rappels automatiques
CRM	Équipe, ou beaucoup de prospects	Relances, historique, rapports automatiques	Prise en main, abonnement souvent payant

Quand passer au CRM ?

Quelques signes ne trompent pas :

• vous oubliez des relances malgré votre tableur ;
• vous êtes plusieurs à appeler les mêmes prospects ;
• vous recopiez vos e-mails à la main dans vos fiches ;
• le rapport mensuel vous prend des heures.

Un CRM produit le rapport tout seul, à partir des fiches. C’est son grand avantage. Beaucoup proposent une version gratuite limitée, puis des abonnements de quelques euros à quelques dizaines d’euros par mois et par utilisateur. Les tarifs changent souvent : vérifiez-les au moment de choisir.

Pour comparer les solutions, consultez notre sélection de logiciels et CRM de prospection. Pour tout ce qui entoure la fiche (fichiers d’entreprises, e-mails, agenda en ligne), parcourez la liste des outils de prospection commerciale pour une petite entreprise.

Le bon réflexe

Commencez simple. Si votre tableur est bien tenu, passer à un CRM plus tard sera facile : la plupart savent importer un fichier Excel.

Que dit la loi sur un fichier de prospects ?

Un fichier de prospects contient des données personnelles soumises au RGPD. Collectez seulement l'utile, informez les personnes, respectez leurs refus et limitez la durée de conservation.

Dès qu’une fiche contient le nom, le téléphone ou l’e-mail d’une personne, le RGPD s’applique. Le RGPD, c’est le règlement européen sur la protection des données personnelles. Il concerne aussi les TPE.

Les principes à retenir

• Ne notez que l’utile à votre démarche commerciale.
• Informez la personne de l’usage de ses données, par exemple dans votre premier e-mail.
• Respectez les refus : un prospect qui ne veut plus être contacté doit être retiré ou marqué comme tel.
• Sécurisez le fichier : mot de passe, accès limité aux personnes concernées.
• Ne gardez pas indéfiniment les fiches de prospects qui ne répondent plus.

La CNIL, l’autorité qui veille sur ces règles, explique les bases dans sa page RGPD : de quoi parle-t-on ?.

E-mail et téléphone : des règles différentes

Par e-mail, la règle change selon que vous écrivez à un professionnel ou à un particulier. Vers un particulier, il faut en principe son accord préalable. La CNIL détaille ces cas dans sa fiche sur la prospection commerciale par courrier électronique.

Par téléphone, des règles particulières existent aussi, notamment vis-à-vis des particuliers inscrits sur la liste d’opposition au démarchage. Elles sont résumées par la CNIL dans sa page sur la prospection commerciale par téléphone.

Une case utile dans votre modèle

Ajoutez une rubrique « Accord / opposition » sur chaque fiche. Notez la date et la réponse. Si un prospect vous interroge, vous saurez ce qui a été dit, et quand.

Ces règles évoluent. En cas de doute sur un cas précis, appuyez-vous sur les pages officielles de la CNIL plutôt que sur des conseils de forum.

Quand confier sa prospection plutôt que tout faire soi-même ?

Confiez votre prospection quand elle vous prend trop de temps, que vos fiches restent vides ou que les relances passent à la trappe. Un prestataire peut tenir fiches, appels et rapports.

Des fiches bien pensées ne servent à rien si personne n’a le temps de prospecter. C’est le cas de beaucoup d’artisans et de patrons de TPE : le chantier, la boutique ou les clients passent avant.

Les signes qu’il vous faut de l’aide

• Votre modèle de fiche est prêt, mais le fichier reste presque vide.
• Vous prospectez par à-coups, quand le carnet de commandes se vide.
• Les relances prévues ne sont jamais faites.
• Vous n’aimez pas appeler des inconnus, et ça s’entend.

Ce qu’un prestataire peut prendre en charge

• Construire la liste des entreprises à contacter.
• Appeler, écrire, relancer.
• Remplir les fiches et tenir le fichier à jour.
• Vous remettre un rapport de prospection régulier, avec les rendez-vous obtenus.

Vous gardez la partie que vous faites mieux que personne : le rendez-vous, le devis, la relation.

Combien ça coûte ?

Les tarifs varient beaucoup selon le volume et le mode de paiement : forfait mensuel, prix par rendez-vous, ou un mélange des deux. Sur le marché, on trouve des offres de quelques centaines à plusieurs milliers d’euros par mois. Les formules, avantages et pièges sont détaillés dans notre page sur l’externalisation de la prospection commerciale.

Garder la main

Exigez l’accès aux fiches et aux rapports. Les prospects restent les vôtres, même si vous arrêtez la collaboration. Un bon prestataire vous montre ce qu’il fait, chiffres à l’appui.

Chez Mindflow Origin, notre offre de prospection B2B pour les TPE fonctionne ainsi : nous menons la démarche, vous recevez les rendez-vous et un suivi clair.