Comment envoyer un emailing à ses clients, étape par étape 📧

Comment faire un emailing quand on n’est pas du métier ?

Un emailing, c'est un même message envoyé à plusieurs clients en une fois. Il faut une liste d'adresses autorisées, un outil d'envoi, un message clair et un bon moment.

Un emailing n’a rien de compliqué. C’est un mail, mais envoyé à tous vos clients d’un coup, avec une présentation soignée et un objectif précis.

La différence avec un mail perso ? Vous écrivez une fois, et des dizaines ou des centaines de personnes le reçoivent. Chacune doit pouvoir se désinscrire facilement.

Les quatre ingrédients

• Une liste propre : des adresses de clients ou de prospects qui ont accepté de recevoir vos messages.
• Un outil d’envoi : votre messagerie pour un petit envoi, ou un logiciel d’emailing pour aller plus loin.
• Un message utile : une info, une offre, une nouveauté. Un seul sujet par envoi.
• Un bon moment : le jour et l’heure où vos clients ont le temps de lire.

Un exemple pour fixer les idées

Un plombier veut rappeler à ses clients que c’est la saison de l’entretien des chaudières. Il prend les adresses de ses clients des deux dernières années. Il écrit un mail court : « Votre chaudière a-t-elle été entretenue cette année ? Il reste des créneaux en octobre. » Un bouton « Prendre rendez-vous » mène à son agenda en ligne.

C’est tout. Pas besoin de graphiste ni de grands discours.

Ce qui fait la différence

Ce n’est pas la technique qui fait réussir un emailing. C’est la pertinence. Un client lit un mail qui le concerne, au bon moment, venant de quelqu’un qu’il connaît.

Si vous démarrez de zéro, commencez par lire le guide pour démarrer l’emailing quand on est artisan ou patron de TPE. Il pose les bases : à quoi ça sert, combien de temps ça prend, ce qu’on peut en attendre.

Ensuite, suivez les étapes une par une. Votre premier envoi prendra une à deux heures. Les suivants, beaucoup moins.

Quel outil utiliser pour envoyer un emailing ?

Pour moins de 50 clients, Gmail ou Outlook en copie cachée suffisent. Au-delà, un outil d'emailing dédié gère la désinscription, la mise en page et les statistiques.

Le choix de l’outil dépend surtout du nombre de clients et de la fréquence d’envoi.

Les trois familles d’outils

Outil	Idéal pour	Ce qu’il fait bien
Votre messagerie (Gmail, Outlook)	Un envoi ponctuel à quelques dizaines de personnes	Rapide, rien à installer
Un logiciel d’emailing (Brevo, Mailchimp, MailerLite…)	Une newsletter régulière	Modèles, désinscription automatique, statistiques
L’outil de votre boutique en ligne (Shopify Email, extensions WooCommerce…)	Un commerçant en ligne	Relié aux commandes et aux produits

Les critères qui comptent vraiment

• L’interface en français : vous l’utiliserez seul, elle doit être claire.
• Une formule gratuite ou peu chère pour démarrer. Beaucoup d’outils sont gratuits jusqu’à un certain nombre de contacts ou d’envois. Ensuite, comptez quelques euros à quelques dizaines d’euros par mois. Les tarifs changent souvent : vérifiez sur le site de l’éditeur.
• Des modèles prêts à l’emploi : vous modifiez le texte et le logo, c’est prêt.
• La gestion des désinscriptions, obligatoire et automatique.
• L’hébergement des données : un outil européen ou conforme au RGPD (le règlement européen sur les données personnelles) vous simplifie la vie.

Notre conseil selon votre métier

Un coiffeur avec 80 clientes fidèles peut commencer avec la formule gratuite d’un logiciel d’emailing. Un avocat qui envoie trois mails par an à ses clients entreprises peut rester sur Outlook. Une boutique en ligne a tout intérêt à utiliser un outil relié à son catalogue.

Ne passez pas trois semaines à comparer. Prenez un outil connu, testez-le sur un envoi, et changez plus tard si besoin. Vos contacts s’exportent facilement d’un outil à l’autre.

Comment créer une campagne emailing étape par étape ?

Fixez un objectif, préparez la liste, choisissez un modèle, écrivez l'objet et le texte, ajoutez un bouton, faites un test, puis programmez l'envoi au bon moment.

Une campagne emailing, c’est simplement un envoi préparé avec méthode. L’ordre qui évite les oublis.

1. Fixez un seul objectif

Que doit faire le lecteur après avoir lu ? Réserver, venir en boutique, acheter, appeler. Un mail, un objectif.

2. Préparez votre liste

Rassemblez les adresses dans un tableau : prénom, nom, email. Retirez les doublons et les adresses fausses. Importez le fichier dans votre outil. Pour bien faire cette étape, lisez comment construire sa liste d’emails clients, et pourquoi éviter de l’acheter.

3. Choisissez un modèle simple

Un logo en haut, un titre, quelques lignes, une image si elle sert, un bouton. Les modèles trop chargés s’affichent mal sur téléphone.

4. Écrivez l’objet et le pré-header

L’objet, c’est la ligne qu’on voit dans la boîte de réception. Le pré-header, c’est la petite phrase grise juste après. Ensemble, ils décident si le mail est ouvert. Tout est expliqué dans rédiger un emailing qui se fait lire : objet, pré-header, texte et bouton.

5. Rédigez le texte

Court, en vouvoyant ou tutoyant comme vous le faites au comptoir. Allez droit au but dès la première phrase.

6. Ajoutez un bouton

Un seul bouton visible, avec un verbe : « Réserver ma table », « Voir les nouveautés ».

7. Envoyez-vous un test

Ouvrez-le sur ordinateur et sur téléphone. Vérifiez les liens, les fautes, les images. Faites-le relire par un proche.

8. Programmez l’envoi

Choisissez le jour et l’heure, puis lancez. La plupart des outils permettent de programmer à l’avance.

9. Regardez les résultats

Deux ou trois jours après, notez les clics, les réponses et les ventes. Vous ferez mieux la fois suivante.

Comment faire un emailing : à quoi ressemble un bon exemple ?

Un bon emailing tient en un écran : un objet précis, une phrase d'accroche, deux ou trois lignes d'info, un bouton clair et vos coordonnées en bas.

Rien de tel qu’un exemple concret pour se lancer.

Exemple : une boulangerie qui lance sa galette

• Objet : La galette maison revient ce vendredi
• Pré-header : Frangipane ou pomme, commandez la vôtre pour le week-end
• Texte :

Bonjour Marie,

Nos galettes des rois sont de retour à partir de vendredi. Frangipane pur beurre ou pomme, de 4 à 8 parts.

Pour être sûr d’avoir la vôtre dimanche, commandez-la à l’avance.

À très vite, L’équipe de la boulangerie

• Bouton : Commander ma galette
• Pied de mail : adresse, horaires, téléphone, lien de désinscription.

Pourquoi ça marche ? Le client comprend tout en cinq secondes. Il sait quoi faire et pourquoi le faire maintenant.

Autres idées par métier

• Coiffeur : « Plus que trois créneaux avant les fêtes ».
• Gîte : « Les dates d’été sont ouvertes à la réservation ».
• Garagiste : « Pensez au contrôle des pneus avant l’hiver ».
• Boutique en ligne : « Nouveautés de la semaine », avec trois produits en photo.

Le site derrière le bouton compte autant que le mail

Un emailing envoie les gens quelque part. Si la page d’arrivée est lente ou brouillonne, le travail est perdu. C’est vrai surtout pour les boutiques en ligne. Pour L’Armurerie NéA, boutique en ligne, nous avons remis le site au propre, refait le catalogue photo, mis en place Google Shopping et réorganisé le blog. Une base comme celle-ci rend chaque mail plus utile.

Gardez vos meilleurs mails comme modèles. Vous les adapterez d’une saison à l’autre en dix minutes.

Comment envoyer un emailing avec Gmail ?

Dans Gmail, créez un libellé de contacts, ouvrez un nouveau message, mettez le groupe en copie cachée (Cci) et votre propre adresse en destinataire. Réservez-le aux petits envois.

Gmail convient pour un envoi occasionnel à quelques dizaines de personnes. La marche à suivre.

Étape 1 : regrouper vos contacts

• Ouvrez Google Contacts.
• Sélectionnez les clients concernés.
• Créez un libellé (une étiquette), par exemple « Clients 2024 ».

Vous pourrez ensuite taper le nom du libellé dans un mail, et toutes les adresses s’ajoutent d’un coup.

Étape 2 : écrire le message

• Cliquez sur « Nouveau message ».
• Dans « À », mettez votre propre adresse.
• Cliquez sur « Cci » à droite et tapez le nom du libellé.
• Écrivez l’objet et le texte, ajoutez une image si besoin.

Étape 3 : tester puis envoyer

Envoyez-vous d’abord le mail seul. Vérifiez l’affichage sur téléphone. Puis envoyez pour de bon.

Les limites à connaître

• Un nombre d’envois limité par jour. Google plafonne les envois, quelques centaines par jour pour un compte classique, davantage avec Google Workspace. Ces limites peuvent évoluer.
• Pas de lien de désinscription automatique. Ajoutez une phrase : « Pour ne plus recevoir nos messages, répondez STOP. » Et tenez la liste à jour à la main.
• Risque de spam. Un même mail envoyé à beaucoup d’adresses en copie cachée peut paraître suspect.
• Pas de personnalisation. Tout le monde reçoit « Bonjour à tous ».

Et le mode publipostage ?

Certaines formules Google Workspace proposent un mode publipostage. Il envoie un mail séparé à chaque destinataire, avec son prénom, et ajoute un lien de désinscription. Regardez dans votre compte si l’option apparaît à la création du message.

Dès que vous dépassez une cinquantaine de contacts ou que vous envoyez tous les mois, passez à un outil d’emailing. Beaucoup ont une formule gratuite pour démarrer.

Comment envoyer un emailing avec Outlook ?

Avec Outlook, créez un groupe de contacts et mettez-le en Cci. Pour personnaliser chaque mail avec le prénom, utilisez le publipostage de Word, qui envoie via Outlook.

Outlook offre deux méthodes : le mail groupé simple et le publipostage, plus personnel.

Méthode 1 : le groupe de contacts en copie cachée

• Dans Outlook, allez dans « Contacts » ou « Personnes ».
• Créez un groupe de contacts (appelé parfois liste de distribution).
• Ajoutez les adresses de vos clients.
• Ouvrez un nouveau message, mettez votre adresse dans « À ».
• Affichez le champ Cci (dans l’onglet « Options » si vous ne le voyez pas) et mettez-y le groupe.

C’est rapide, mais impersonnel. Et comme avec Gmail, il n’y a ni statistiques ni désinscription automatique.

Méthode 2 : le publipostage avec Word

Le publipostage (ou « fusion ») envoie un mail séparé à chaque client, avec son prénom. Personne ne voit les autres adresses.

1. Préparez un tableau Excel avec les colonnes Prénom, Nom, Email.
2. Ouvrez Word, onglet Publipostage.
3. Cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage », puis « Messages électroniques ».
4. « Sélection des destinataires » : choisissez votre fichier Excel.
5. Écrivez le texte et insérez le champ « Prénom » après « Bonjour ».
6. Cliquez sur « Terminer et fusionner », puis « Envoyer des messages électroniques ».
7. Choisissez la colonne Email et tapez l’objet.

Les mails partent depuis votre Outlook installé sur l’ordinateur.

Pour qui c’est adapté

Un expert-comptable ou un avocat qui écrit deux fois par an à ses clients entreprises s’en sort très bien ainsi. Le mail ressemble à un vrai mail personnel.

Les limites

• Les fournisseurs plafonnent les envois par jour.
• Pas de mise en page soignée.
• Les désinscriptions se gèrent à la main.

Pour une newsletter mensuelle, un outil dédié reste plus confortable.

Comment envoyer un mail groupé sans que les destinataires apparaissent ?

Mettez toutes les adresses dans le champ Cci (copie carbone invisible) et votre propre adresse dans « À ». Chaque client ne voit alors que la sienne.

C’est l’erreur la plus fréquente, et la plus gênante. Un commerçant met 60 adresses dans « À ». Chaque client voit alors les adresses de tous les autres.

Pourquoi c’est un vrai problème

• La confidentialité : une adresse email est une donnée personnelle. La divulguer à d’autres clients, c’est une faute au regard du RGPD.
• Le « répondre à tous » : un client répond, et tout le monde reçoit sa réponse.
• L’image : ça fait amateur et ça inquiète.

Les trois champs, expliqués simplement

Champ	Qui voit l’adresse ?	Quand l’utiliser
À	Tout le monde	Le destinataire principal
Cc (copie)	Tout le monde	Mettre quelqu’un au courant, ouvertement
Cci (copie cachée)	Personne	Un envoi groupé à des clients

La bonne manipulation

1. Dans « À », mettez votre propre adresse.
2. Affichez le champ « Cci » : dans Gmail, c’est un lien à droite du champ « À » ; dans Outlook, il se trouve dans l’onglet « Options ».
3. Collez toutes les adresses de vos clients dans « Cci ».
4. Relisez avant d’envoyer. Vérifiez qu’aucune adresse n’est restée dans « À » ou « Cc ».

Encore mieux : un envoi individuel

La copie cachée dépanne. Mais un outil d’emailing ou le publipostage font mieux. Chaque client reçoit un mail à son nom, comme s’il était le seul destinataire. Il n’y a plus aucun risque d’erreur de champ.

Si l’erreur est déjà faite

N’en rajoutez pas. Envoyez un court mail d’excuse en copie cachée, et demandez de ne pas utiliser les adresses visibles. Si des données sensibles ont circulé, renseignez-vous sur vos obligations auprès de la CNIL.

Comment envoyer un emailing en masse sans tomber dans les spams ?

Envoyez depuis une adresse à votre nom de domaine, authentifiée, avec un outil d'emailing, à des contacts qui vous connaissent, et proposez une désinscription en un clic.

Envoyer à des centaines ou des milliers de contacts demande un peu de rigueur. Sinon, vos mails filent dans les courriers indésirables.

Utilisez une adresse professionnelle

Évitez d’envoyer une campagne depuis une adresse gratuite du type @gmail.com. Préférez une adresse à votre nom de domaine : contact@votre-entreprise.fr. C’est plus crédible et mieux accepté par les messageries.

Authentifiez votre domaine

C’est la partie technique, mais elle se fait une seule fois. Trois réglages prouvent que les mails viennent bien de vous :

• SPF : la liste des serveurs autorisés à envoyer pour votre domaine.
• DKIM : une signature invisible sur chaque mail.
• DMARC : la consigne donnée aux messageries si un mail n’est pas authentique.

Votre outil d’emailing vous donne les lignes à copier chez votre hébergeur de nom de domaine. Google a renforcé ses exigences pour les expéditeurs en volume. Elles sont détaillées dans les consignes de Google pour les expéditeurs d’emails.

Soignez votre liste

• N’écrivez qu’à des personnes qui vous connaissent.
• Retirez les adresses qui reviennent en erreur.
• N’achetez jamais de fichier : ces adresses déclenchent plaintes et filtres anti-spam.

Soignez le message

• Un objet honnête, sans majuscules partout ni « GRATUIT !!! ».
• Un bon équilibre entre texte et images. Un mail fait d’une seule grande image est mal vu.
• Un lien de désinscription visible, qui fonctionne en un clic.
• Votre nom et votre adresse en bas du mail.

Montez en puissance doucement

Si votre liste est grosse et que vous n’avez jamais envoyé, commencez par vos clients les plus récents. Puis élargissez sur quelques envois. Les messageries font confiance aux expéditeurs réguliers et dont les mails sont ouverts.

Quand envoyer un emailing pour qu’il soit lu ?

Envoyez quand vos clients ont le temps de lire et une raison d'agir : en journée et en semaine pour les professionnels, avant le week-end ou un temps fort pour les particuliers.

Il n’existe pas d’heure magique valable pour tout le monde. Le bon moment dépend de vos clients et de leur rythme.

Pensez à la vie de vos clients

• Clientèle professionnelle (avocat, comptable, artisan qui travaille pour des entreprises) : en semaine, pendant les heures de bureau. Évitez le lundi matin chargé et le vendredi après-midi.
• Particuliers : le soir après le travail ou le week-end, quand ils consultent leur téléphone tranquillement.
• Commerce de proximité : quelques jours avant l’action. Une boulangerie annonce sa galette le jeudi pour le week-end.

Pensez au calendrier de votre métier

Métier	Bon moment pour écrire
Chauffagiste	Fin d’été, avant la saison des entretiens
Coiffeur	Trois semaines avant les fêtes ou la rentrée
Gîte, chambre d’hôtes	Dès l’ouverture des réservations de la saison
Fleuriste	Une semaine avant la fête des mères ou la Saint-Valentin
Boutique en ligne	Avant les soldes ou les grands temps forts commerciaux

Et la fréquence ?

Mieux vaut un mail utile par mois qu’un mail creux par semaine. Pour la plupart des TPE, une à deux fois par mois suffit. Un artisan peut se contenter de quatre envois par an, calés sur les saisons.

La régularité compte plus que le volume. Si vos clients savent que votre mail arrive en début de mois, ils l’attendent.

Testez, puis gardez ce qui marche

Envoyez un mois le mardi matin, le mois suivant le jeudi soir. Comparez les clics et les réponses. Au bout de quelques envois, vous connaîtrez le rythme de votre clientèle mieux que n’importe quelle règle générale.

A-t-on le droit d’envoyer un emailing à ses clients ?

Oui, sous conditions. Un particulier doit avoir accepté, sauf s'il est déjà client pour des produits similaires. Chaque mail doit indiquer l'expéditeur et permettre de se désinscrire.

L’emailing est encadré en France. Les règles sont simples à suivre, à condition de les connaître.

Pour les particuliers

Le principe : il faut leur accord préalable. Par exemple, une case à cocher non pré-cochée sur votre site ou en boutique.

Une exception existe : si la personne est déjà votre client, vous pouvez lui écrire pour des produits ou services analogues à ceux qu’elle a achetés. Elle doit avoir été informée au moment de donner son adresse, et pouvoir refuser.

Pour les professionnels

Vous pouvez écrire à une adresse professionnelle sans accord préalable, si le message concerne son métier. La personne doit être informée et pouvoir s’opposer facilement.

Dans tous les cas

• Votre identité doit être claire.
• Un lien de désinscription doit figurer dans chaque mail.
• Une désinscription doit être prise en compte rapidement.

La CNIL détaille tout cela sur sa page consacrée à la prospection commerciale par courrier électronique.

Et les adresses de vos factures ?

Beaucoup d’artisans ont déjà des centaines d’adresses dans leur logiciel de facturation. Ce sont des clients existants : l’exception peut s’appliquer, pour des services proches de ceux déjà achetés. Prévenez-les dans un premier mail et laissez-leur le choix de se désinscrire.

Si vous préparez le passage à la facturation électronique pour les TPE et artisans, profitez-en pour mettre de l’ordre dans vos fiches clients. Notez au passage qui accepte de recevoir vos nouvelles.

Ce qu’il ne faut jamais faire

• Acheter ou louer un fichier d’adresses de particuliers.
• Récupérer des adresses sur internet sans prévenir.
• Continuer à écrire à quelqu’un qui a dit stop.

Comment savoir si votre emailing a fonctionné ?

Regardez les clics sur le bouton, les réponses, les désinscriptions et surtout les ventes ou réservations dans les jours qui suivent. Le taux d'ouverture seul ne suffit plus.

Un emailing réussi, ce n’est pas un mail ouvert. C’est un client qui agit.

Les chiffres à regarder

Les outils d’emailing affichent un tableau de bord après chaque envoi. Concentrez-vous sur quelques indicateurs :

• Les clics : combien de personnes ont cliqué sur votre bouton. C’est le signe le plus fiable d’intérêt.
• Les réponses : un client qui répond « Je peux passer jeudi ? » vaut de l’or.
• Les désinscriptions : quelques-unes, c’est normal. Beaucoup d’un coup, c’est que le message ou la fréquence ne plaît pas.
• Les erreurs d’envoi : les adresses qui n’existent plus. Retirez-les.
• Les résultats concrets : rendez-vous pris, commandes, visites en boutique.

Pourquoi se méfier du taux d’ouverture

Certaines messageries ouvrent les mails automatiquement pour protéger la vie privée. Le chiffre d’ouverture peut donc être gonflé ou faussé. Servez-vous-en comme tendance, pas comme verdict.

Un suivi simple pour un artisan

Pas besoin d’outil compliqué. Un carnet ou un tableau suffit :

Date	Sujet	Clics	Réponses	Rendez-vous ou ventes
Octobre	Entretien chaudière	…	…	…

Au bout de trois ou quatre envois, vous verrez quels sujets font réagir.

Vérifier que vos mails arrivent bien

Si vous envoyez beaucoup vers des adresses Gmail, Google propose un outil gratuit pour suivre la réputation de votre domaine : Postmaster Tools, l’outil de Google pour les expéditeurs.

L’étape suivante : automatiser

Quand les envois manuels tournent bien, certains mails peuvent partir seuls : bienvenue à un nouveau client, relance après un devis, message d’anniversaire. Tout est expliqué dans automatiser ses emails : bienvenue, relance, anniversaire.

Quelles erreurs éviter quand on envoie son premier emailing ?

Les pièges classiques : adresses visibles de tous, mail trop long, plusieurs sujets mêlés, lien cassé, pas de désinscription, fichier acheté et envoi sans test préalable.

La plupart des ratés viennent de quelques erreurs simples. Elles s’évitent toutes avec un peu de préparation.

Les erreurs de forme

• Les adresses dans « À » au lieu de la copie cachée. Tout le monde voit tout le monde.
• Un mail trop long. Si on doit faire défiler trois fois sur téléphone, on décroche.
• Plusieurs messages mêlés : promo, recrutement, fermeture estivale et nouveau produit dans le même mail. Le lecteur ne retient rien.
• Une grande image sans texte. Elle s’affiche mal, et les filtres anti-spam s’en méfient.
• Un objet flou comme « Newsletter n°3 ». Il ne donne aucune raison d’ouvrir.

Les erreurs techniques

• Pas de test avant envoi. Un lien cassé ou un prénom mal inséré, et c’est raté pour tout le monde.
• Une adresse d’envoi gratuite pour une campagne importante.
• Un domaine non authentifié, qui envoie vos mails dans les spams.

Les erreurs de fond

• Un fichier acheté. Des inconnus, des plaintes, et une réputation abîmée.
• Oublier la désinscription. C’est une obligation, pas une option.
• Ne parler que de soi. Parlez du problème du client : sa chaudière, ses cheveux, ses vacances.
• Envoyer puis disparaître six mois. Vos clients vous oublient entre deux mails.

La petite liste à cocher avant d’envoyer

1. Mon objet donne envie d’ouvrir.
2. Mon mail a un seul objectif.
3. Mon bouton mène à la bonne page.
4. Je l’ai testé sur téléphone.
5. Le lien de désinscription fonctionne.
6. Les adresses sont protégées.

Si vous manquez de temps pour tout cela, vous pouvez aussi confier l’ensemble. Notre service d’emailing pour artisans et TPE prépare la liste, rédige, envoie et suit les résultats à votre place.