Mail de relance pour facture impayée : modèles 1re, 2e et 3e relance ✉️

Qu’est-ce qu’une relance client pour une facture impayée ?

Une relance client est un rappel envoyé à un client qui n'a pas payé à l'échéance. Elle reste amiable et courtoise, et vise un règlement rapide sans conflit.

La relance, c’est l’étape avant toute démarche juridique. Vous rappelez au client qu’il vous doit de l’argent, sans l’accuser de rien.

Dans la grande majorité des cas, le retard vient d’un oubli, d’un mail perdu ou d’une facture restée sur un bureau. Un rappel simple suffit souvent.

Les différentes formes de relance

• Le mail : rapide, gratuit, il laisse une trace écrite datée.
• Le téléphone : plus direct, utile après un premier mail resté sans réponse.
• Le courrier : plus formel, souvent réservé aux dernières étapes.
• Le SMS : pratique avec les particuliers, à condition de rester bref.

Le mail reste le point de départ le plus efficace. Il est facile à envoyer, facile à retrouver, et il prouve que vous avez prévenu le client.

Relance de facture ou relance commerciale ?

On parle aussi de relance client pour un devis resté sans réponse. Ce n’est pas la même chose : là, il n’y a pas encore de dette. Pour ce cas, consultez notre méthode pour relancer un devis sans réponse.

La relance de facture, elle, porte sur une somme due. Le ton peut donc devenir plus ferme au fil des rappels.

Pourquoi c’est important pour une petite entreprise

Un plombier qui attend trois factures de 800 € peut vite manquer de trésorerie pour acheter son matériel. Relancer tôt, c’est protéger votre activité.

La relance fait aussi partie de la relation avec vos clients. Bien menée, elle ne casse rien. Elle montre au contraire que vous êtes organisé. Pour structurer ce suivi, notre guide sur la gestion de la relation client dans une petite entreprise donne une méthode simple.

Comment relancer une facture impayée par mail ?

Envoyez un mail court, avec un objet clair, le numéro et le montant de la facture, l'échéance dépassée, les moyens de paiement et la facture en pièce jointe.

Un bon mail de relance se lit en trente secondes. Le client doit comprendre tout de suite ce que vous attendez de lui.

Les éléments indispensables

• Un objet explicite : « Facture n° 2024-118 – échéance du 15 mars ».
• Le numéro de facture et la date d’émission.
• Le montant TTC restant dû.
• La date d’échéance dépassée.
• Les moyens de paiement : virement avec vos coordonnées bancaires, lien de paiement, chèque.
• La facture en pièce jointe, en PDF.
• Vos coordonnées pour une question éventuelle.

À qui envoyer le mail ?

Chez un particulier, c’est simple. Dans une entreprise, cherchez la bonne personne. Souvent, c’est le service comptable, pas la personne qui a commandé.

Un électricien qui a travaillé pour une PME a tout intérêt à demander l’adresse de la comptabilité dès le devis. Cela évite des semaines de retard.

Le ton à adopter

Restez factuel et poli. Ne supposez pas la mauvaise foi. Une formule comme « il s’agit sans doute d’un oubli » ouvre la porte à un paiement sans gêne.

Gardez une trace

Conservez chaque mail envoyé, avec sa date. Si l’affaire va plus loin, ces traces montreront que vous avez laissé au client plusieurs occasions de payer.

Pour une vue d’ensemble du processus, de la première relance jusqu’au recouvrement, notre marche à suivre complète face à une facture impayée détaille chaque étape.

Le bon moment pour envoyer

Évitez le vendredi soir ou la veille d’un jour férié. Un mail envoyé le mardi ou le mercredi matin a plus de chances d’être lu et traité.

Quel modèle de mail utiliser pour la 1re relance d’une facture impayée ?

La 1re relance est un rappel aimable : on mentionne la facture, le montant et l'échéance, on suppose un oubli et on joint la facture pour faciliter le paiement.

Le premier mail doit rester léger. Votre client est peut-être de bonne foi. Vous voulez qu’il paie, pas qu’il se vexe.

Modèle de 1re relance

Objet : Rappel – Facture n° [numéro] du [date]

Bonjour [Prénom Nom],

Sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro] d’un montant de [montant] € TTC, arrivée à échéance le [date], n’a pas encore été réglée.

Il s’agit sans doute d’un simple oubli. Vous trouverez la facture en pièce jointe.

Vous pouvez régler par virement sur le compte suivant : [IBAN].

Si le paiement a été effectué entre-temps, merci de ne pas tenir compte de ce message.

Je reste à votre disposition pour toute question.

Bien cordialement, [Votre nom] – [Entreprise] – [Téléphone]

Pourquoi ce modèle fonctionne

• « Sauf erreur de notre part » : vous ne mettez pas le client en faute.
• La facture jointe : le client n’a rien à chercher.
• Le moyen de paiement : il peut payer tout de suite.
• La phrase sur le paiement déjà fait : elle évite un malaise si les mails se croisent.

Adapter selon le client

Avec un client fidèle, vous pouvez tutoyer si c’est votre habitude. Une coiffeuse qui facture un salon partenaire gardera le ton de leur relation.

Avec un nouveau client ou une grande entreprise, restez sur le vouvoiement et une formule sobre.

Ajouter un lien de paiement

Si votre outil de facturation le permet, ajoutez un lien de paiement en ligne. Moins il y a d’étapes, plus le paiement arrive vite.

Que faut-il écrire dans la 2e relance d’une facture impayée par mail ?

La 2e relance rappelle le premier mail resté sans effet, adopte un ton plus ferme et demande au client une date de paiement précise ou une explication.

Si le premier rappel n’a rien donné, l’oubli devient moins probable. Le deuxième mail reste poli, mais il demande une réponse.

Modèle de 2e relance

Objet : 2e rappel – Facture n° [numéro] impayée

Bonjour [Prénom Nom],

Je reviens vers vous concernant la facture n° [numéro] de [montant] € TTC, échue depuis le [date].

Malgré mon rappel du [date du 1er mail], je n’ai pas reçu le règlement à ce jour.

Pourriez-vous m’indiquer la date à laquelle le paiement sera effectué ? Si une difficulté se pose, je vous invite à m’en faire part pour que nous trouvions une solution.

La facture est de nouveau jointe à ce message.

Je vous remercie de votre retour sous 8 jours.

Cordialement, [Votre nom] – [Entreprise] – [Téléphone]

Ce qui change par rapport au 1er mail

• Vous citez le rappel précédent, avec sa date.
• Vous demandez une date de paiement : le client doit s’engager.
• Vous fixez un délai de réponse, par exemple 8 jours.
• Vous ouvrez la discussion en cas de difficulté.

Proposer un échéancier

Un client en difficulté préfère souvent payer en plusieurs fois que ne pas payer du tout. Un menuisier qui attend 3 000 € peut proposer trois versements. C’est toujours mieux qu’un long silence.

Doubler par un appel

Après ce deuxième mail, un coup de téléphone est souvent décisif. Vous saurez vite s’il s’agit d’un problème de trésorerie, d’un litige sur la prestation ou d’un mail jamais lu.

Vérifier qu’il n’y a pas de litige

Parfois, le client ne paie pas parce qu’il conteste quelque chose. Mieux vaut le savoir maintenant que découvrir le problème au tribunal.

Comment rédiger la 3e relance, le dernier rappel avant la mise en demeure ?

La 3e relance est un dernier avertissement formel : elle rappelle les mails précédents, mentionne les pénalités de retard et annonce la mise en demeure si rien ne bouge.

Le troisième mail marque un tournant. Il reste amiable, mais il prévient clairement le client de la suite.

Modèle de 3e relance

Objet : Dernier rappel avant mise en demeure – Facture n° [numéro]

Bonjour [Prénom Nom],

Malgré mes relances du [date 1] et du [date 2], la facture n° [numéro] de [montant] € TTC, échue le [date], reste impayée.

Je vous rappelle que tout retard de paiement entraîne l’application des pénalités prévues à nos conditions générales de vente, ainsi que l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Sans règlement de votre part sous 8 jours, soit avant le [date], je serai contraint de vous adresser une mise en demeure par lettre recommandée.

Je préférerais vivement régler cette situation à l’amiable.

Cordialement, [Votre nom] – [Entreprise] – [Téléphone]

Les points à respecter

• Citez les dates des relances précédentes.
• Mentionnez les pénalités seulement si elles figurent sur vos factures ou vos conditions de vente.
• Donnez une date limite précise, pas un vague « rapidement ».
• Annoncez la suite : la mise en demeure.

L’indemnité de 40 € : seulement entre professionnels

L’indemnité forfaitaire de 40 € concerne les factures entre professionnels. Pour un particulier, par exemple le client d’un paysagiste, retirez cette phrase.

Mail ou courrier pour cette étape ?

Le mail suffit pour ce dernier rappel amiable. Certains préfèrent déjà un courrier, plus solennel. Si c’est votre cas, reprenez notre modèle de lettre de relance pour facture impayée, prêt à copier.

N’annoncez que ce que vous êtes prêt à faire. Une menace non suivie d’effet affaiblit vos relances futures.

Combien de temps attendre entre chaque relance d’une facture impayée ?

Comptez environ quelques jours après l'échéance pour la 1re relance, une à deux semaines de plus pour la 2e, puis la 3e vers trente jours de retard.

Il n’existe pas de calendrier imposé par la loi pour les relances amiables. Mais un rythme régulier montre au client que vous suivez vos factures.

Un calendrier type

Étape	Moment conseillé
Mail de courtoisie (facultatif)	Quelques jours avant l’échéance
1re relance	3 à 7 jours après l’échéance
2e relance	Environ 15 jours après l’échéance
3e relance	Environ 30 jours après l’échéance
Mise en demeure	Après la date limite de la 3e relance

Adaptez selon le montant et le client. Pour une grosse facture, resserrez les délais. Pour un client fidèle qui paie toujours un peu tard, laissez un peu plus de marge.

Le rappel avant l’échéance

Un petit mail quelques jours avant la date limite évite beaucoup d’oublis. Un traiteur peut écrire : « Pour rappel, la facture de l’événement arrive à échéance vendredi. »

Connaître la date d’échéance exacte

Tout part de là. Entre professionnels, la loi encadre les délais de paiement maximaux. Notre page sur le délai de paiement d’une facture et ce que dit la loi fait le point sur les 30, 45 et 60 jours.

Jusqu’à quand peut-on réclamer ?

Vous n’avez pas une éternité. Le délai pour agir en justice, appelé prescription, est en principe de 5 ans entre professionnels. Il est en principe de 2 ans quand un professionnel réclame un paiement à un particulier.

N’attendez donc jamais la dernière minute. Plus une facture est ancienne, plus elle est difficile à récupérer.

Ne laissez pas traîner la première relance

Le vrai danger, c’est d’attendre deux mois avant le premier rappel. Le client pense alors que vous n’êtes pas pressé.

Quelles pénalités et mentions rappeler dans un mail de relance ?

Rappelez les références de la facture, le montant, l'échéance et, entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € prévues par la loi.

Plus votre relance est précise, moins le client peut contester. Ces mentions renforcent votre position sans agressivité.

Les références de la facture

• Numéro et date de la facture.
• Objet de la prestation ou de la vente.
• Montant TTC dû, et éventuellement le montant déjà réglé.
• Date d’échéance.

Les pénalités de retard entre professionnels

Entre entreprises, les pénalités de retard sont dues dès le lendemain de l’échéance, sans qu’un rappel soit nécessaire. Leur taux figure dans vos conditions de vente.

La loi fixe un minimum : trois fois le taux d’intérêt légal. Ces pénalités et l’indemnité de 40 € doivent apparaître sur vos factures. Le site du ministère résume les mentions obligatoires sur une facture.

Avec les particuliers

Pour un particulier, les règles sont différentes. L’indemnité de 40 € ne s’applique pas. Des intérêts de retard peuvent être réclamés, mais restez prudent et factuel.

Faut-il vraiment réclamer les pénalités ?

C’est votre choix. Beaucoup d’artisans les mentionnent dans la 3e relance sans les facturer si le client paie vite. C’est un argument de négociation.

Un architecte qui travaille avec un promoteur habituel peut renoncer aux pénalités pour préserver la relation. Face à un client qui fait traîner, il les appliquera.

Vérifiez vos propres documents

Avant de citer des pénalités, relisez votre facture et vos conditions de vente. Si elles n’y figurent pas, corrigez vos modèles pour les prochaines factures.

À quoi ressemble un mail de relance adapté à votre métier ?

Le fond reste le même, mais on adapte le vocabulaire : rappeler le chantier pour un artisan, la commande pour un commerçant, le séjour pour un gîte.

Un mail personnalisé est mieux lu qu’un modèle générique. Le client se souvient de ce que vous avez fait pour lui.

Exemple pour un artisan du bâtiment

Bonjour Monsieur Martin,

Suite à la rénovation de votre salle de bains terminée le 4 mars, la facture n° 2024-052 de 4 200 € TTC reste impayée depuis le 4 avril. Je vous la joins de nouveau. Pouvez-vous me confirmer la date du virement ?

Exemple pour un gîte ou une chambre d’hôtes

Bonjour Madame Leroy,

Merci encore pour votre séjour du 12 au 15 juillet. Le solde de 320 € prévu à votre arrivée ne nous est pas parvenu. Vous trouverez ci-joint la facture et notre lien de paiement.

Exemple pour un consultant ou un avocat

Bonjour Maître Dubois,

La note d’honoraires n° 118 relative au dossier [référence], échue le 30 mai, reste en attente. Pourriez-vous transmettre ce document à votre service comptable ?

Exemple pour une boutique en ligne

Pour une vente en ligne, le paiement se fait souvent à la commande. Les impayés concernent plutôt les clients professionnels payés sur facture.

Bonjour,

Votre commande n° 5531 livrée le 2 juin a été facturée 610 € HT, payable à 30 jours. Sauf erreur, ce règlement ne nous est pas parvenu.

Un site bien tenu aide aussi : factures claires, conditions de vente visibles, espace client à jour. Nous avons par exemple remis au propre le site de l’Armurerie NéA, boutique en ligne, avec son catalogue photo.

Le point commun

Dans chaque cas, on rappelle ce qui a été fait, combien, depuis quand et comment payer. Le reste n’est que du ton.

Comment automatiser les relances clients ?

Un logiciel de facturation ou un outil d'automatisation envoie vos relances à des dates fixées après l'échéance, et s'arrête dès que la facture est marquée payée.

Relancer à la main, c’est noter les dates, retrouver les factures et écrire chaque mail. Avec dix clients, ça devient une corvée qu’on repousse.

Le principe d’une relance automatique

Vous préparez une fois vos trois modèles. Vous fixez les délais : par exemple J+5, J+15 et J+30 après l’échéance. Ensuite, l’outil envoie le bon mail au bon moment.

Dès que le paiement est enregistré, les relances s’arrêtent. Le client ne reçoit pas de rappel inutile.

Les trois grandes solutions

• Le logiciel de facturation : la plupart des outils du marché proposent des relances automatiques intégrées. C’est la solution la plus simple.
• Un outil d’automatisation : il relie votre facturation, votre messagerie et votre banque. Il convient si vos outils ne communiquent pas entre eux.
• Un tableur avec rappels : pour très peu de factures, une colonne « échéance » et un rappel dans votre agenda suffisent.

Les tarifs vont de gratuit à quelques dizaines d’euros par mois selon l’outil. Ils changent souvent : vérifiez-les avant de choisir.

Garder la main

Automatique ne veut pas dire aveugle. Prévoyez une validation avant la 3e relance. Un client en litige ou en discussion ne doit pas recevoir un avertissement formel par erreur.

Qui peut s’en occuper ?

Un boulanger qui livre des restaurants peut configurer ces relances lui-même en une soirée. Si vos outils sont nombreux ou mal reliés, faites-vous aider.

C’est précisément le travail de notre service pour automatiser vos devis et vos factures : relances, suivi des paiements et rapprochement avec la banque.

Le vrai gain

Vous ne gagnez pas seulement du temps. Vous relancez à chaque fois, sans oubli, ce qui améliore votre trésorerie.

Comment faire une relance automatique sur Outlook si pas de réponse ?

Outlook ne relance pas seul un client silencieux, mais vous pouvez marquer le mail pour suivi avec un rappel, ou créer un envoi automatique avec Power Automate.

Beaucoup d’artisans et de TPE travaillent avec Outlook. Il propose des outils utiles, même s’il n’envoie pas de relance tout seul à partir d’une absence de réponse.

Solution 1 : l’indicateur de suivi avec rappel

C’est la méthode la plus simple.

1. Envoyez votre 1re relance.
2. Ouvrez le dossier des éléments envoyés.
3. Sur le mail, choisissez l’option de suivi, puis ajoutez un rappel.
4. Fixez la date de la prochaine relance, par exemple dix jours plus tard.

Le jour venu, Outlook vous prévient. Si le client n’a pas payé, vous envoyez la 2e relance. Les intitulés varient selon votre version d’Outlook.

Solution 2 : différer l’envoi

Vous pouvez rédiger la 2e relance tout de suite et programmer son envoi. Attention : elle partira même si le client a payé. Pensez à l’annuler en cas de paiement.

Solution 3 : Power Automate

Power Automate est l’outil d’automatisation de Microsoft. Il permet de créer des scénarios, par exemple envoyer un mail si aucune réponse n’arrive sous un certain délai. La documentation officielle de Power Automate explique les premiers pas.

Cette solution demande un peu de pratique. Elle dépend aussi de votre abonnement Microsoft.

La limite de la boîte mail

Outlook ne sait pas si la facture est payée. Il sait seulement si le client a répondu. Un client peut payer sans répondre, ou répondre sans payer.

Pour des relances liées au paiement réel, le logiciel de facturation reste plus fiable. Outlook convient bien pour quelques factures par mois.

Et sur Gmail ?

Gmail propose aussi la programmation d’envoi et des suggestions de relance. Le principe et les limites restent les mêmes.

Que faire si le client ne répond à aucune relance par mail ?

Après trois relances sans effet, envoyez une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. C'est l'étape qui ouvre la voie aux recours.

Le silence après trois mails n’est plus un oubli. Il faut passer à une étape plus formelle, sans perdre de temps.

Étape 1 : un appel téléphonique

Avant le courrier, tentez un appel. Parfois, vos mails arrivaient dans les indésirables. Un simple coup de fil débloque la situation.

Étape 2 : la mise en demeure

La mise en demeure est une lettre qui exige le paiement sous un délai précis. Envoyez-la en recommandé avec accusé de réception.

Elle rappelle la facture, le montant, vos relances et la suite envisagée. Elle marque officiellement le point de départ de certains intérêts.

Étape 3 : les recours

Si la mise en demeure reste sans réponse, plusieurs options existent :

• La médiation : entre professionnels, le Médiateur des entreprises peut aider à trouver un accord, gratuitement.
• L’injonction de payer : une procédure simple devant le tribunal, sans audience dans la plupart des cas.
• Le recouvrement : par un commissaire de justice ou une société spécialisée.

Chaque recours est détaillé dans notre page sur les recours après une mise en demeure sans réponse.

Gardez tout

Vos trois mails de relance, l’accusé de réception, le devis signé et la facture forment votre dossier. Plus il est complet, plus la procédure est simple.

Ne travaillez plus à crédit

Pendant ce temps, évitez de lancer un nouveau chantier ou une nouvelle commande pour ce client. Un maçon peut suspendre la suite des travaux, dans le respect de son contrat.

À l’avenir, demandez un acompte aux nouveaux clients. C’est la meilleure protection contre les gros impayés.

Quelles erreurs éviter dans un mail de relance de facture ?

Évitez le ton agressif, les menaces non tenues, l'oubli de la facture jointe, les relances trop tardives et les mails envoyés à la mauvaise personne.

Un mail de relance mal écrit peut retarder le paiement, voire fâcher un bon client. Quelques erreurs reviennent très souvent.

Les erreurs de ton

• Accuser dès le 1er mail : « Vous n’avez toujours pas payé ! » braque le client.
• Ironiser ou culpabiliser : restez neutre, même si vous êtes agacé.
• Écrire tout en majuscules : c’est perçu comme un cri.

Les erreurs de contenu

• Oublier le numéro ou le montant : le client doit chercher, il remet à plus tard.
• Ne pas joindre la facture : c’est le premier réflexe à avoir.
• Se tromper de montant : vérifiez les acomptes déjà versés avant d’envoyer.
• Omettre les moyens de paiement : un IBAN ou un lien suffit.

Les erreurs de méthode

• Relancer trop tard : deux mois de silence laissent croire que vous n’êtes pas pressé.
• Relancer trop souvent : un mail tous les deux jours épuise la relation.
• Menacer sans agir : annoncer une mise en demeure qui n’arrive jamais vous décrédibilise.
• Écrire à la mauvaise personne : dans une entreprise, visez la comptabilité.

Les erreurs d’organisation

La plus courante : ne pas savoir quelles factures sont en retard. Un fleuriste qui facture des mariages et des entreprises peut vite s’y perdre.

Un tableau simple, ou mieux un outil de facturation, règle ce problème. Vous voyez d’un coup d’œil qui doit quoi, depuis quand.

Relisez avant d’envoyer

Prénom, numéro, montant, date : quatre vérifications de dix secondes. Une erreur sur l’une d’elles donne au client une raison d’attendre encore.