Lettre de relance pour facture impayée : 3 modèles à copier ✉️

Existe-t-il un modèle gratuit de lettre de relance pour facture impayée ?

Oui. Un modèle gratuit suffit pour relancer un client : il reprend la facture, le montant, l'échéance dépassée et demande un paiement sous un délai précis.

Pas besoin d’acheter un pack de documents ni de passer par un avocat pour une simple relance. Une lettre de relance n’a pas de forme imposée par la loi. Elle doit surtout être claire, polie et complète.

Vous trouverez plus bas trois modèles gratuits, prêts à copier :

• une première relance, courtoise, pour un retard récent ;
• une deuxième relance, plus ferme, à envoyer avant la mise en demeure ;
• un e-mail court, pour un rappel rapide quelques jours après l’échéance.

Pourquoi un modèle aide vraiment

Un plombier qui rentre de chantier à 19 h n’a pas envie de rédiger un courrier. Il repousse, puis oublie. Un modèle prêt à remplir supprime cette barrière : vous complétez les champs entre crochets et vous envoyez.

Le modèle vous évite aussi deux pièges fréquents :

• le courrier trop vague, qui ne cite ni le numéro de facture ni le montant ;
• le courrier trop agressif, qui braque un client de bonne foi.

Un modèle, pas une formule magique

Un courrier de relance pour facture impayée reste une étape parmi d’autres. S’il ne suffit pas, il faudra enchaîner avec une mise en demeure, puis des recours. Pour voir tout le parcours d’un coup d’œil, lisez notre marche à suivre face à une facture impayée, de la relance amiable au recouvrement.

Dans la grande majorité des cas, le retard vient d’un oubli, d’une facture égarée ou d’un trou de trésorerie passager. Une relance bien tournée règle souvent le problème sans conflit.

Quand envoyer la première lettre de relance d’une facture impayée ?

Dès les premiers jours après la date d'échéance. Un rappel rapide par e-mail, puis une vraie lettre de relance environ deux semaines après l'échéance si rien ne bouge.

Le bon moment, c’est tôt. Une facture qui attend trois mois devient une facture qu’on « oublie » volontiers. Un client relancé vite comprend que vous suivez vos comptes.

Vérifiez d’abord la date d’échéance

Avant de relancer, assurez-vous que l’échéance est bien dépassée. Elle figure sur votre facture ou dans vos conditions générales. Entre professionnels, la loi encadre ces délais : 30 jours par défaut, avec des plafonds à ne pas dépasser. Le détail est expliqué dans notre article sur le délai de paiement d’une facture et ce que dit la loi.

Un calendrier simple à suivre

Ces repères ne sont pas une obligation légale. Ce sont des habitudes de bon sens, faciles à tenir :

Moment	Action
Échéance + 3 à 7 jours	Rappel amical par e-mail ou téléphone
Échéance + 15 jours	1re lettre de relance
Échéance + 30 jours	2e relance, ferme
Échéance + 45 jours	Mise en demeure

Adaptez au client

Un coiffeur qui facture un salon partenaire depuis dix ans peut se permettre un coup de fil avant tout courrier. Un artisan face à un nouveau client, ou à un gros montant, a intérêt à poser les choses par écrit plus vite.

Une règle reste valable partout : notez la date de chaque relance. En cas de litige, cet historique prouve vos efforts pour régler les choses à l’amiable.

Que doit contenir une lettre de relance pour facture impayée ?

Vos coordonnées, celles du client, le numéro et la date de la facture, le montant dû, l'échéance dépassée, un nouveau délai de paiement et les moyens de régler.

Une bonne lettre de relance permet au client de payer sans rien chercher. Il doit tout avoir sous les yeux.

Les éléments indispensables

• Vos coordonnées : nom de l’entreprise, adresse, numéro SIRET, téléphone.
• Les coordonnées du client : nom ou raison sociale, adresse.
• Le lieu et la date du courrier.
• Un objet clair : « Relance – facture n° 2024-118 du 3 mars ».
• Les références de la facture : numéro, date, montant TTC.
• L’échéance dépassée.
• Un nouveau délai : une date précise plutôt que « rapidement ».
• Le moyen de paiement : IBAN, lien de paiement, chèque à l’ordre de…
• La facture en pièce jointe, ou en copie.

Les éléments utiles en plus

• Une phrase qui laisse une porte de sortie : « Si le règlement a été fait entre-temps, ne tenez pas compte de ce courrier. »
• Un contact direct pour poser une question ou proposer un échéancier.
• Entre professionnels, en deuxième relance, le rappel des pénalités de retard prévues sur la facture.

Vérifiez aussi votre facture

Une relance ne vaut que si la facture d’origine est solide. Une mention manquante peut donner au client un prétexte pour contester. Prenez deux minutes pour comparer votre document avec la liste officielle des mentions obligatoires sur une facture.

Un exemple : une boulangère qui livre un restaurant oublie d’indiquer la date d’échéance sur ses factures. Le restaurateur peut alors discuter le moment où le retard commence. Mieux vaut corriger ses modèles de factures pour les prochaines fois.

Quel modèle utiliser pour une première relance de facture impayée ?

Pour une première relance, choisissez un courrier courtois qui évoque un possible oubli, rappelle la facture et le montant, et fixe un nouveau délai d'environ huit jours.

La première relance part du principe que le client est de bonne foi. Le ton est poli, sans reproche. Remplacez simplement les éléments entre crochets.

Modèle de lettre de 1re relance

[Nom de votre entreprise] [Adresse] – [Téléphone] – [E-mail] SIRET : [numéro]

[Nom du client ou raison sociale] [Adresse du client]

À [ville], le [date]

Objet : relance – facture n° [numéro] du [date]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro] du [date], d’un montant de [montant] € TTC, arrivée à échéance le [date], reste à ce jour impayée.

Il s’agit sans doute d’un simple oubli. Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement avant le [date, environ 8 jours plus tard].

Vous trouverez la facture en copie. Le paiement peut se faire par virement sur le compte suivant : IBAN [numéro].

Si votre règlement a été effectué entre-temps, merci de ne pas tenir compte de ce courrier.

Pour toute question, nous restons joignables au [téléphone].

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Prénom Nom, fonction] [Signature]

Les petits réglages qui comptent

• Le délai : une date précise vaut mieux que « sous huitaine ». Le client sait exactement quand.
• Le montant : indiquez le TTC, c’est ce que le client doit payer.
• Le ton : un menuisier qui relance un client fidèle peut ajouter « Au plaisir de vous retrouver sur votre prochain projet ».

Ce premier courrier peut partir par e-mail, avec la facture en PDF, ou par courrier simple. Le recommandé n’est pas nécessaire à ce stade.

Quel modèle pour une relance de facture impayée avant mise en demeure ?

La deuxième relance est plus ferme : elle rappelle la première, mentionne les pénalités prévues et annonce clairement une mise en demeure si le paiement n'arrive pas.

Si la première relance est restée sans effet, on monte d’un cran. Le ton reste correct, mais il devient net. C’est la dernière chance amiable avant la mise en demeure.

Modèle de 2e relance avant mise en demeure

[Nom de votre entreprise] – [Adresse] – SIRET : [numéro]

[Nom du client] – [Adresse]

À [ville], le [date]

Objet : 2e relance – facture n° [numéro] du [date]

Madame, Monsieur,

Par courrier du [date de la 1re relance], nous vous avons rappelé que la facture n° [numéro] du [date], d’un montant de [montant] € TTC, échue le [date], restait impayée.

À ce jour, nous n’avons reçu ni règlement ni réponse de votre part.

Nous vous demandons de régler cette somme au plus tard le [date, environ 8 jours plus tard].

[Entre professionnels uniquement :] Nous vous rappelons que, conformément à nos conditions de vente, des pénalités de retard sont dues, ainsi que l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Sans paiement à cette date, nous vous adresserons une mise en demeure, préalable à une procédure de recouvrement.

Si vous rencontrez une difficulté, contactez-nous au [téléphone] : nous sommes ouverts à un échéancier.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Prénom Nom] – [Signature]

Pourquoi proposer un échéancier

Un client en difficulté qui se sent acculé ne paie pas plus vite. Lui proposer de payer en deux ou trois fois débloque souvent la situation. Notez l’accord par écrit, avec les dates.

Et ensuite ?

Si ce courrier reste lettre morte, passez à la mise en demeure, envoyée en recommandé avec avis de réception. Un texte prêt à l’emploi vous attend dans notre modèle de mise en demeure de payer une facture impayée.

Comment adapter la lettre de relance quand le client est un particulier ?

Avec un particulier, gardez la même structure, mais retirez l'indemnité de 40 € et les pénalités entre professionnels. Le délai pour agir est aussi plus court : deux ans.

Un électricien qui facture un couple pour la rénovation d’une cuisine n’est pas dans la même situation qu’avec une entreprise. Certaines règles changent.

Ce qui ne s’applique pas aux particuliers

• L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement : elle ne concerne que les factures entre professionnels.
• Les pénalités de retard « professionnelles » calculées sur le taux prévu pour les entreprises.

Avec un particulier, des intérêts au taux légal peuvent courir, en général à partir d’une mise en demeure. Mieux vaut ne rien promettre de plus dans une simple relance.

Le délai pour agir est plus court

Entre un professionnel et un consommateur, l’action en paiement se prescrit en principe par deux ans. Entre professionnels, le délai est en général de cinq ans. Concrètement : ne laissez pas dormir une facture de particulier.

Le ton à adopter

Un particulier reçoit rarement des lettres de relance. Un courrier trop sec peut l’inquiéter ou le vexer. Quelques conseils :

• commencez par un appel ou un SMS courtois ;
• dans la lettre, restez simple et évitez le vocabulaire juridique ;
• proposez clairement de payer en plusieurs fois si besoin ;
• rappelez ce qui a été fait : « les travaux de peinture du salon terminés le 12 avril ».

Exemple de phrase adaptée

« Nous avons terminé la pose de votre parquet le [date]. La facture n° [numéro] de [montant] € TTC reste à régler. Pouvez-vous effectuer le paiement avant le [date] ? Nous pouvons aussi convenir d’un règlement en deux fois. »

Pour un gîte ou une chambre d’hôtes, le cas est rare car on encaisse souvent à l’avance. Si un solde reste dû, le même modèle fonctionne.

Courrier, e-mail ou téléphone : comment relancer une facture impayée ?

Commencez par un e-mail ou un appel, envoyez la première relance par écrit, et réservez le recommandé à la deuxième relance ou à la mise en demeure.

Chaque moyen a son rôle. L’idée est de monter progressivement, sans brûler les étapes.

Moyen	Avantage	Limite	Quand l’utiliser
Téléphone	Rapide, humain, on comprend le blocage	Ne laisse pas de trace écrite	Premier rappel, client fidèle
E-mail	Immédiat, facture jointe en PDF	Peut finir dans les indésirables	Rappel et 1re relance
SMS	Lu presque à coup sûr	Peu adapté aux montants importants	Particuliers, petits montants
Courrier simple	Plus formel qu’un e-mail	Pas de preuve de réception	1re ou 2e relance
Recommandé avec AR	Preuve de l’envoi et de la réception	Coût et délai	2e relance, mise en demeure

Modèle d’e-mail de rappel rapide

Objet : Facture n° [numéro] – rappel

Bonjour [Prénom Nom],

Je me permets de vous rappeler que la facture n° [numéro] de [montant] € TTC, échue le [date], n’apparaît pas encore comme réglée de notre côté.

Je vous la remets en pièce jointe. Pouvez-vous me confirmer la date de paiement prévue ?

Merci par avance et bonne journée, [Prénom] – [Entreprise] – [Téléphone]

Une trace écrite après chaque appel

Vous avez eu le client au téléphone et il promet de payer vendredi ? Envoyez un e-mail de deux lignes pour confirmer. Cela fixe l’engagement et alimente votre historique.

La logique ressemble beaucoup à celle d’un devis resté sans suite : relance rapide, ton courtois, puis relance plus nette. Nous la détaillons pour les devis dans notre article sur comment relancer un devis sans réponse.

Comment obtenir une lettre de relance de facture impayée au format Word ?

Copiez le modèle dans Word, LibreOffice ou Google Docs, ajoutez votre en-tête, puis enregistrez-le comme modèle réutilisable. Il ne restera qu'à remplir les champs à chaque relance.

Pas besoin de télécharger un fichier douteux sur un site inconnu. Vous pouvez créer votre propre modèle en dix minutes, avec votre logo et vos couleurs.

Les étapes

1. Ouvrez un document vierge dans Word, LibreOffice Writer (gratuit) ou Google Docs (gratuit avec un compte Google).
2. Ajoutez votre en-tête : logo, nom, adresse, SIRET, téléphone. Reprenez celui de vos factures pour rester cohérent.
3. Collez le modèle de première ou de deuxième relance.
4. Surlignez les champs à remplir en jaune : [numéro], [date], [montant]. Vous ne risquez plus d’en oublier un.
5. Enregistrez comme modèle : dans Word, choisissez le format « Modèle Word » (.dotx). Dans Google Docs, gardez une copie maîtresse et faites « Créer une copie » à chaque usage.
6. Exportez en PDF avant envoi par e-mail. Le client ne pourra pas modifier le document.

Gardez deux ou trois versions

• une version « 1re relance » ;
• une version « 2e relance » pour les professionnels, avec pénalités et indemnité de 40 € ;
• une version « 2e relance » pour les particuliers, sans ces mentions.

Rangez vos courriers

Créez un dossier par client, ou un dossier « Relances » trié par année. Nommez chaque fichier de façon claire : « 2024-05-12_Relance1_Durand_F118.pdf ». En cas de litige, vous retrouvez tout en quelques secondes.

Un avocat ou un expert-comptable fera la même chose avec ses lettres types. Ce n’est pas réservé aux grandes entreprises : c’est juste de l’organisation.

Peut-on réclamer des pénalités de retard dans une lettre de relance ?

Oui entre professionnels, si elles figurent sur la facture ou les conditions de vente, avec l'indemnité forfaitaire de 40 €. Avec un particulier, on s'en tient en général aux intérêts légaux.

C’est une question qui revient souvent chez les artisans : « Puis-je ajouter des frais au client qui paie en retard ? » La réponse dépend de qui est votre client.

Entre professionnels

Le Code de commerce prévoit deux choses en cas de retard :

• des pénalités de retard, calculées sur le montant dû, selon le taux indiqué dans vos conditions ;
• une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, par facture payée en retard.

Ces mentions doivent figurer sur vos factures. Si vous ne les avez jamais écrites, commencez par les ajouter pour les prochaines.

Faut-il vraiment les réclamer ?

C’est votre droit, pas une obligation. Beaucoup de commerçants choisissent :

• de ne pas en parler dans la première relance, pour rester cordial ;
• de les rappeler dans la deuxième, comme un argument ;
• de les réclamer réellement dans la mise en demeure, si le client fait la sourde oreille.

Un exemple : un paysagiste travaille avec un syndic. Une facture a deux semaines de retard. Réclamer 40 € dès le premier courrier risquerait d’abîmer une relation qui rapporte toute l’année. Il attend la deuxième relance pour en parler.

Avec un particulier

L’indemnité de 40 € ne s’applique pas. Des intérêts au taux légal peuvent être demandés, en général après une mise en demeure. Restez prudent dans vos formulations et ne menacez pas de frais que vous ne pouvez pas exiger.

Le bon calcul

Indiquez le calcul de façon simple : montant dû, nombre de jours de retard, taux appliqué. Un client qui comprend le calcul conteste moins.

Que faire si la lettre de relance reste sans réponse ?

Envoyez une mise en demeure en recommandé avec avis de réception. Si elle reste sans effet, tournez-vous vers la médiation ou l'injonction de payer devant le tribunal.

Deux relances sans réponse, c’est un signal. Le client ne peut pas ou ne veut pas payer. Il faut passer à une étape plus formelle.

Étape 1 : la mise en demeure

C’est un courrier officiel qui exige le paiement sous un délai précis. Elle part en recommandé avec avis de réception. Elle prouve que vous avez réclamé votre dû et ouvre la voie aux recours.

Étape 2 : les recours amiables

• Un dernier appel : parfois, le client répond enfin après le recommandé.
• La médiation : entre entreprises, le Médiateur des entreprises peut aider à renouer le dialogue, gratuitement. Le fonctionnement est présenté sur la page du Médiateur des entreprises.
• Un conciliateur de justice : il peut intervenir pour les petits litiges, notamment avec des particuliers.

Étape 3 : les recours judiciaires

La voie la plus utilisée pour une facture non contestée est l’injonction de payer. C’est une procédure simple, sans audience au départ : le juge examine vos pièces et peut ordonner au client de payer. Les étapes sont décrites sur la fiche officielle de la procédure d’injonction de payer.

Pour les autres options et leurs délais, consultez notre article sur les recours quand une mise en demeure reste sans réponse.

Les pièces à garder

• le devis signé ou le bon de commande ;
• la facture ;
• les copies de vos relances, avec leurs dates ;
• la mise en demeure et l’avis de réception ;
• les échanges d’e-mails ou de SMS.

Un dossier bien tenu fait gagner beaucoup de temps si l’affaire va plus loin.

Quelles erreurs éviter dans un courrier de relance pour facture impayée ?

Évitez le ton agressif, les informations manquantes, les délais flous et les menaces impossibles à tenir. Une relance claire et polie est presque toujours plus efficace.

La plupart des relances qui échouent ont les mêmes défauts. Les corriger ne coûte rien.

Les erreurs de fond

• Oublier le numéro ou le montant de la facture : le client doit chercher, il repousse.
• Ne pas joindre la facture : « je ne l’ai jamais reçue » devient une excuse facile.
• Un délai flou : « dans les meilleurs délais » ne veut rien dire. Donnez une date.
• Des menaces impossibles : annoncer un huissier dès la première lettre, ou des frais non prévus, vous décrédibilise.
• Se tromper de règles : réclamer 40 € à un particulier, par exemple.

Les erreurs de forme

• Un ton sec ou ironique : « Comme vous semblez l’avoir oublié… » braque même un client honnête.
• Écrire sous le coup de la colère : attendez le lendemain pour envoyer.
• Mettre tout le monde en copie : un problème de paiement se règle avec la bonne personne, pas devant toute l’équipe du client.

Les erreurs d’organisation

• Relancer trop tard : au bout de six mois, le client a d’autres priorités.
• Ne pas noter les relances : vous ne savez plus qui a reçu quoi.
• Ne pas relancer du tout par peur de déranger.

Ce dernier point est fréquent chez les commerçants de proximité. Un fleuriste qui connaît tout le quartier n’ose pas réclamer. Pourtant, relancer poliment fait partie d’une relation saine.

Suivre ses factures, ses échanges et ses relances au même endroit change tout. Nos conseils pour organiser la gestion de la relation client dans une petite entreprise vous aideront à mettre ce suivi en place simplement.

Comment automatiser les relances de factures impayées ?

Un logiciel de facturation ou un outil d'automatisation peut envoyer les relances à votre place, à dates fixes, avec le bon modèle, et vous alerter quand une facture est payée.

Relancer à la main, c’est possible avec cinq factures par mois. Au-delà, on oublie, on se décale, on repousse. L’automatisation règle ce problème.

Ce que l’automatisation peut faire

• Détecter les factures dont l’échéance est dépassée.
• Envoyer un e-mail de rappel quelques jours après, avec la facture en PDF.
• Enchaîner la première puis la deuxième relance aux dates prévues.
• S’arrêter dès que le paiement est enregistré, pour ne pas relancer un client qui a payé.
• Vous alerter quand il faut passer à la mise en demeure, qui reste une décision humaine.

Les options possibles

Option	Pour qui	Budget indicatif
Fonction relance d’un logiciel de facturation	Artisans, indépendants	Quelques euros à quelques dizaines d’euros par mois
Outil d’automatisation relié à vos outils existants	TPE avec plusieurs logiciels	Variable selon les outils, les tarifs changent souvent
Mise en place par un prestataire	Ceux qui veulent un système clé en main	Quelques centaines à quelques milliers d’euros selon le projet

Les tarifs des logiciels évoluent régulièrement : vérifiez-les toujours sur leur site.

Garder la main sur le ton

Automatiser ne veut pas dire envoyer des messages froids. Vous reprenez vos propres modèles, avec vos formules. Vous pouvez aussi exclure certains clients fidèles, que vous préférez appeler.

Se faire accompagner

Si vous voulez un système qui relie devis, factures et relances sans y passer vos soirées, c’est le travail de notre service pour automatiser vos devis et vos factures. Nous travaillons à distance avec des artisans, des TPE et des boutiques en ligne, comme L’Armurerie NéA, dont nous avons remis le site au propre.

Vous gagnez du temps, et surtout, plus aucune facture ne passe entre les mailles du filet.