Faire un devis gratuit en ligne : outils, modèles et précautions

Pourquoi faire un devis ?

Un devis fixe le prix et le contenu du travail avant de commencer. Signé par le client, il devient un engagement des deux côtés et évite les malentendus sur la facture.

Le devis, c’est votre première protection. Il dit noir sur blanc ce que vous allez faire, pour combien, et dans quel délai.

Il vous protège en cas de désaccord

Un plombier change un chauffe-eau. Le client trouve la facture trop salée. Si un devis signé existe, la discussion est vite réglée : le prix avait été accepté.

Sans devis, c’est votre parole contre la sienne. Et en cas de litige, celui qui n’a rien d’écrit part avec un handicap.

Il est parfois obligatoire

Dans plusieurs secteurs, le devis n’est pas un choix. C’est le cas notamment :

• des travaux de dépannage, de réparation ou d’entretien chez un particulier, dans le bâtiment ;
• des services à la personne au-delà d’un certain montant ;
• des déménagements ;
• des prestations funéraires.

Les règles exactes dépendent de votre métier. La DGCCRF les résume dans sa fiche pratique sur le devis et ses règles. Prenez dix minutes pour vérifier votre cas.

Il vous aide à vendre

Un devis clair rassure. Le client voit le détail, comprend le prix et compare plus sereinement. Un coiffeur qui prépare une prestation mariage, un traiteur qui chiffre un buffet : un document net donne une image sérieuse.

Le devis vous oblige aussi à bien calculer. En listant chaque poste, vous voyez tout de suite si votre marge tient la route.

Il prépare la facture

Une fois signé, le devis sert de base à la facture. Mêmes lignes, mêmes prix. Vous gagnez du temps et vous évitez les oublis.

Comment faire un devis : que doit-il contenir pour être valable ?

Un devis valable indique vos coordonnées et votre SIREN, celles du client, la date, le détail des prestations, les prix HT et TTC, la validité et les conditions de paiement.

Peu importe l’outil, le contenu compte avant tout. Un devis incomplet vous expose à des contestations, voire à une amende dans certains secteurs.

Les informations sur vous

• Nom ou raison sociale, adresse ;
• numéro SIREN ou SIRET ;
• forme juridique et capital si vous êtes en société ;
• numéro de TVA intracommunautaire si vous y êtes soumis ;
• pour les artisans du bâtiment, l’assurance professionnelle (décennale notamment), avec l’assureur et la zone couverte.

Les informations sur le client

Nom, adresse, et adresse du chantier si elle est différente. Pour un professionnel, sa raison sociale.

Le contenu de la prestation

C’est le cœur du devis. Pour chaque ligne :

• une description précise (« fourniture et pose d’un mitigeur thermostatique », pas « plomberie ») ;
• la quantité et l’unité (heure, mètre carré, pièce) ;
• le prix unitaire hors taxe ;
• le total de la ligne.

Ajoutez les frais de déplacement s’il y en a. Ce qui n’est pas écrit sera difficile à facturer ensuite.

Les totaux et les conditions

Élément	Exemple
Total HT	1 200 € HT
TVA et taux	10 % ou 20 % selon les travaux
Total TTC	Montant que paie le client
Validité	Offre valable 30 jours
Paiement	Acompte de 30 % à la signature
Délai	Début des travaux sous trois semaines

Précisez aussi si le devis est gratuit ou payant. Laissez enfin un espace pour la mention « bon pour accord », la date et la signature du client.

Beaucoup de ces mentions sont les mêmes que sur une facture. Le site officiel détaille les mentions obligatoires d’une facture, une bonne base pour vérifier votre modèle.

Comment faire un devis gratuit, étape par étape ?

Chiffrez d'abord le travail, choisissez un modèle gratuit, remplissez chaque mention, relisez les totaux, envoyez le devis en PDF, puis notez la date pour le relancer.

Faire un devis gratuit ne demande ni logiciel cher ni compétence technique. Il faut surtout de la méthode.

1. Chiffrez avant d’ouvrir un outil

Prenez un carnet ou une feuille. Listez les fournitures, le temps de main-d’œuvre et les frais annexes. Un électricien qui refait un tableau compte le matériel, les heures et le déplacement.

Ajoutez une petite marge pour les imprévus. Mieux vaut l’intégrer que la réclamer après.

2. Choisissez votre support

Modèle de traitement de texte, tableur ou logiciel en ligne gratuit. Les trois conviennent. Prenez celui que vous maîtrisez déjà.

3. Préparez un modèle une fois pour toutes

Vos coordonnées, votre logo, vos conditions de paiement : tout ce qui ne change pas doit être pré-rempli. Vous n’aurez ensuite que le client et les lignes à saisir.

4. Numérotez chaque devis

Une numérotation simple suffit, par exemple D-2025-001, D-2025-002. Vous retrouverez tout facilement.

5. Remplissez et relisez

Vérifiez trois points avant d’envoyer :

• les quantités et les prix unitaires ;
• le bon taux de TVA ;
• le total TTC.

Une erreur de calcul acceptée par le client peut vous coûter votre marge.

6. Envoyez en PDF

Jamais un fichier Word ou Excel modifiable. Le PDF fige le document et s’ouvre partout, même sur un téléphone.

7. Notez la date de relance

Sans réponse sous une semaine, un petit message poli suffit souvent à débloquer la situation.

Comment faire un devis en ligne gratuitement ?

Pour faire un devis en ligne gratuitement, utilisez un modèle Google Docs ou Google Sheets, ou un logiciel de devis en ligne avec une offre gratuite, accessible depuis votre téléphone.

Faire un devis en ligne, c’est travailler dans un outil accessible depuis un navigateur. Rien à installer. Vos documents vous suivent partout.

Les avantages pour un artisan ou un commerçant

• Vous chiffrez directement chez le client, sur une tablette ou un téléphone.
• Vos devis sont sauvegardés en ligne, pas sur un seul ordinateur.
• Vous pouvez souvent envoyer le devis par e-mail en un clic.

Un paysagiste qui visite un jardin le matin peut envoyer son devis avant midi. Le client a encore le projet en tête. C’est un vrai plus commercial.

Les options gratuites

Google Docs ou Google Sheets. Avec un compte Google gratuit, vous créez un modèle, le dupliquez pour chaque client et l’exportez en PDF. Simple et fiable.

Les logiciels de devis en ligne. Plusieurs éditeurs proposent une offre gratuite. Elle est souvent limitée : nombre de devis par mois, fonctions réduites, ou logo de l’éditeur sur le document.

Les générateurs sans inscription. Vous remplissez un formulaire, vous téléchargez le PDF. Pratique pour un dépannage, moins pour un usage régulier.

Comment bien démarrer

1. Créez votre modèle avec toutes les mentions fixes.
2. Rangez vos devis dans un dossier par année.
3. Nommez chaque fichier avec le numéro et le nom du client.
4. Gardez une liste des devis envoyés, acceptés et refusés.

Cette dernière liste paraît anodine. Elle vous montre pourtant, au fil des mois, quels devis signent et lesquels restent sans réponse.

Le point de vigilance

Gratuit ne veut pas dire sans contrepartie. Lisez les conditions : qui garde vos données, et pouvez-vous les récupérer si vous partez ?

Quel logiciel gratuit pour faire des devis ?

Un tableur gratuit comme LibreOffice Calc ou Google Sheets suffit pour débuter. Pour suivre ses devis et les transformer en factures, un logiciel de facturation avec offre gratuite est plus pratique.

Il n’existe pas un logiciel gratuit idéal pour tout le monde. Le bon choix dépend du nombre de devis et de votre métier.

Les grandes familles

Type d’outil	Pour qui	Ce qu’il fait bien
Suite bureautique gratuite (LibreOffice, Google)	Activité qui démarre, peu de devis	Modèle libre, calculs simples
Logiciel de facturation en offre gratuite	Indépendant avec un flux régulier	Numérotation, suivi, devis transformé en facture
Outil inclus dans un compte bancaire pro	Petite activité déjà cliente de la banque	Tout au même endroit

Les critères qui comptent vraiment

Avant de vous inscrire quelque part, posez-vous ces questions :

• Les mentions légales sont-elles prévues, avec vos assurances et votre statut ?
• Le passage en facture se fait-il en un clic, sans tout ressaisir ?
• Un catalogue permet-il d’enregistrer vos prestations courantes ?
• L’export de vos données est-il possible, en PDF et en tableur ?
• Les limites de l’offre gratuite sont-elles claires (nombre de documents, durée) ?

Un exemple concret

Un menuisier fait huit devis par mois, toujours avec les mêmes postes : pose, dépose, fournitures, déplacement. Un logiciel avec catalogue lui fait gagner un temps fou. Il choisit ses lignes, ajuste les quantités, et c’est prêt.

Un avocat qui facture au forfait, avec trois devis par mois, s’en sortira très bien avec un simple modèle.

Ne choisissez pas seulement sur le prix

Un outil gratuit que vous abandonnez au bout de deux mois vous coûte du temps. Testez-en deux, gardez celui qui vous paraît naturel.

Pour comparer sereinement les offres, gratuites comme payantes, notre guide pour choisir un logiciel de facturation et de devis passe en revue tous les critères utiles à une petite entreprise.

Quel site utiliser et où faire un devis gratuit ?

Vous pouvez faire un devis gratuit sur un générateur en ligne, sur le site d'un logiciel de facturation en offre gratuite, ou avec les modèles de Google Docs, Word ou Canva.

Entre les logiciels, les modèles et les générateurs, on ne sait plus trop où cliquer. Comment s’y retrouver selon votre besoin.

Les générateurs de devis en ligne

Vous remplissez les champs, le site calcule et vous donne un PDF. Aucun compte parfois.

• Bien pour : un devis ponctuel, une activité secondaire, un dépannage.
• Moins bien pour : un usage régulier, car rien n’est gardé ni numéroté pour vous.

Les sites des logiciels de facturation

Vous créez un compte, souvent gratuit au départ. Vos clients, vos devis et vos factures restent enregistrés.

• Bien pour : un flux régulier de devis.
• À surveiller : ce qui devient payant au-delà d’un certain nombre de documents.

Les modèles des outils bureautiques

Word, Google Docs et LibreOffice proposent des modèles de devis. Canva offre des maquettes plus graphiques, à vos couleurs.

Un fleuriste qui prépare des devis pour des mariages aimera le rendu soigné de Canva. Mais les calculs restent à faire à la main. Vérifiez deux fois.

Et votre propre site internet ?

Ce n’est pas là que vous fabriquez le devis. C’est là que le client vous le demande. Un formulaire bien pensé récolte les bonnes informations dès le départ : type de travaux, surface, adresse, photos.

Un couvreur qui reçoit des demandes avec photos du toit chiffre plus vite et se déplace moins pour rien.

Le réflexe à garder

Quel que soit le site, vérifiez trois choses :

1. Les mentions obligatoires de votre métier apparaissent-elles ?
2. Pouvez-vous enregistrer votre propre modèle ?
3. Le PDF final est-il propre, sans publicité gênante ?

Si l’une des réponses est non, passez au suivant.

Comment faire un devis sur Excel ?

Sur Excel, créez un en-tête avec vos coordonnées, un tableau de lignes avec quantité et prix unitaire, des formules pour les totaux HT, TVA et TTC, puis exportez en PDF.

Excel, ou son équivalent gratuit LibreOffice Calc, reste l’outil préféré de beaucoup d’artisans. Son atout : il calcule à votre place.

Construire le modèle

1. En haut à gauche : votre nom, adresse, SIRET, téléphone, e-mail.
2. En haut à droite : le client, la date, le numéro du devis.
3. Au centre : un tableau avec cinq colonnes.
4. En bas : les totaux, les conditions et la zone de signature.

Les colonnes du tableau

Désignation	Quantité	Unité	Prix unitaire HT	Total HT
Peinture murale, deux couches	35	m²	à compléter	formule
Fourniture peinture	4	pot	à compléter	formule

Les formules utiles

• Total de ligne : quantité multipliée par prix unitaire (par exemple =B5*D5).
• Total HT : la somme de la colonne des totaux (=SOMME(E5:E20)).
• TVA : le total HT multiplié par le taux.
• Total TTC : le total HT plus la TVA.

Vérifiez vos formules une fois avec des chiffres ronds. Ensuite, elles travailleront pour vous.

Les bonnes habitudes

• Protégez les cellules de formules pour ne pas les effacer par erreur.
• Enregistrez le modèle vide à part, et dupliquez-le pour chaque client.
• Exportez toujours en PDF avant l’envoi.

Les limites à connaître

Excel ne numérote pas tout seul vos devis. Il ne vous prévient pas quand un devis attend une réponse. Et transformer le devis en facture demande de recopier.

Pour un peintre avec quatre devis par mois, c’est largement suffisant. Au-delà, les oublis arrivent. Nous détaillons ce point dans notre article sur les modèles de devis et factures sur Excel et leurs limites.

Comment faire un devis gratuit quand on est auto-entrepreneur ?

Un auto-entrepreneur fait son devis comme toute entreprise, avec son SIRET, et ajoute la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » s'il est en franchise de TVA.

Être micro-entrepreneur ne dispense pas de faire des devis corrects. Les règles sont les mêmes, avec quelques particularités.

Les mentions propres au statut

• Votre nom et prénom, suivis de « EI » ou « Entrepreneur individuel » ;
• votre numéro SIRET ;
• si vous ne facturez pas la TVA : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ;
• pour un artisan, votre immatriculation et vos assurances obligatoires.

En franchise de TVA, vos prix sont indiqués hors taxe, sans ligne de TVA. Le montant affiché est celui que le client paie.

Surveiller les seuils

La franchise de TVA dépend d’un seuil de chiffre d’affaires. S’il est dépassé, vous devez facturer la TVA. Vos modèles doivent alors changer. Les seuils évoluent : vérifiez-les chaque année sur les sites officiels.

Les outils gratuits suffisent souvent

Une graphiste indépendante ou un réparateur de vélos à domicile fait rarement des dizaines de devis par mois. Un modèle bien construit sur tableur ou un logiciel en offre gratuite couvre largement le besoin.

Les erreurs fréquentes

• Oublier la mention de franchise de TVA.
• Écrire « TTC » alors qu’il n’y a pas de TVA.
• Ne pas préciser la durée de validité de l’offre.
• Sous-estimer le temps passé, surtout au démarrage.

Un conseil de chiffrage

N’oubliez pas vos cotisations sociales dans votre calcul. Un prix qui paraît correct peut laisser très peu une fois les cotisations payées. Calculez votre taux horaire réel avant de faire vos premiers devis.

Enfin, gardez une copie de chaque devis signé. En cas de contrôle ou de litige, elle prouve ce qui avait été convenu.

Comment faire un devis en ligne gratuitement à imprimer ?

Préparez le devis dans un outil en ligne gratuit, exportez-le en PDF au format A4, imprimez deux exemplaires et faites signer celui que vous gardez, avec « bon pour accord ».

Beaucoup de clients préfèrent encore le papier. Une personne âgée qui fait refaire sa salle de bains signera plus volontiers une feuille qu’un écran.

Préparer un devis qui s’imprime bien

• Format A4, orientation portrait.
• Marges suffisantes pour que rien ne soit coupé.
• Police lisible, taille 10 au minimum pour le détail.
• Logo en bonne qualité, mais pas trop lourd.
• Couleurs sobres : votre imprimante vous remerciera.

La bonne méthode

1. Créez le devis dans votre outil gratuit en ligne.
2. Exportez-le en PDF.
3. Faites un aperçu avant impression pour vérifier la mise en page.
4. Imprimez deux exemplaires.
5. Le client signe les deux, avec la date et « bon pour accord ».
6. Chacun garde le sien.

Plusieurs pages ?

Numérotez-les (page 1 sur 2). Faites parapher chaque page par le client. Cela évite toute discussion sur une page ajoutée ou retirée.

Papier et numérique ensemble

Le papier signé ne doit pas finir dans la camionnette. Prenez-le en photo ou scannez-le le jour même. Rangez-le avec le PDF d’origine.

Un chauffagiste qui fait signer sur place puis numérise le devis retrouve tout en deux minutes, même trois ans plus tard.

Et la signature électronique ?

Elle est valable et pratique pour les clients à l’aise avec le numérique. Certains logiciels gratuits la proposent, souvent de façon limitée. Le papier reste une option parfaitement correcte. Proposez les deux selon le client.

Quelles précautions prendre avec un outil de devis gratuit ?

Vérifiez qui conserve vos données clients, si vous pouvez les exporter, ce que devient l'offre gratuite, et relisez toujours un devis préparé par un outil ou une IA.

Un outil gratuit rend service. Mais il faut savoir où vous mettez les pieds, surtout quand il contient les données de vos clients.

Les données de vos clients

Noms, adresses, téléphones : ce sont des données personnelles. Vous en êtes responsable, même si elles sont stockées chez un éditeur. La CNIL explique simplement ce que le RGPD demande aux entreprises.

En pratique :

• choisissez un outil qui indique clairement où sont stockées les données ;
• ne gardez que les informations utiles au devis ;
• protégez votre compte avec un mot de passe solide.

La dépendance à l’outil

Une offre gratuite peut changer, devenir payante ou disparaître. Posez-vous la question dès le départ :

• puis-je exporter mes devis et mes clients ?
• dans quel format ?
• que se passe-t-il si j’arrête ?

Faites une sauvegarde régulière, par exemple chaque fin de mois.

Les mentions incomplètes

Certains modèles gratuits sont pensés de façon générale. Ils oublient l’assurance décennale ou la mention de franchise de TVA. Comparez toujours avec la liste des mentions de votre métier.

L’intelligence artificielle

De plus en plus d’outils proposent de rédiger le devis avec une IA. C’est utile pour décrire une prestation proprement. Mais l’IA peut inventer un prix, une quantité ou une mention.

Relisez chaque ligne. Vous signez, vous êtes responsable. La loi européenne encadre aussi ces outils ; notre article sur ce que l’AI Act change pour une TPE résume l’essentiel.

Le filigrane et la publicité

Un logo d’éditeur en bas de page n’est pas grave. Une publicité voyante l’est davantage : elle nuit à votre image.

Quand passer à un logiciel payant ou automatiser ses devis ?

Passez à un outil plus complet ou à l'automatisation quand vous refaites les mêmes calculs chaque semaine, oubliez des relances ou ressaisissez vos devis pour faire les factures.

Le gratuit va bien au début. Puis l’activité grandit, et les petites tâches s’accumulent le soir.

Les signes qui ne trompent pas

• Vous passez plus d’une heure par semaine sur vos devis.
• Vous recopiez les mêmes lignes encore et encore.
• Des devis restent sans relance, faute de temps.
• Vous ressaisissez tout pour faire la facture.
• Vous ne savez plus quels devis sont acceptés.

Si vous cochez deux de ces cases, il est temps de changer d’outil.

Logiciel payant ou automatisation ?

Besoin	Solution adaptée
Numérotation, suivi, passage en facture	Logiciel de facturation, quelques euros à quelques dizaines d’euros par mois, tarifs variables
Devis générés depuis une demande sur votre site	Automatisation
Relances envoyées toutes seules	Logiciel ou automatisation
Prix liés à votre stock ou à votre catalogue	Logiciel connecté ou automatisation

Le cas des commerçants avec du stock

Un vendeur de matériel qui fait des devis doit savoir si l’article est disponible. Relier devis et stock évite de promettre un produit absent. Notre guide pour choisir un logiciel de gestion de stock aide à faire ce lien.

Un catalogue propre et bien photographié facilite aussi le chiffrage. C’est ce qui a été fait pour l’Armurerie NéA, boutique en ligne remise au propre : site, catalogue photo, Google Shopping et blog réorganisé.

L’automatisation, concrètement

Un client remplit un formulaire. Le devis se prépare avec vos tarifs. Vous le validez d’un coup d’œil. Il part, et une relance suit s’il n’y a pas de réponse.

C’est exactement ce que nous mettons en place avec notre service pour automatiser vos devis et factures. Vous gardez la main, la machine fait le reste.

Que faire une fois le devis envoyé ?

Après l'envoi, relancez poliment sous une semaine, faites signer le devis accepté, demandez l'acompte prévu, puis transformez-le en facture identique une fois le travail terminé.

Un devis envoyé n’est pas une affaire signée. Le suivi fait souvent la différence.

Relancer sans insister

Sans nouvelles après quelques jours, un message court suffit : « Bonjour, avez-vous pu regarder le devis ? Je reste disponible pour en parler. » Beaucoup de clients ont simplement oublié.

Une deuxième relance, une semaine plus tard, reste acceptable. Au-delà, laissez la porte ouverte et passez à autre chose.

Faire signer et encaisser l’acompte

Le devis accepté doit porter la date, la signature et « bon pour accord ». Si un acompte est prévu, demandez-le avant de commander le matériel. Un cuisiniste qui avance des milliers d’euros de meubles a tout intérêt à être payé en partie d’abord.

Gérer les changements

Le client veut ajouter une prise, changer un carrelage ? Faites un avenant ou un devis complémentaire signé. Ne travaillez jamais sur un simple accord oral pour un surcoût.

Transformer en facture

À la fin du chantier, la facture reprend le devis : mêmes lignes, mêmes prix, moins l’acompte déjà versé. Ajoutez la date d’échéance et les pénalités de retard pour les clients professionnels.

Et si le client ne paie pas ?

Cela arrive, même avec un devis signé. Le bon réflexe est d’agir vite et par étapes. Notre méthode pour relancer une facture impayée étape par étape vous guide du premier rappel à la mise en demeure.

Pour gagner du temps, vous pouvez partir d’un modèle de lettre de relance de facture impayée à adapter à votre client.

Garder une trace

Conservez devis, avenants et factures ensemble, classés par client. En cas de litige, c’est votre meilleur dossier.