Logiciel de facturation obligatoire : ce que dit la loi pour 2026 📄

Un logiciel de facturation est-il obligatoire pour une petite entreprise ?

Pas au sens strict aujourd'hui. Mais avec la facturation électronique, prévue entre 2026 et 2027, toute entreprise assujettie à la TVA devra passer par une plateforme agréée.

Aujourd’hui, la loi n’impose pas de logiciel pour faire une facture. Un plombier qui prépare ses factures sur Word, ou une graphiste qui utilise un modèle Excel, reste dans les règles. À une condition : chaque facture doit porter toutes les mentions obligatoires et être conservée correctement.

Il existe une exception connue depuis plusieurs années : le logiciel de caisse. Un commerçant qui enregistre les ventes de ses clients particuliers avec un logiciel doit utiliser un outil certifié. Nous y revenons plus bas.

Ce qui change avec la réforme

La vraie nouveauté s’appelle la facturation électronique obligatoire. Elle ne dit pas « achetez tel logiciel ». Elle dit : vos factures entre professionnels devront circuler par une plateforme agréée par l’État, dans un format lisible par un ordinateur.

Concrètement, un fichier Word imprimé ou un PDF envoyé par e-mail ne suffira plus pour facturer une autre entreprise. Il vous faudra donc un outil capable de produire ces factures et de les transmettre. C’est pour cela qu’on parle, dans la pratique, d’obligation de logiciel de facturation.

Situation	Aujourd’hui	Après la réforme
Facture Word ou Excel à une entreprise	Autorisée	Plus suffisante pour émettre
PDF envoyé par e-mail	Autorisé	Plus considéré comme facture électronique
Facture à un particulier	Libre	Libre, mais déclaration des ventes à prévoir
Logiciel de caisse	Certifié si utilisé	Toujours certifié

Ce qu’il faut retenir

• Rien ne presse au point de paniquer, mais tout le monde est concerné.
• Le bon réflexe : choisir dès maintenant un outil prêt pour la réforme.
• Si vous changez d’outil, profitez-en pour simplifier vos devis et vos relances.

Pour comparer les solutions selon votre activité, le guide sur comment choisir un logiciel de facturation et de devis pour une petite entreprise détaille les critères utiles.

Qu’est-ce que la facturation électronique obligatoire, concrètement ?

C'est l'obligation d'émettre et de recevoir les factures entre entreprises dans un format informatique structuré, transmis par une plateforme agréée, avec un envoi de données à l'administration fiscale.

Le mot « électronique » prête à confusion. Beaucoup pensent qu’un PDF envoyé par e-mail est déjà une facture électronique. Ce n’est pas le cas au sens de la réforme.

Une facture électronique, ici, c’est un fichier structuré : les informations (nom du client, montant, TVA, date) sont rangées dans des cases que les ordinateurs savent lire automatiquement. Trois formats sont admis :

• Factur-X : un PDF lisible par un humain, avec les données cachées à l’intérieur pour la machine ;
• UBL : un fichier de données pur, sans mise en page visible ;
• CII : un autre format de données, proche du précédent.

Pour vous, artisan ou commerçant, le format importe peu. C’est votre logiciel qui s’en charge. Vous continuez à saisir une facture comme avant.

Les trois volets de la réforme

1. La facturation électronique (e-invoicing) : les factures entre entreprises assujetties à la TVA en France passent par une plateforme agréée.
2. La transmission des données de vente (e-reporting) : pour les ventes aux particuliers ou à l’étranger, vous transmettez des données résumées, sans facture électronique.
3. La transmission des données de paiement : pour certaines prestations de services, vous signalez quand vous avez été payé.

Pourquoi l’État impose cela

L’objectif affiché est double. D’abord, mieux lutter contre la fraude à la TVA. Ensuite, préparer à terme des déclarations de TVA préremplies, ce qui peut alléger le travail des petites entreprises.

Prenons un menuisier qui facture une cuisine à un restaurant. Demain, sa facture partira de son logiciel vers sa plateforme. Elle arrivera dans la plateforme du restaurant. Les données utiles seront transmises au fisc, sans qu’il ait rien à envoyer en plus.

La présentation officielle de la réforme sur la page du ministère de l’Économie consacrée à la facturation électronique reprend ces grands principes.

Facturation électronique obligatoire : à partir de quand ?

Selon le calendrier actuel, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques au 1er septembre 2026. Les PME, TPE et micro-entreprises devront les émettre au 1er septembre 2027.

La question « depuis quand » revient souvent, car la réforme a été annoncée il y a longtemps. Elle a été reportée plusieurs fois. Le calendrier en vigueur aujourd’hui a été fixé par la loi de finances pour 2024, puis ajusté ensuite.

Les deux dates à retenir

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent aussi les émettre.
• 1er septembre 2027 : les PME, TPE et micro-entreprises doivent à leur tour émettre leurs factures en format électronique.

La transmission des données de vente et de paiement suit le même calendrier, selon la taille de l’entreprise.

Ce que cela veut dire pour vous

Imaginons un coiffeur qui achète ses produits chez un grossiste. Dès septembre 2026, ce grossiste, s’il est une grosse structure, lui enverra des factures électroniques. Le coiffeur devra donc avoir une plateforme pour les recevoir, même s’il émet encore ses propres factures à l’ancienne.

En septembre 2027, ce même coiffeur devra émettre ses factures aux professionnels par sa plateforme. Pour ses clientes particulières, il déclarera simplement ses ventes.

Faut-il attendre la dernière minute ?

Non, et pour trois raisons :

• les éditeurs de logiciels seront très sollicités juste avant les échéances ;
• changer d’outil demande quelques semaines d’habitude ;
• vous pouvez tester le nouveau fonctionnement tranquillement, sans pression.

Un dernier point : les dates ont déjà bougé. Vérifiez-les régulièrement sur les sites officiels. Votre expert-comptable ou votre éditeur de logiciel vous préviendra aussi en cas de changement.

La page de l’administration fiscale sur la facturation électronique et les plateformes agréées est la référence pour suivre le calendrier à jour.

La facturation électronique est obligatoire pour qui ?

Elle concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France, pour leurs factures à d'autres entreprises françaises assujetties, quelle que soit leur taille ou leur forme juridique.

La règle est large. Peu importe que vous soyez en société, en entreprise individuelle ou en micro-entreprise. Ce qui compte, c’est d’être assujetti à la TVA, c’est-à-dire exercer une activité économique soumise à la TVA, même si vous n’en facturez pas.

Les opérations concernées

Type de vente	Ce qu’il faut faire	Exemple
Entre deux entreprises en France	Facture électronique par plateforme	Un électricien facture un cabinet d’avocat
À un particulier	Déclaration des données de vente	Une boulangerie vend du pain
À une entreprise étrangère	Déclaration des données de vente	Un traducteur facture un client belge
Achat à un fournisseur français	Réception par plateforme	Un garage reçoit la facture de ses pièces

Qui n’est pas concerné ?

• Les structures non assujetties à la TVA, comme beaucoup de petites associations sans activité commerciale, pour leurs propres factures.
• Certaines opérations exonérées spécifiques, prévues par les textes.

Attention : une activité exonérée de TVA ne veut pas dire non assujettie. Un médecin ou un formateur exonéré peut rester concerné par la réception. En cas de doute, demandez à votre expert-comptable.

Quelques cas concrets

• Le gîte qui accueille surtout des familles : peu de factures électroniques à émettre, mais des données de vente à transmettre et des factures de fournisseurs à recevoir.
• L’avocat qui conseille des entreprises : la plupart de ses factures passeront par la plateforme.
• Le plombier qui travaille pour des particuliers et des syndics : un mélange des deux, géré par le même outil.

Dans tous les cas, la réception est le premier rendez-vous. Même si vous ne facturez que des particuliers, vous recevez des factures de vos fournisseurs.

La facturation électronique est-elle obligatoire pour les auto-entrepreneurs ?

Oui. Les micro-entrepreneurs, même en franchise de TVA, sont concernés : réception des factures électroniques dès septembre 2026, émission pour leurs clients professionnels à partir de septembre 2027.

C’est l’une des questions les plus fréquentes. Beaucoup d’auto-entrepreneurs pensent être exclus, car ils ne facturent pas de TVA. C’est une erreur courante.

Un micro-entrepreneur en franchise en base de TVA ne collecte pas la TVA, mais il reste assujetti. Il exerce une activité économique. La réforme s’applique donc à lui, avec le même calendrier que les TPE.

Ce qui change pour un auto-entrepreneur

• Dès le 1er septembre 2026 : il doit pouvoir recevoir des factures électroniques de ses fournisseurs.
• À partir du 1er septembre 2027 : il doit émettre ses factures à des clients professionnels par une plateforme agréée.
• Pour ses clients particuliers : il n’envoie pas de facture électronique, mais des données de vente sont prévues, selon des modalités à vérifier pour son régime.

Exemples de situations

• Une graphiste freelance qui travaille pour des agences et des PME : presque toutes ses factures passeront par la plateforme.
• Un coach sportif qui facture surtout des particuliers : peu de factures électroniques, mais il doit quand même recevoir celles de ses fournisseurs.
• Un dépanneur informatique qui mélange entreprises et particuliers : il lui faut un outil qui gère les deux.

La mention de franchise de TVA reste

La mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » doit toujours figurer. Le logiciel l’ajoute en général automatiquement si vous avez bien paramétré votre statut.

Le bon réflexe

Beaucoup d’auto-entrepreneurs facturent encore sur un tableur. Le passage à un outil simple peut se faire en une après-midi. Choisissez-le pour sa simplicité, pas pour ses options. Vérifiez surtout qu’il est relié à une plateforme agréée, ou qu’il le sera avant 2027.

Si vous travaillez sur un Mac et voulez un outil qui s’y intègre bien, le guide sur les logiciels de devis et factures sur Mac vous aidera à trier.

Comment ça marche, la facturation électronique obligatoire ?

Vous créez la facture dans votre logiciel. Il l'envoie à votre plateforme agréée, qui la transmet à celle de votre client et communique les données utiles à l'administration fiscale.

Le circuit paraît technique, mais il est simple vu de votre bureau. Vous ne verrez presque rien de différent.

Le trajet d’une facture, étape par étape

1. Vous saisissez la facture dans votre logiciel, comme aujourd’hui.
2. Le logiciel la met au bon format (Factur-X, UBL ou CII).
3. Il l’envoie à votre plateforme agréée, celle que vous avez choisie.
4. Votre plateforme consulte l’annuaire public pour trouver la plateforme de votre client.
5. Elle transmet la facture à la plateforme de votre client.
6. Les données fiscales partent vers l’administration, automatiquement.
7. Le client reçoit la facture dans son propre outil, prête à être payée.

Le rôle de l’annuaire

L’État tient un annuaire central. Il indique, pour chaque entreprise, quelle plateforme reçoit ses factures. C’est grâce à lui que votre facture arrive au bon endroit, sans adresse e-mail à connaître.

Les statuts de la facture

Nouveauté utile : chaque facture aura un statut suivi. Déposée, reçue, acceptée, refusée, payée… Vous saurez enfin si votre client a bien reçu la facture.

Prenons un paysagiste qui facture l’entretien d’un hôtel. Il voit dans son outil que la facture est « acceptée », puis « payée ». S’il n’y a pas de paiement à l’échéance, il sait qu’il doit relancer. Pour cette étape, les SMS de relance client peuvent faire gagner beaucoup de temps.

Et pour les ventes aux particuliers ?

Là, pas de facture électronique. Votre outil regroupe les ventes et transmet les totaux à l’administration par la plateforme. Une boulangerie n’envoie pas chaque ticket : elle transmet des données résumées.

Ce que vous devez faire vous-même

• choisir votre plateforme agréée ;
• vérifier que votre logiciel y est connecté ;
• tenir à jour les informations de vos clients, notamment leur numéro SIREN.

Le reste est géré par les outils.

Quelle plateforme choisir pour la facturation électronique obligatoire ?

Vous devez passer par une plateforme agréée par l'administration fiscale. La liste officielle est publiée par l'État. Votre logiciel de facturation actuel peut souvent s'y connecter directement.

Au départ, l’État prévoyait un portail public gratuit pour émettre des factures. Ce projet a changé. Le portail public sert désormais d’annuaire et de point central pour les données. Pour émettre et recevoir, il faut passer par une plateforme agréée.

Plateforme agréée ou logiciel : quelle différence ?

• La plateforme agréée est l’intermédiaire officiel. Elle transmet les factures et les données au fisc. Elle est immatriculée par l’administration.
• Le logiciel de facturation est l’outil où vous créez vos devis et factures. Certains sont eux-mêmes plateformes agréées. D’autres se connectent à une plateforme partenaire.

Pour vous, l’idéal est souvent un logiciel qui gère tout, de façon transparente.

Les critères pour bien choisir

Critère	Question à poser
Agrément	La plateforme figure-t-elle sur la liste officielle ?
Simplicité	Pouvez-vous faire une facture en quelques clics ?
Devis	Le devis se transforme-t-il en facture sans ressaisie ?
Métier	Gère-t-il les acomptes, les situations de chantier, les forfaits ?
Lien comptable	Votre expert-comptable peut-il accéder aux données ?
Mobilité	Pouvez-vous facturer depuis votre téléphone sur un chantier ?

Des exemples selon les métiers

• Un maçon aura besoin d’acomptes et de factures de situation.
• Une esthéticienne cherchera surtout un lien avec sa caisse et son agenda.
• Un consultant privilégiera la facturation récurrente et le suivi des paiements.

Le piège à éviter

Ne choisissez pas une plateforme isolée, sans lien avec vos devis ni votre comptabilité. Vous ressaisiriez tout deux fois. Demandez à votre éditeur actuel ce qu’il prévoit : beaucoup ont déjà un partenariat ou un agrément.

Votre expert-comptable est aussi un bon conseil. Certains cabinets proposent une plateforme à leurs clients, ce qui simplifie les échanges.

La facturation électronique obligatoire est-elle payante ou gratuite ?

L'obligation elle-même ne coûte rien, mais il n'existe plus de plateforme publique gratuite pour émettre. Les offres privées vont de formules d'entrée légères à quelques dizaines d'euros par mois.

C’est souvent la vraie inquiétude. Un artisan seul n’a pas envie d’ajouter un abonnement de plus.

Ce qui a changé

Le projet initial d’un portail public gratuit pour émettre ses factures a été abandonné. Il faut donc passer par une plateforme privée agréée. Ces plateformes fixent librement leurs prix.

Les fourchettes à connaître

Les tarifs changent souvent, et varient selon les options. De façon générale :

• certaines solutions proposent une offre d’entrée gratuite ou presque, souvent limitée en volume ou en fonctions ;
• les logiciels de facturation complets coûtent en général quelques euros à quelques dizaines d’euros par mois ;
• les solutions intégrées à une comptabilité ou à un logiciel métier peuvent coûter davantage.

Vérifiez toujours le prix actuel sur le site de l’éditeur, et lisez les limites de l’offre gratuite.

Comment comparer intelligemment

Poste	À vérifier
Abonnement	Prix mensuel ou annuel, engagement
Volume	Nombre de factures inclus
Réception	Comprise ou facturée à part
Utilisateurs	Un seul ou plusieurs comptes
Options	Relances, paiement en ligne, lien bancaire

Un coût, mais aussi un gain de temps

Prenons une fleuriste qui passe du temps chaque semaine à recopier ses factures pour son comptable. Avec un outil connecté, ce travail disparaît. L’abonnement est souvent compensé par les heures gagnées et les impayés évités.

Les frais cachés à surveiller

• les frais de mise en service ou de reprise de vos anciennes données ;
• les options vendues séparément (relances, signature de devis) ;
• le coût d’une sortie si vous changez d’outil plus tard.

Un conseil : si vous payez déjà un logiciel de facturation, demandez d’abord si la mise en conformité est incluse. C’est souvent le cas chez les éditeurs sérieux.

Le logiciel de caisse certifié est-il obligatoire pour un commerçant ?

Oui, si vous êtes assujetti à la TVA, vendez à des particuliers et enregistrez ces ventes avec un logiciel ou une caisse. Celui-ci doit alors être certifié par un organisme accrédité.

Cette obligation existe depuis 2018. Elle est différente de la facturation électronique, mais on les confond souvent. Elle concerne surtout les commerçants qui encaissent des particuliers au comptoir.

Qui est concerné ?

• Le boulanger, le caviste, le coiffeur, le restaurateur qui utilisent une caisse enregistreuse ou un logiciel d’encaissement.
• Les commerçants assujettis à la TVA qui enregistrent leurs ventes aux particuliers par informatique.

Les entreprises en franchise en base de TVA en sont dispensées, tout comme celles qui n’utilisent aucun logiciel de caisse. Vérifiez votre cas précis avec votre expert-comptable.

Ce que doit garantir le logiciel

Un logiciel de caisse conforme respecte quatre conditions :

1. Inaltérabilité : une vente enregistrée ne peut pas être effacée ou modifiée en douce.
2. Sécurisation : les données sont protégées.
3. Conservation : les données sont gardées le temps prévu par la loi.
4. Archivage : elles sont archivées de façon lisible en cas de contrôle.

Le certificat

Depuis les règles récentes, une simple attestation de l’éditeur ne suffit plus. Il faut un certificat délivré par un organisme accrédité. Demandez ce document à votre fournisseur et gardez-le précieusement.

Et pour une boutique en ligne ?

Une boutique en ligne qui vend à des particuliers entre dans la logique de transmission des données de vente à partir de 2027. Son outil de vente doit donc produire des données propres et cohérentes avec la comptabilité. Pour ceux qui gèrent aussi des produits en rayon ou en entrepôt, le guide sur le choix d’un logiciel de gestion de stock complète bien la réflexion.

Un site bien organisé facilite tout cela. L’exemple de L’Armurerie NéA, boutique en ligne dont le site a été remis au propre, avec catalogue photo, Google Shopping et blog réorganisé, montre l’intérêt d’une base saine.

Quelles mentions doivent figurer sur une facture avec la réforme ?

Les mentions habituelles restent obligatoires. La réforme en ajoute quelques-unes : numéro SIREN du client, adresse de livraison si elle diffère, nature de l'opération et, le cas échéant, option de TVA sur les débits.

Une facture incomplète peut coûter cher en cas de contrôle. Avec la réforme, c’est aussi une facture que la plateforme peut refuser. Mieux vaut donc vérifier vos modèles dès maintenant.

Les mentions de base, toujours obligatoires

• la date d’émission et un numéro unique, qui suit une suite chronologique ;
• votre nom ou raison sociale, votre adresse et votre numéro SIREN ;
• le nom et l’adresse du client ;
• la date de la vente ou de la prestation ;
• la désignation précise des produits ou services, la quantité et le prix unitaire hors taxes ;
• le taux et le montant de TVA, ou la mention de franchise ;
• le total hors taxes et toutes taxes comprises ;
• la date d’échéance du paiement et les pénalités de retard ;
• l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, entre professionnels.

La liste complète et à jour se trouve sur la fiche officielle des mentions obligatoires d’une facture.

Les nouvelles mentions prévues

Nouvelle mention	Exemple concret
SIREN du client	Le plombier indique le SIREN du syndic
Adresse de livraison si différente	Le fournisseur livre sur le chantier, pas au siège
Nature de l’opération	Vente de biens, prestation de services, ou les deux
Option TVA sur les débits	Si l’entreprise a choisi ce régime

Le cas des factures mixtes

Un chauffagiste qui fournit une chaudière et la pose réalise une opération mixte. Sa facture devra l’indiquer. Un bon logiciel le propose dans une liste, sans que vous ayez à y réfléchir.

Le réflexe pratique

Mettez à jour votre fichier clients. Ajoutez le SIREN de chaque client professionnel. C’est la tâche la plus longue, et elle peut se faire tranquillement, bien avant 2027.

Que risque-t-on si on ne respecte pas l’obligation de facturation électronique ?

La loi prévoit une amende de 15 euros par facture non émise au format électronique et de 250 euros par défaut de transmission de données, chacune plafonnée à 15 000 euros par an.

Les sanctions sont fixées par le Code général des impôts. Elles peuvent évoluer, alors vérifiez-les sur les sites officiels. Le texte en vigueur à ce jour prévoit :

• 15 euros par facture qui n’est pas émise en format électronique alors qu’elle devrait l’être ;
• 250 euros par manquement à la transmission des données de vente ou de paiement ;
• un plafond de 15 000 euros par année civile pour chacune de ces deux amendes.

Une tolérance est prévue pour un premier manquement corrigé rapidement. Ne comptez pas dessus pour repousser la mise en place.

Les risques moins visibles

L’amende n’est pas le seul problème. Imaginez un menuisier dont le client, une entreprise, ne peut pas traiter une facture papier dans son système. Le paiement risque de traîner. Sans plateforme, vous risquez aussi de ne pas recevoir les factures de vos fournisseurs à temps.

Les sanctions sur les mentions

Indépendamment de la réforme, une facture incomplète expose aussi à des amendes. Une facture absente ou fausse peut coûter beaucoup plus. La rigueur sur les mentions protège donc doublement.

Les autres règles à ne pas oublier

Vos factures contiennent des données personnelles de vos clients particuliers : nom, adresse, parfois téléphone. Ces informations sont protégées par le RGPD. Les principes généraux sont expliqués sur la page de la CNIL qui présente le RGPD.

Si vous utilisez des outils d’intelligence artificielle pour rédiger vos devis ou trier vos factures, d’autres règles européennes arrivent aussi. Le guide sur ce que l’AI Act change pour une TPE fait le point simplement.

Le bon état d’esprit

La réforme n’a pas pour but de piéger les petites entreprises. Elle cherche à généraliser un circuit plus fiable. Une fois l’outil en place, la conformité devient automatique.

Comment se préparer à la facturation électronique obligatoire, étape par étape ?

Faites l'inventaire de vos factures, choisissez un logiciel relié à une plateforme agréée, complétez votre fichier clients, testez quelques mois avant l'échéance, puis automatisez devis et relances.

Une préparation calme tient en quelques étapes. Pas besoin d’y consacrer des semaines.

Étape 1 : faire le point

Notez comment vous facturez aujourd’hui. Combien de factures par mois ? Quelle part pour des entreprises, quelle part pour des particuliers ? Avec quel outil ? Un coiffeur et un avocat n’auront pas les mêmes besoins.

Étape 2 : interroger votre éditeur ou votre comptable

Si vous avez déjà un logiciel, posez deux questions :

• est-il plateforme agréée, ou relié à une plateforme agréée ?
• la mise en conformité est-elle incluse dans votre abonnement ?

Étape 3 : choisir l’outil

Si vous partez de Word ou d’Excel, choisissez un outil simple, adapté à votre métier, connecté à votre banque et à votre comptable.

Étape 4 : préparer vos données

• complétez le SIREN de vos clients professionnels ;
• vérifiez vos coordonnées et votre statut de TVA ;
• mettez à jour vos modèles de devis et de factures.

Étape 5 : tester tôt

Commencez par recevoir vos factures fournisseurs dès 2026. Puis émettez quelques factures en mode électronique avant l’échéance de 2027. Vous verrez les petits réglages à faire.

Étape 6 : en profiter pour automatiser

La réforme est une bonne occasion de supprimer les ressaisies. Un devis signé peut devenir facture en un clic. Une facture impayée peut déclencher une relance automatique. Les effets concrets sont détaillés dans le guide sur ce que l’automatisation de la facturation change au quotidien.

Étape 7 : se faire aider si besoin

Si vous n’avez ni le temps ni l’envie de tout connecter vous-même, un accompagnement peut tout installer en une fois. C’est le rôle de notre service pour automatiser vos devis et factures : choix des outils, connexion à la plateforme, relances automatiques.

Les erreurs à éviter

• attendre l’été 2027 pour s’en occuper ;
• choisir un outil trop complet que vous n’utiliserez pas ;
• oublier la réception, qui arrive dès 2026 ;
• croire qu’un PDF par e-mail suffit.