Lettre de relance de facture impayée : modèles gratuits et relances auto ✉️

Qu’est-ce que la relance client pour une facture impayée ?

La relance client consiste à rappeler à un client qu'une facture arrivée à échéance n'est pas réglée, par étapes, du rappel courtois jusqu'à la mise en demeure.

Une facture impayée, ce n’est pas forcément un client malhonnête. Souvent, c’est un oubli, une facture perdue dans une boîte mail ou un comptable en vacances.

La relance sert donc d’abord à rappeler, puis à insister, et enfin à mettre en demeure. Chaque étape a son ton et son support.

Relance de facture ou relance commerciale ?

On confond souvent deux choses :

• La relance commerciale : vous relancez un prospect qui n’a pas répondu à un devis. Il ne vous doit rien.
• La relance de facture : le travail est fait, la facture est émise, l’échéance est passée. Le client vous doit de l’argent.

Le ton n’est pas le même. Pour la première, vous cherchez à convaincre. Pour la seconde, vous réclamez votre dû, poliment mais fermement. Si c’est un devis resté sans réponse qui vous préoccupe, nos modèles de mail de relance client pour devis et prospects sont plus adaptés.

Pourquoi relancer vite

Plus une facture vieillit, plus elle devient difficile à récupérer. Le client passe à autre chose, le chantier est oublié, la trésorerie de votre côté se tend.

Un plombier qui attend le paiement d’une installation de chauffe-eau ne peut pas avancer le matériel du chantier suivant indéfiniment. Une relance envoyée dès le lendemain de l’échéance règle la majorité des oublis sans tension.

Relancer, ce n’est pas harceler

Une relance bien faite reste professionnelle. Elle rappelle des faits : numéro de facture, montant, date. Elle ne juge pas le client. C’est justement ce qui permet de garder la relation, et souvent le client.

Quand envoyer une lettre de relance de facture impayée ?

Envoyez un premier rappel juste après l'échéance, une relance ferme une à deux semaines plus tard, puis une mise en demeure si rien ne bouge après trois à quatre semaines.

Le bon calendrier dépend de vos délais de paiement. Encore faut-il les connaître.

Les délais de paiement à connaître

Entre professionnels, la loi encadre les délais :

• Sans accord particulier : 30 jours après la réception de la marchandise ou la fin de la prestation.
• Délai maximum convenu : 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si c’est prévu au contrat.

Avec un particulier, c’est vous qui fixez l’échéance sur la facture ou le devis. Paiement à réception, à 15 jours, à 30 jours : écrivez-le clairement.

Un calendrier simple

Moment	Action
J-3 avant échéance	Petit rappel facultatif
J+1 à J+3	Première relance courtoise
J+10 à J+15	Deuxième relance, plus ferme
J+20 à J+30	Mise en demeure en recommandé
Après le délai fixé	Procédure de recouvrement

Adapter au métier

Un coiffeur qui facture une prestation de mariage peut se contenter d’un appel. Un artisan du bâtiment avec une facture de plusieurs milliers d’euros a intérêt à suivre le calendrier à la lettre.

Un gîte qui loue à une entreprise pour un séminaire appliquera les délais entre professionnels. Le même gîte qui loue à une famille demandera plutôt un acompte et un solde avant l’arrivée.

Ne laissez pas traîner

Le piège classique : attendre deux mois en se disant que le client va payer. À ce stade, il a peut-être d’autres créanciers. Ceux qui relancent en premier sont souvent payés en premier.

Que doit contenir une lettre de relance de facture impayée ?

Une relance efficace indique la référence et la date de la facture, le montant restant dû, l'échéance dépassée, le moyen de paiement et une nouvelle date limite précise.

Une relance floue appelle une réponse floue. Le client doit pouvoir payer en deux minutes, sans chercher.

Les informations indispensables

• Vos coordonnées : nom, adresse, SIRET.
• Les coordonnées du client.
• La référence de la facture : numéro et date d’émission.
• Le montant dû : total, ou reste à payer s’il y a eu un acompte.
• L’échéance initiale dépassée.
• Le moyen de paiement : IBAN, lien de paiement, chèque à l’ordre de…
• Une nouvelle date limite, précise : « avant le 15 mars », pas « rapidement ».
• La facture en pièce jointe.

Ce qui rend la relance plus forte

À partir de la deuxième relance, rappelez les conditions écrites sur la facture : pénalités de retard et indemnité forfaitaire pour un client professionnel. Ces mentions doivent déjà figurer sur la facture d’origine. La liste complète est rappelée sur la fiche officielle mentions obligatoires d’une facture.

Le ton, étape par étape

• Première relance : on suppose un oubli.
• Deuxième relance : on constate le retard et on rappelle les conséquences.
• Mise en demeure : on exige le paiement sous un délai, sinon action en justice.

Une astuce de terrain

Mettez le numéro de facture dans l’objet du mail. Par exemple : « Facture n° 2024-118 – échéance dépassée ». Le client la retrouve tout de suite, son comptable aussi.

Si vos factures sont faites à la main, vérifiez que les numéros se suivent sans trou. C’est une obligation, et cela évite les « je ne trouve pas cette facture ».

Quel modèle utiliser pour une première relance de facture impayée ?

La première relance est un message courtois qui suppose un simple oubli : rappel de la facture, du montant, de l'échéance, et invitation à régler sous quelques jours.

Pour une première relance, l’email suffit. Il est rapide, il laisse une trace, et il évite de froisser un client de bonne foi.

Modèle de première relance par email

Objet : Facture n° [numéro] du [date] – rappel d’échéance

Bonjour [Prénom Nom],

Sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro] du [date], d’un montant de [montant] € TTC, arrivée à échéance le [date], n’a pas encore été réglée.

Il s’agit sans doute d’un simple oubli. Vous la trouverez en pièce jointe.

Vous pouvez la régler par virement sur l’IBAN suivant : [IBAN], ou via ce lien de paiement : [lien].

Si le règlement a été effectué entre-temps, merci de ne pas tenir compte de ce message.

Bien cordialement, [Votre nom – entreprise – téléphone]

Pourquoi ce modèle fonctionne

• « Sauf erreur de notre part » laisse une porte de sortie au client.
• La facture jointe supprime l’excuse « je ne l’ai pas reçue ».
• Le moyen de paiement est donné tout de suite.
• La dernière phrase évite un échange gênant si le virement est en route.

Exemple concret

Une boulangerie livre des viennoiseries à un hôtel chaque semaine. La facture mensuelle n’est pas réglée. Un email de ce type, envoyé le lendemain de l’échéance, règle souvent l’affaire dans la journée : le service comptable de l’hôtel avait simplement mis la facture de côté.

Et par téléphone ?

Un appel court marche aussi très bien, surtout avec un client fidèle. Doublez-le toujours d’un email récapitulatif. Sans écrit, pas de preuve si la situation se dégrade.

Quel modèle utiliser pour une deuxième relance plus ferme ?

La deuxième relance constate le retard sans détour, rappelle les pénalités prévues sur la facture et fixe une date limite courte avant l'envoi d'une mise en demeure.

Si la première relance est restée sans effet, on change de ton. Toujours poli, mais plus question de supposer un oubli.

Modèle de deuxième relance

Objet : Deuxième relance – facture n° [numéro] impayée

Bonjour [Prénom Nom],

Malgré notre précédent message du [date], la facture n° [numéro] du [date], d’un montant de [montant] € TTC, reste impayée à ce jour.

Nous vous demandons de procéder au règlement avant le [date, 8 jours plus tard].

Nous vous rappelons que, conformément à nos conditions figurant sur la facture, tout retard entraîne des pénalités de retard au taux de [taux] ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.

Sans règlement à cette date, nous serons contraints de vous adresser une mise en demeure.

Si vous rencontrez une difficulté, contactez-nous : un échéancier peut être envisagé.

Cordialement, [Votre nom – entreprise – téléphone]

Les points clés

• Rappel de la relance précédente, avec sa date.
• Date limite précise, en général une semaine.
• Mention des pénalités : seulement pour un client professionnel, et seulement si elles figurent sur la facture.
• Proposition d’échéancier : un client en difficulté qui paie en trois fois vaut mieux qu’un client qui ne paie pas.

Pour un particulier

Retirez la phrase sur l’indemnité de 40 €, qui ne s’applique qu’entre professionnels. Gardez la date limite et l’annonce de la mise en demeure.

Appuyez par un appel

À ce stade, un coup de fil le jour de l’envoi change beaucoup. Un électricien qui appelle son client entend parfois la vraie raison : un désaccord sur une finition. Mieux vaut le savoir maintenant qu’au tribunal.

Comment rédiger une mise en demeure de payer une facture ?

La mise en demeure est une lettre formelle, envoyée en recommandé avec accusé de réception, qui exige le paiement sous un délai précis avant toute action en justice.

La mise en demeure marque la fin de la phase amiable. Elle a une valeur juridique : elle fait courir les intérêts de retard et prouve que vous avez réclamé votre dû.

Modèle de mise en demeure

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Mise en demeure de payer – facture n° [numéro]

Madame, Monsieur,

Par la présente, je vous mets en demeure de régler la somme de [montant] € TTC, correspondant à la facture n° [numéro] du [date], échue le [date].

Malgré nos relances du [date] et du [date], ce montant reste impayé.

À cette somme s’ajoutent les pénalités de retard prévues sur la facture et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. [À retirer pour un particulier.]

Sans règlement intégral sous [8 ou 15] jours à compter de la réception de ce courrier, j’engagerai une procédure judiciaire de recouvrement, sans autre avis.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Nom, entreprise, signature]

Les règles à respecter

• Le titre « Mise en demeure » doit apparaître clairement.
• Le recommandé avec accusé de réception est la voie la plus sûre. Le recommandé électronique est aussi possible.
• Un délai précis : 8 ou 15 jours sont courants.
• Gardez une copie et l’accusé de réception.

Un cas fréquent

Un garagiste a réparé un véhicule, le client est reparti avec, et la facture reste impayée. La mise en demeure suffit souvent à débloquer la situation, car elle montre que l’étape suivante est le tribunal.

Ne bluffez pas

N’annoncez une procédure que si vous êtes prêt à la lancer. Une menace sans suite fait perdre toute crédibilité aux relances suivantes.

Que faire si le client ne paie pas après la mise en demeure ?

Si le délai de la mise en demeure expire, vous pouvez demander une injonction de payer au tribunal, passer par un commissaire de justice ou confier la créance à un recouvreur.

La mise en demeure n’a rien donné ? Plusieurs options existent. Les plus simples ne demandent pas d’avocat.

L’injonction de payer

C’est la voie la plus utilisée par les petites entreprises. Vous déposez une requête au tribunal compétent avec vos pièces : devis signé, facture, relances, mise en demeure.

• Pas d’audience dans la plupart des cas.
• Le juge examine le dossier et rend une ordonnance.
• L’ordonnance est ensuite signifiée au client par un commissaire de justice.

Toutes les étapes sont détaillées sur la fiche officielle la procédure d’injonction de payer.

La procédure simplifiée pour les petites créances

Pour les petits montants, un commissaire de justice (l’ancien huissier) peut mener une procédure amiable simplifiée. Si le client accepte, il délivre un titre qui permet de faire exécuter le paiement.

Les sociétés de recouvrement

Elles relancent à votre place, contre une commission ou un forfait. Les tarifs varient beaucoup selon le montant et le prestataire. Comparez avant de signer.

Attention aux délais de prescription

Vous ne pouvez pas réclamer une facture indéfiniment :

Client	Délai pour agir
Professionnel	5 ans
Particulier, pour un professionnel qui lui vend un bien ou un service	2 ans

Garder une trace de tout

Le juge regarde les preuves. Devis signé, bon de commande, photos du chantier, échanges de mails : rangez tout dans un dossier par client. Un avocat qui facture des honoraires impayés le sait bien : la convention d’honoraires signée fait toute la différence.

Quelles pénalités de retard pouvez-vous réclamer ?

Entre professionnels, vous pouvez réclamer des pénalités de retard au taux prévu sur la facture et une indemnité forfaitaire de 40 €. Avec un particulier, seuls les intérêts légaux s'appliquent.

Les pénalités ne sont pas une punition improvisée. Elles doivent être prévues à l’avance, sur vos conditions générales et vos factures.

Avec un client professionnel

• Pénalités de retard : leur taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Beaucoup d’entreprises appliquent un taux plus élevé, prévu dans leurs conditions.
• Indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, par facture en retard.
• Indemnité complémentaire possible si vos frais réels dépassent 40 €, sur justificatifs.

Ces pénalités sont dues dès le lendemain de l’échéance, sans qu’un rappel soit nécessaire.

Avec un particulier

Pas d’indemnité de 40 €. Vous pouvez réclamer des intérêts au taux légal, en général à partir de la mise en demeure. Vos conditions peuvent prévoir d’autres règles, à condition qu’elles restent raisonnables.

Comment les calculer

La formule est simple : montant dû × taux annuel × nombre de jours de retard ÷ 365.

Exemple : une facture de 2 000 €, un taux annuel de 10 %, 30 jours de retard. Cela donne environ 16 € de pénalités, plus 40 € d’indemnité forfaitaire.

Faut-il vraiment les réclamer ?

C’est un choix commercial. Un traiteur avec un client fidèle peut y renoncer pour une semaine de retard. Face à un client qui paie systématiquement en retard, les appliquer change souvent ses habitudes.

Dans tous les cas, mentionnez-les dans la deuxième relance. Le simple rappel suffit parfois à accélérer le paiement.

Comment automatiser les relances clients ?

Pour automatiser vos relances, utilisez un logiciel de facturation qui envoie seul des emails de rappel à dates fixes après l'échéance et s'arrête dès que le paiement est enregistré.

Relancer à la main, c’est noter des dates, rouvrir des factures, réécrire des mails. Avec dix clients, ça passe. Avec cinquante, des factures passent entre les mailles.

Le principe d’une relance automatique

Vous préparez une fois vos modèles de relance. Le système les envoie seul selon un calendrier :

1. Rappel à J+1 après l’échéance.
2. Deuxième relance à J+10.
3. Alerte pour vous à J+20, pour préparer la mise en demeure.

Dès que le paiement est enregistré, les relances s’arrêtent. Le client qui a payé ne reçoit plus rien.

Avec un logiciel de facturation

La plupart des logiciels de facturation proposent cette fonction. Les abonnements vont de quelques euros à quelques dizaines d’euros par mois, et les tarifs changent souvent. Pour comparer les options, notre guide choisir un logiciel de facturation et devis pour une petite entreprise détaille les critères.

Certains métiers ont des besoins précis. Un garage, par exemple, gagne à prendre un outil pensé pour lui : voyez notre page sur le logiciel de facturation pour garage automobile.

Et avec Excel ?

Un tableur peut suivre les échéances avec une colonne « date de relance ». Mais il n’envoie rien tout seul. Les limites sont expliquées dans notre article faire ses factures et devis sur Excel.

Aller plus loin : relier vos outils

On peut aussi connecter facturation, banque et messagerie. Le paiement reçu sur le compte marque la facture comme payée, ce qui stoppe les relances. C’est exactement ce que fait notre service pour automatiser devis et factures.

Si une IA rédige ou personnalise vos relances, restez transparent avec vos clients. Les règles européennes sont résumées dans notre guide sur ce que l’AI Act change pour une TPE.

Comment faire une relance automatique sur Outlook ?

Outlook permet de programmer l'envoi d'un mail de relance à une date future et de placer un rappel de suivi sur un message, mais il ne gère pas un vrai calendrier de relances.

Beaucoup d’artisans facturent avec un modèle et envoient tout depuis Outlook. Bonne nouvelle : quelques réglages simples aident déjà beaucoup.

Programmer l’envoi d’une relance

Vous pouvez préparer votre relance le jour où vous envoyez la facture, et la programmer pour plus tard.

1. Rédigez votre mail de relance.
2. Dans les options du message, choisissez Différer la remise (ou Planifier l’envoi dans la version récente).
3. Indiquez la date : le lendemain de l’échéance.
4. Envoyez. Le mail part seul à la date prévue.

Limite : si le client paie entre-temps, la relance part quand même. Il faut penser à la supprimer de la boîte d’envoi.

Poser un rappel de suivi

Sur le mail de facture envoyé, ajoutez un indicateur de suivi avec un rappel à la date d’échéance. Outlook vous alerte ce jour-là. Vous vérifiez le paiement, puis vous relancez si besoin.

Créer des modèles de message

Enregistrez vos trois modèles de relance comme modèles Outlook ou Mes modèles. Vous n’avez plus qu’à compléter le numéro de facture et le montant.

Un exemple concret

Une coiffeuse indépendante qui facture des prestations à des entreprises pour des événements peut fonctionner ainsi :

• facture envoyée avec un rappel de suivi à l’échéance ;
• relance préparée et programmée à J+1 ;
• dossier « Factures en attente » pour tout ranger.

C’est artisanal, mais suffisant pour quelques factures par mois.

Outlook peut-il relancer automatiquement si le client ne répond pas ?

Non, Outlook seul n'envoie pas de relance automatique en l'absence de réponse. Il faut passer par un outil d'automatisation comme Power Automate, ou par un logiciel de facturation.

C’est une demande fréquente : « je veux qu’Outlook relance tout seul si le client ne répond pas ». Outlook, de base, ne sait pas le faire.

Ce qu’Outlook sait faire

• Programmer un envoi à une date précise.
• Vous rappeler de faire un suivi.
• Trier les réponses avec des règles.

Ce qu’il ne sait pas faire seul

• Vérifier si le client a répondu.
• Vérifier si la facture a été payée.
• Annuler la relance automatiquement dans ces cas-là.

Les solutions possibles

Solution	Ce qu’elle fait	Pour qui
Rappel de suivi Outlook	Vous alerte, vous relancez à la main	Quelques factures par mois
Power Automate (Microsoft)	Scénarios automatiques autour d’Outlook	À l’aise avec les outils
Logiciel de facturation	Relance selon le statut de paiement	La plupart des TPE
Automatisation sur mesure	Relie banque, factures et mails	Volume important

Pourquoi le paiement compte plus que la réponse

Une relance de facture ne doit pas dépendre d’une réponse par mail. Le client peut payer sans répondre. Il peut aussi répondre « je m’en occupe » sans payer.

Le bon déclencheur, c’est donc le statut de la facture : payée ou non. Seul un outil relié à votre facturation, voire à votre banque, le connaît. Une boutique en ligne relie souvent ce suivi aux commandes et aux stocks ; les critères sont détaillés dans notre guide pour choisir un logiciel de gestion de stock.

Attention aux données clients

Un outil d’automatisation manipule des adresses et des montants. Choisissez des services fiables et ne gardez que les données utiles. La CNIL rappelle les bonnes pratiques dans sa fiche sur la prospection commerciale par courrier électronique, utile pour distinguer relance de facture et message commercial.

Quelles erreurs éviter dans une relance de facture impayée ?

Les erreurs courantes sont de relancer trop tard, sans référence de facture, sur un ton agressif, sans date limite, ou de réclamer des pénalités qui ne figuraient pas sur la facture.

Une relance mal faite peut retarder le paiement, voire vous coûter le client. Les mêmes erreurs reviennent souvent.

Les erreurs de fond

• Relancer trop tard : au bout de deux mois, le client a d’autres priorités.
• Oublier la référence : sans numéro ni date, le comptable du client ne retrouve rien.
• Pas de date limite : « merci de régler au plus vite » ne veut rien dire.
• Réclamer des pénalités non prévues : si elles n’étaient pas sur la facture, vous ne pouvez pas les imposer.
• Appliquer les 40 € à un particulier : cette indemnité ne vaut qu’entre professionnels.

Les erreurs de forme

• Un ton agressif dès la première relance. Un client de bonne foi s’en souviendra.
• Des relances en public : jamais sur les réseaux sociaux ni devant d’autres clients.
• Des menaces sans suite : annoncer un huissier sans jamais rien lancer.
• Pas de trace écrite : un appel non suivi d’un mail ne prouve rien.

Les erreurs d’organisation

• Ne pas savoir quelles factures sont en retard.
• Relancer un client qui a déjà payé, faute de suivi.
• Laisser filer le délai de prescription.

La meilleure relance est celle qu’on n’envoie pas

Prévenez les retards en amont :

• Demandez un acompte pour les gros travaux.
• Écrivez l’échéance en gras sur la facture.
• Ajoutez un lien de paiement en ligne.
• Facturez le jour même de la fin du chantier.

Une facture claire, envoyée vite et facile à payer, réduit le nombre de relances. Un site et des outils bien rangés aident aussi, comme on l’a vu pour une boutique en ligne avec le cas de l’Armurerie NéA : tout remettre au propre rend chaque étape plus simple.